Como criar relatórios e documentos profissionais no Microsoft Word

Como criar relatórios e documentos profissionais no Microsoft Word
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Se o Microsoft Office fosse um país, teria sido o terceiro país mais populoso do mundo. 1,2 bilhão de pessoas usar um único pacote de aplicativos é incompreensível. E, eles 'falam' 107 idiomas!





Mas agora, você e eu estamos falando em inglês e vamos falar sobre a ferramenta mais popular do arsenal do Microsoft Office - Microsoft Word 2016 .



o mouse continua rolando para cima quando eu rolar para baixo

Este editor de documentos é usado para escrever uma variedade de documentos. Desde um simples aplicativo até o currículo necessário. De uma lista simples de balde a um memorando de escritório. Achamos que podemos trabalhar com o Word. Mas é quando nos sentamos para escrever um relatório profissional sério, descobrimos um fato importante.





A redação de relatórios profissionais precisa de um conjunto diferente de habilidades.

Então, pergunte a si mesmo - você pode pular de um único documento para um longo relatório? Você conhece todos os recursos do Microsoft Word que o ajudarão a gerenciar este projeto de documento em grande escala? Você pode colaborar no trabalho com outros membros da equipe?



Você pode ser um estudante, proprietário de uma pequena empresa ou um funcionário de escritório ... você precisará criar um relatório ou um documento formatado profissionalmente de algum tipo. Este guia MakeUseOf irá ajudá-lo a atualizar suas técnicas e aprimorar sua abordagem de design.

Neste guia:

Escrevendo um Relatório - Introdução | A Lista de Verificação do Relatório



Ferramentas úteis do Microsoft Word - Colar especial | investigador | Congele partes do seu documento

Trabalhe no Layout e Design - Introdução | Capa | Índice | Cabeçalho e rodapé | Números de página | Estilo da fonte | Estilo de parágrafo | Quebras de página | Estilos e Temas | Legendas | Partes Rápidas | Bordas da página



Referências e colaboração - Índice | Bibliografias | Referência Cruzada | Comentários

Finalize seu relatório - Assinaturas | Marcas d'água | Somente leitura | Imprimir em PDF

O próximo passo - Conclusão

Escrevendo um Relatório

A redação do relatório envolve a pesquisa e a publicação do resultado dessa análise. No mundo profissional, a 'aparência' ou aparência do que você publica é fundamental. O resultado final atraente pode aprimorar sua reputação e valorizar sua marca pessoal.

As etapas abaixo irão ajudá-lo nos recursos especializados do Microsoft Word 2016. Gaste muito tempo em um plano. Comece com essas diretrizes ...

Etapa 1: decidir o objetivo

Antes de começar o relatório, você deve primeiro saber por que o está redigindo. Os relatórios são de vários tipos, mas têm como objetivo informar ou persuadir. Pode ser usado para descrever um processo técnico, compartilhar informações básicas ou demonstrar o progresso de um projeto.

Pergunte a si mesmo - O que e Por que . Isso o ajudará a destilar o propósito até o ponto principal e a mantê-lo em vez de divagar com detalhes desnecessários.

Etapa 2: identifique seu público

A segunda consideração importante é avaliar seu público. Eles serão capazes de entender do que você está falando? Existem diferentes níveis de leitores que irão ler o relatório? O conhecimento do leitor sobre o assunto influenciará muito as informações que você precisa incluir.

Decida o público principal e, em seguida, faça o roteiro do relatório no nível técnico adequado. O público secundário pode ser apoiado com informações complementares no final do relatório.

Etapa 3: Conheça o seu tópico

Você deve saber do que está falando. Portanto, pesquise o tópico e inclua todas as informações relevantes para provar seu ponto. Certifique-se de chegar a uma conclusão baseada em fatos e não em opiniões pessoais. As informações devem ser corretas, atuais e bem referenciadas.

Use também uma variedade de recursos, como jornais, artigos de jornais, livros, sites, brochuras, dados brutos, relatórios anuais e discursos para ajudar a apoiar seu ponto de vista. Apenas não se limite à Wikipedia.

Etapa 4: delinear o relatório

Você fez a pesquisa. Há uma tonelada de informações esperando para serem digitadas e impressas. Mas espere! Não se afogue antes de entrar na água. Prepare o esboço final do relatório, que será o gráfico de pontos de referência para ajudá-lo a navegar do início ao fim. O esboço é o projeto. Isso lhe dará uma visão aérea da terra e também mostrará onde você precisa preencher os detalhes.

A estrutura de um relatório de ideia pode incluir os seguintes elementos:

  • Folha de rosto
  • Sumário executivo
  • Índice
  • Introdução
  • O Corpo do Relatório
  • Conclusão
  • Recomendações
  • Apêndice
  • Bibliografia e Referências

Microsoft Word's Esboço do Documento é um recurso poderoso que pode ajudá-lo a organizar um documento antes mesmo de começar a preenchê-lo com pesquisas. Tirar proveito de modelos de brainstorming e mapeamento mental também.

Etapa 5: escrever, editar, revisar e terminar

Depois de estruturar seu relatório, é hora de preencher os cabeçalhos com conteúdo. Pessoalmente, acho melhor abordar um pouco de cada seção e, em seguida, aumentá-la com informações. Você pode fazer isso se quiser ou terminar cada seção à medida que avança na estrutura do relatório. Certifique-se de se concentrar em apresentar suas idéias e usar evidências de suporte, em vez de ortografia e gramática primeiro. Esboce seu argumento e escreva algumas frases que expressem suas idéias principais. Se você encontrar algo que valha a pena citar, cite-o.

Depois que a maior parte do texto estiver escrita, agora é hora de lê-lo e verificar se ele flui bem. Certifique-se de orientar a compreensão do leitor com palavras de transição como 'Esta informação mostra ...', 'Em outras palavras ...', 'Da mesma forma ...' e destaque os pontos-chave e relevantes.

Por fim, dedique um tempo para revisar, verificar a gramática e ortografia e verifique novamente todas as informações relevantes e seu fluxo lógico. É melhor reservar pelo menos um dia para verificar e revisar seu trabalho. Não tente editá-lo logo depois de pensar que terminou, pois tenderá a deixar de ler o que escreveu. Durma um pouco e revise no dia seguinte.

A Lista de Verificação do Relatório

Antes de enviar ou entregar seu relatório no qual trabalhou tanto, certifique-se de ter feito o seguinte:

  • A página de título foi preenchida com o título, seu nome, data, para quem se destina o relatório e uma possível descrição do assunto do relatório.
  • A página de conteúdo tem títulos apropriados e os números das páginas estão corretos.
  • Certifique-se de que a introdução cubra os pontos-chave, o escopo do relatório e o objetivo que ele deseja atingir.
  • Você adicionou legendas acima das tabelas e abaixo das imagens / gráficos.
  • O conteúdo do relatório apresenta as informações de forma clara, lógica, factual, foca no tópico, é direto ao ponto?
  • A conclusão indica os resultados, reafirma a ideia principal e não inclui nenhuma informação nova?
  • Os títulos e subtítulos estão claramente identificados?
  • As citações são relevantes, atualizadas e referenciadas corretamente?
  • Você usou quebras de página quando apropriado?

Agora, vamos iniciar o Microsoft Word e mostrar os recursos que ajudarão a juntar o rascunho do seu relatório e apresentá-lo como um documento profissional.

Recursos úteis do Microsoft Word para redação de relatórios

Considere essas dicas pequenas e domine-as uma a uma.

O Microsoft Word é um grande obus com muitas porcas e parafusos. Vamos nos concentrar nos principais conjuntos de habilidades e nas ferramentas de que você precisará para planejar, preparar e apresentar o relatório profissional. Os recursos do Microsoft Word que abordaremos a seguir também são atalhos de produtividade que tornarão seu trabalho mais fácil.

Gorjeta: Use o assistente 'Tell Me' do Microsoft Word 2016 para aprender mais sobre os novos recursos do pacote Office.

Vamos começar com três ferramentas preliminares ...

Use Colar Especial

Para a maioria de nós, quando precisamos copiar um texto ou uma imagem para o Word, o atalho CTRL + V funciona perfeitamente. Mas às vezes podemos querer colar os dados copiados em outro formato, como dados do Excel como uma imagem. Com o Colar especial comando você pode descartar ou especificar o formato ao colar uma imagem, dados de apresentação, tabela ou objeto de qualquer outro programa no Word.

Você trabalhará muito com tabelas e gráficos do Excel em um documento profissional.

Se você apenas copiar o que deseja e clicar em colar, notará que os dados serão inseridos como tabelas. Mas, se for uma grande área de células que você deseja colar e não deseja editá-la, você pode querer colá-la como uma imagem, com a opção extra de editá-la.

No Microsoft Excel: Selecione e realce as células que deseja copiar> Pressione CTRL + C.

No Microsoft Word: Vamos para Home> Colar> Colar Especial . Selecione Colar especial e na caixa de diálogo selecione Objeto de planilha do Microsoft Office Excel .

Você pode redimensionar os dados como se fossem uma imagem e, se clicar duas vezes, poderá editar os valores. Você pode alterar a tabela ou gráfico e redesenhá-lo. E, se você atualizar os dados no gráfico ou tabela no Excel, poderá atualizar automaticamente o gráfico no Word.

Experimente também o menu de contexto do botão direito. O menu Colar especial aparece:

Há mais opções para importar dados do Excel para o Word . o Suporte do Microsoft Office página também os descreve em detalhes.

Use o pesquisador

Sim, existe o Google e a Wikipedia. Mas mudar constantemente do Word para o navegador pode prejudicar sua produtividade. O Office 2016 traz uma integração de pesquisa poderosa para esse trabalho pesado. O pesquisador pode não apenas ajudá-lo a encontrar conteúdo no Microsoft Word, mas também ajudá-lo a adicionar citações rapidamente. Ele usa o Gráfico de conhecimento do Bing para encontrar o conteúdo certo para dar suporte ao seu documento.

Vamos para Faixa de opções> guia Referências e c Escolha investigador . Um painel será aberto à direita com as opções de pesquisa.

Digite uma palavra-chave para o tópico que deseja pesquisar e pressione Enter.

O painel Resultados mostra uma lista de fontes que você pode usar em seu documento. Escolha um tópico para explorar em detalhes.

Adicione o tópico ao seu documento do Microsoft Word com um clique no sinal de mais no canto superior direito. Você também pode clicar no sinal de mais em qualquer resultado para citar a fonte em seu documento de pesquisa. A citar fonte ajuda a apoiar sua pesquisa com fontes da web e livros.

Como veremos mais tarde, uma bibliografia comentada é uma das partes mais difíceis de um documento. O pesquisador é um assistente inteligente que intervém.

Congele parte do seu documento do Word

Vamos supor que seu relatório profissional será um trabalho longo e complexo. Você pode dividir a janela do Word em dois painéis para visualizar duas partes diferentes de um documento ao mesmo tempo. É uma valiosa economia de tempo quando você deseja copiar e colar partes de um lugar para outro ou consultar uma parte do documento enquanto trabalha em outra.

Vamos para Faixa de opções> guia Exibir> Dividir .

Para remover a divisão, clique em Remover divisão na mesma guia.

O grupo Windows oferece várias opções para alterar a maneira como você trabalha com dois ou mais documentos. Os recursos são autoexplicativos.

Para rolar os dois documentos ao mesmo tempo, clique Rolagem Síncrona no grupo Janela da guia Exibir. Você também pode clicar em Ver lado a lado para colocar duas partes do documento lado a lado.

Gorjeta: Use Split View para exibir dois layouts diferentes - por exemplo, Print e Outline. Defina a divisão. Em seguida, clique no painel que deseja alterar e selecione um layout diferente na guia Exibir.

Trabalhe no Layout e Design

A apresentação de um relatório é o que leva alguém a ler um relatório em primeiro lugar, e por isso é crucial que seu relatório seja bem apresentado. Se você pudesse escolher entre quatro relatórios para ler, o que escolheria?

  1. Um relatório escrito à mão.
  2. Um documento impresso em preto e branco.
  3. Um relatório impresso em papel normal A4 a cores.
  4. Um relatório impresso em cores, com uma página de título atraente, bem delimitado e elegante?

Você pegará o quarto relatório porque ele o puxará em sua direção apenas pela aparência visual.

A capa não é o único motivo. Um relatório bem elaborado é mais fácil de ler. Também é mais fácil digitalizar quando você não tem tempo para ler. É por isso que você precisa dedicar algum tempo aos cabeçalhos e rodapés e aos diferentes estilos e temas. Resumindo - a formatação de cada elemento do relatório.

A formatação pode parecer uma tarefa difícil, mas é um exercício divertido que exercitará todos os seus músculos criativos. As principais lições serão as habilidades que você pode aplicar a qualquer coisa no Microsoft Office daqui para frente. E o tempo você vai economizar com todas as dicas de produtividade aprendidas aqui.

O Microsoft Word 2016 possui um rico conjunto de recursos. Essas são apenas algumas das maneiras pelas quais o design do seu relatório pode se destacar dos demais e ser profissional. Então, vamos analisar as habilidades de layout e design.

Esta seção abordará esses recursos passo a passo:

  • Comece com uma capa
  • Faça um índice
  • Crie seu cabeçalho e rodapé
  • Adicionar números de página

(Formate o conteúdo)

  • Escolha as fontes certas
  • Estilizar os parágrafos
  • Controlar quebras de página
  • Use estilos e temas
  • Legendas
  • Use partes rápidas
  • Decore com bordas de página

1. Comece com uma capa

A primeira página é o primeiro ponto de contato com o seu leitor. É também a sua oportunidade de causar uma impressão favorável. Não deixe que sua falta de habilidade artística seja uma desculpa, porque o Word assume o trabalho com sua galeria embutida de páginas de título. Tudo que você precisa fazer é casar alguém com o tema do relatório.

O Microsoft Word 2016 oferece a você 16 modelos pré-formatados e mais três no Office.com.

Vamos para Inserir> Grupo de páginas> Folha de rosto .

A página de rosto aparece no início do documento por padrão.

Como existem apenas 16 modelos 'oficiais' em oferta, você pode descobrir que todos os seus colegas têm a mesma página de rosto. Então, por que não personalizá-lo e torná-lo um pouco mais exclusivo.

Você pode criar uma página de título (ou capa) no Microsoft Word que pode ser um original na pilha. Salve-o como um modelo ou altere facilmente o design na hora.

2. Faça um índice

Leitores casuais fazem a varredura. Bons leitores digitalizam primeiro e depois se aprofundam. Um índice fornece os waypoints que ajudam a ambos. Quando é um documento longo e complicado, você não prefere verificar a configuração do terreno antes de ir para a seção que lhe interessa?

Considere um Índice (TOC) se o seu documento tiver mais de 10 páginas. Você deve primeiro se certificar de que não precisa reorganize todas as páginas do seu documento antes de criar o sumário.

No Microsoft Word, você não precisa escrever o sumário inteiro à mão. Há um Ferramenta automática de índice debaixo de Referências guia que pega seu esboço e o projeta para você. Além disso, você pode mantê-lo atualizado facilmente quando quiser alterar algo.

Também existem modelos que você pode baixar e ajustá-los de acordo com a natureza do conteúdo. Por exemplo, um TOC para uma tese terá uma aparência diferente do relatório anual de uma empresa.

Temos um tutorial completo sobre como criar uma página de índice no Word .

A essência é esta:

Crie o esboço e use estilos de título para organizar a hierarquia. Aplique a ferramenta TOC automática aos estilos de título. O Word 2016 procura esses títulos e, em seguida, insere o índice analítico no documento. Em seguida, você pode atualizar automaticamente seu sumário se fizer alterações em seu documento.

Para um controle mais prático, você também pode usar o Índice manual estilo. O Word insere um texto de espaço reservado e você deve inserir e formatar cada conteúdo da lista.

Cabeçalhos e rodapés são importantes em relatórios, pois o objetivo principal é fornecer informações sobre o relatório em todas as páginas. Eles são as áreas de exibição comuns para números de página. O cabeçalho do documento deve conter o título do relatório e, possivelmente, o nome de quem o criou. O título da seção atual é útil.

O rodapé, por outro lado, deve incluir os números das páginas, a data de publicação e outras informações administrativas necessárias. Observe que alguns guias de estilo têm diretrizes especiais para cabeçalhos e rodapés .

Vamos começar com o cabeçalho do seu documento e dar a ele uma aparência única.

Selecione Inserir , em seguida, selecione Cabeçalho ou Rodapé do grupo. A galeria embutida mostra várias opções que você pode escolher.

O espaço de cabeçalho e rodapé é inserido em seu documento com texto ou tabela de espaço reservado. o Ferramentas de cabeçalho e rodapé abre na Faixa de Opções para outros trabalhos de formatação, como data, hora ou imagem.

Digite seu texto e selecione Fechar cabeçalho e rodapé .

Você pode começar com um cabeçalho e rodapé em branco. Se você tiver habilidades de design, use o Ferramentas de cabeçalho e rodapé para projetar o seu próprio. Domine o espaço do cabeçalho e do rodapé se quiser criar papéis timbrados personalizados para a sua organização. Você pode usar elementos de marca, como logotipos de empresas ou organizações na parte superior e notas de rodapé bem formatadas na parte inferior

Vamos tentar modificar um dos cabeçalhos embutidos. Eu selecionei Cara da galeria.

A aparência final levou dois minutos para ser montada com efeitos de texto simples e um ícone proveniente da galeria de ícones do Microsoft Office.

O cabeçalho e o rodapé estão no lugar. Mas, como você sabe onde você está no documento? Insira os números das páginas como a próxima placa de sinalização importante.

4. Adicionar números de página

Os números das páginas ficam melhor no rodapé (ao contrário do cabeçalho, como na imagem acima). Você pode adicionar um número de página básico do Inserir> Número da página botão na faixa de opções. Você também pode adicioná-lo a partir do Projeto guia que aparece quando você adiciona o cabeçalho e o rodapé.

Você tem muito controle sobre os números das páginas. Escolha entre uma ampla variedade de formatos de números e personalize-os de acordo com suas necessidades. Nesse caso, estamos adicionando o número ao rodapé, mas você pode colocá-los no topo ou até nas margens. Neste exemplo, coloquei o número da página na parte inferior esquerda. Mas, eu gostaria de mudar a aparência e o formato padrão.

Por exemplo: Usar uma 'Página X de XXX' é um indicador melhor em um documento longo.

Selecione o número da página. Vamos para Inserir> Partes Rápidas . No menu suspenso, selecione Campo . Você também pode acessar a caixa de diálogo Campo na guia Design do cabeçalho e rodapé.

Escolher NumPages na longa lista de nomes de campo. Na caixa à direita, você pode escolher um formato específico. Selecionei o usual 1, 2, 3. Clique OK , e o número do número de páginas aparecerá. Agora tudo o que você precisa fazer é adicionar seu texto, como a página X de XXX, e alterar a aparência dos números com as ferramentas usuais de formatação de texto disponíveis na guia Home.

Agora se parece com isto:

Projete a aparência em qualquer número de página em seu documento e o Word atualiza todos os restantes automaticamente. Os números das páginas são os elementos mais comuns em um rodapé, mas também podem conter qualquer outra informação, como o cabeçalho. Nas opções do grupo Inserir, você pode adicionar data e hora, informações do documento, imagens e muito mais ao seu cabeçalho ou rodapé.

Em seguida, vamos formatar o conteúdo.

O desenho visual de seu relatório profissional vem junto com o 'embelezamento' que você aplica ao conteúdo. A formatação também é uma etapa essencial para um documento que flui bem. Portanto, você deve concentrar muita energia em escolher a fonte certa, o espaço do parágrafo e as cores.

Não se preocupe. Mesmo, os que têm desafios artísticos acharão essa parte fácil porque o Microsoft Word vem com temas e estilos visuais padrão. Vamos começar com o elemento mais básico de um documento.

5. Escolha e estilize a fonte certa

Sua escolha da fonte em um relatório profissional do Word não apenas determina como o texto se destaca, mas também como ele é impresso. Você deseja ambos para obter o máximo impacto.

Você pode aplicar um tipo de letra (ou seja, a aparência visual da fonte) a um documento inteiro ou a partes específicas de um documento. Todas as opções de fonte estão disponíveis na guia Página inicial. Vamos para Home> Fonte .

A fonte padrão no Microsoft Word 2016 é Calibri. Olhe além disso, pois você tem muitos outros para escolher. Se você escolher Times New Roman, pode ser considerado preguiçoso, se escolher Windings, bem ... Acho que não preciso explicar isso. Portanto, certifique-se de escolher uma fonte que seja fácil de ler e se adapte ao relatório. Para jogar pelo seguro, escolha um destes fontes do Google com aparência profissional ; eles estão disponíveis gratuitamente.

Gorjeta: Baskerville e Georgia são boas alternativas para o Times New Roman superutilizado

Experimente pares de fontes diferentes para o corpo do texto e títulos (e subtítulos). Vários sites como FontJoy e TypeWolf irá ajudá-lo a experimentar pares de fontes. Você pode baixe e use fontes personalizadas também. Mas lembre-se da regra geral - nunca use mais de três fontes diferentes em um documento.

Para um pouco mais de entusiasmo, experimente um capitular para aprimorar seu texto .

6. Estilize os Parágrafos

Se você deseja que suas linhas tenham espaçamento duplo ou simples, é necessário alterar o formato dos parágrafos. Ao alterar o espaçamento, você pode tornar um documento mais fácil de ler ou dar a impressão de que é mais longo e que você trabalhou mais nele.

Para alterar o parágrafo de todo o documento, é melhor selecionar cada bloco de texto; caso contrário, se você estiver usando cabeçalhos em seu relatório, eles também serão alterados. Outra opção melhor é personalizar o estilo específico que está usando para formatar o parágrafo.

Para fazer isso, vá para Casa > Estilos . Clique com o botão direito no estilo que deseja alterar e selecione Modificar . Clique em Formato> Parágrafo que está na parte inferior da caixa de diálogo. Agora, altere o espaçamento, recuo e alinhamento do parágrafo. Clique OK para fechar os diálogos.

Quando você deseja alterar uma parte menor do documento , selecione o que deseja alterar. Clique com o botão direito no texto destacado e selecione Parágrafo . A mesma caixa de diálogo acima aparecerá.

7. Controlar quebras de página

Uma quebra de página - pelo seu próprio nome - divide um bloco contínuo de texto em duas páginas. As quebras de página são elementos estruturais importantes para documentos longos. O Word insere automaticamente uma quebra de página no final da página. Mas, em um documento longo, você pode colocar quebras de página onde quiser.

Para inserir uma quebra de página manual, clique em Inserir> Quebra de página. (Atalho de teclado: CTRL + Enter)

Uma quebra de página fica assim quando você clica no Aparecer esconder comando no Grupo de parágrafo .

Mas e se você quiser manter um monte de linhas juntas em uma página ou coluna e não separá-las por causa de uma quebra de página? O layout está sob seu controle. Clique na pequena seta que você vê no canto inferior direito do grupo Parágrafo.

No Caixa de parágrafo, clique em Quebras de linha e página. Selecione uma destas quatro opções de paginação:

  • Viúva / Órfã o controle coloca pelo menos duas linhas de um parágrafo na parte superior ou inferior de uma página.
  • Continue com o próximo evita quebras entre os parágrafos que você deseja manter juntos.
  • Mantenha as linhas juntas evita quebras de página no meio dos parágrafos.
  • Quebra de página antes adiciona uma quebra de página antes de um parágrafo específico.

Nós também mostramos como remover quebras de página quando necessário.

8. Use estilos e temas

Estilos e temas são talvez dois dos recursos menos utilizados no Microsoft Word. Mas acho que você deve usá-los em todas as oportunidades para economizar muito tempo.

Mas qual é a diferença entre um tema e um estilo? Microsoft diz:

Os temas fornecem uma maneira rápida de alterar a cor geral e as fontes. Se você deseja alterar a formatação do texto rapidamente, os Estilos de palavras são as ferramentas mais eficazes.

Portanto, como os temas controlam a aparência geral com cores, efeitos e fontes - comece com um bom tema para o seu documento. Então , use Estilos para se aprofundar nas partes específicas das quais deseja alterar a aparência.

Para Temas: Vou ao Projeto aba. Escolha um tema da galeria. Você pode ver uma amostra de como é a combinação de cores.

Para Estilos: Selecione a parte do texto que você deseja alterar. Vou ao Estilos grupo no Casa aba. Você pode ver uma amostra de sua aparência. Escolha o estilo adequado para o seu conteúdo. Por exemplo, escolha um estilo de título para os títulos em seu documento. Ou um estilo particular para quaisquer citações. Você também pode modificar um estilo existente e criar novos estilos do zero.

9. Legendas

Cada imagem, gráfico ou ilustração precisa de uma legenda para descrevê-la claramente. É uma única linha de texto, geralmente localizada abaixo de um gráfico. As legendas também são uma referência importante quando você precisa mencioná-las em outro lugar. Muitos documentos omitem este pequeno detalhe.

É fácil adicionar uma legenda. Clique com o botão direito na ilustração à qual deseja adicionar uma legenda. Selecione Adicionar legenda .

Na caixa de diálogo, adicione o texto da legenda e configure as opções restantes. As legendas podem ser referenciadas automaticamente no Word.

10. Use partes rápidas

Documentos profissionais podem se tornar repetitivos. É por isso que você deve começar a usar Quick Parts para conteúdo clichê que você reutiliza o tempo todo. Por exemplo, digamos que haja uma cláusula contratual que você inclua em todos os documentos. Ou algumas informações introdutórias. Em vez de copiar e colar repetidamente, salve-os como partes rápidas e os reutilize novamente e novamente.

Quick Parts também é um tipo de bloco de construção . Você pode ver a galeria de todos os blocos reutilizáveis ​​de conteúdo no Organizador de blocos de construção .

Salve e reutilize suas próprias peças rápidas em duas etapas:

  1. Selecione a frase, sentença ou outra parte do documento que deseja salvar na galeria.
  2. Vamos para Inserir> Grupo de texto> Peças rápidas> Salvar seleção na galeria de peças rápidas . Altere o nome e adicione uma descrição, se desejar. Clique OK .

Com a mesma facilidade, você pode reutilizar o fragmento de conteúdo salvo.

Posicione o cursor onde deseja inserir uma seleção da Galeria de peças rápidas. Vamos para Inserir> grupo Texto> Partes rápidas . Em seguida, clique na frase, frase ou outra seleção salva que deseja reutilizar.

Você notará três outras categorias no menu Quick Parts.

Auto texto: Word 2016 manteve o antigo Auto texto recurso. Funciona como partes rápidas para qualquer bloco de texto que você usa muito. Exemplo: uma nota que você deseja usar com todos os documentos.

Propriedade do documento: Um conjunto de propriedades constantes que você pode incluir em cada documento. Exemplo: nome da empresa ou autor.

Campos: Esses são elementos predefinidos que são atualizados automaticamente. Exemplo: data, hora, números de página etc.

Lembre-se de que as entradas das propriedades do documento podem, às vezes, incluir informações que você não gostaria de compartilhar com todos. Portanto, fique atento a esses campos e remova os dados pessoais ocultos sempre que necessário.

11. Decore com bordas de página

As bordas das páginas ficam bem não apenas em folhetos e convites. Se bem feito, eles podem adicionar um toque de classe a um documento. Uma variedade de estilos e larguras de linha e bordas artísticas estão disponíveis no menu Design da Faixa de Opções.

Vamos para Design> Bordas da página.

No Bordas e sombreamento caixa, use o Borda da página guia para projetar sua borda.

As configurações são autoexplicativas. Experimente Shadow ou 3-D com as cores certas para adicionar uma borda sutil, mas elegante. Os estilos de arte com suas bordas de clip-art podem ser muito extravagantes para documentos profissionais.

Use os quatro botões de canto no Antevisão janela para selecionar os lados da página para desenhar bordas. Clique nesses botões para remover ou adicionar bordas, como desejar.

Posicione o cursor na primeira página de um documento se desejar colocar uma borda em torno apenas da primeira página. Você também pode colocar bordas em torno de certas páginas em uma seção. Posicione o cursor na seção - na primeira página dessa seção ou em uma página subsequente.

Referências e colaboração

Um relatório do Word pode parecer uma tarefa difícil de gerenciar. É como organizar um milhão de pilhas de feno em pequenas pilhas organizadas. A ideia é saber exatamente qual pilha contém o pino que você está procurando. Esses recursos têm como objetivo tornar tudo mais fácil.

1. Crie um índice

Ao escrever documentos grandes, como um relatório que contém muitas informações, uma página de conteúdo pode não ser suficiente. Um Índice deve aparecer no final do documento, com números de página para palavras-chave e informações no relatório. Crie um índice para ajudar o leitor a referenciar as informações corretas apenas com o número da página.

Faça um índice se o seu documento tiver mais de 20 páginas. O Microsoft Word 2016 não deixa o processo sobrecarregar você. Basicamente, tem duas partes:

  • Selecione as palavras ou informações que deseja incluir no índice.
  • Coloque o índice no lugar certo em seu documento.

Você pode rolar pelo documento concluído e marcar as palavras ou frases que deseja incluir no índice ou marcá-las conforme avança. De qualquer forma, selecione o texto que deseja usar como entrada de índice ou clique onde deseja inserir a entrada.

1. Clique Referências > Marcar entrada .

2. Edite o texto no Marcar entrada de índice caixa de diálogo. Você também pode adicionar uma subentrada que define melhor a palavra principal usada no índice. Você pode adicionar vários níveis e cada um aparece recuado sob a entrada principal.

3. Abaixo Opções , você também pode criar uma referência cruzada para outra entrada principal. Um leitor pode usar isso para consultar informações relacionadas em outro lugar no mesmo documento.

4. Use o formato de número de página para decidir sobre a aparência dos números de página no índice.

é mint mobile gsm ou cdma

5. Clique marca para marcar a entrada do índice. Para marcar este texto onde quer que apareça no documento, clique Marcar todos .

6. Repita o processo para todas as palavras e frases que deseja incluir no índice.

Agora você construiu seu índice. Insira-o no lugar certo no final do documento.

1. Clique na página onde deseja inserir o índice.

2. Clique Referências> Inserir índice .

3. O Índice caixa de diálogo é exibida. Aqui você pode escolher formatar as entradas de texto, números de página, guias e caracteres de líder.

4. Escolha a aparência dos diferentes formatos na lista e verifique a janela de visualização à direita. Lembre-se de que a janela de visualização não mostra o índice real. É apenas uma 'simulação' de como será a aparência.

5. Clique OK . Seu índice agora está pronto.

Às vezes, você pode precisar adicionar mais entradas ao índice depois de inseri-lo na página. Marque a entrada e vá para Referências> Atualizar índice para incluir as novas menções.

Além disso, adicione um título para o índice porque o Word não faz isso automaticamente.

2. Criação de bibliografias

Seu documento está quase pronto. Agora, você precisa dar crédito a todos os outros trabalhos de pesquisa e idéias que você referenciou em seu documento. É hora de uma bibliografia.

Um relatório de empresa pode não precisar de uma bibliografia, mas um artigo acadêmico não é concluído sem uma. A bibliografia é um dos trabalhos mais árduos em um relatório acadêmico. Você precisa ter todas as suas citações em ordem antes de se sentar para enquadrar a bibliografia. Além disso, decida sobre o estilo de citação (normalmente MLA, O QUE , ou Estilo de Chicago ) de acordo com as diretrizes do seu assunto.

Não hesite em aproveitar as vantagens dos geradores de citações e bibliografia de terceiros para construir esta seção.

Mas, o Microsoft Word 2016 tem um conjunto de ferramentas completo para tornar esse processo o mais simples possível. Portanto, vá até o ponto do documento onde deseja colocar a bibliografia. É bom se você tiver pelo menos uma citação para incluir, mas mesmo se não tiver, o Word 2016 permite que você use uma citação de espaço reservado e preencha as fontes posteriormente.

Clique Referências> Bibliografia .

O Word oferece alguns estilos de bibliografia que diferem apenas nos nomes dos títulos. Escolha o estilo apropriado e insira as citações do botão no Grupo de citações e bibliografia .

A ferramenta de bibliografia tem algumas etapas para isso. Por uma questão de brevidade, vou encaminhá-lo para o excelente Página de ajuda do Microsoft Office que é um guia passo a passo.

Alguns trabalhos acadêmicos pedirão que você crie uma bibliografia anotada . É uma versão mais detalhada de uma bibliografia com uma lista de citações de periódicos, livros, artigos e outros documentos, seguida de um breve parágrafo. O parágrafo é uma descrição da fonte e como ela apóia o seu artigo.

3. Referência Cruzada

Você pode usar uma referência cruzada para ajudar o leitor a navegar por um documento longo. Em qualquer ponto de um documento, você pode dizer ao leitor para consultar um título, número de página, imagem, gráfico, nota de rodapé, nota final e parágrafo. Um link de referência cruzada é uma maneira elegante de conectar informações relacionadas. O leitor só precisa clicar no link para acessar aquele trecho de informação.

Veja como você começa:

1. Selecione o local para a referência cruzada e digite o texto que informa o leitor sobre isso. Por exemplo: 'Consulte o Gráfico 3 para tendências futuras.'

2. Vá para Inserir> Referência Cruzada .

3. No Tipo de referência , clique na lista suspensa para selecionar o que deseja vincular.

4. As opções no Inserir referência a A lista suspensa mudará de acordo com sua escolha acima.

5. No Para qual campo, vá até as opções e informe ao Word as informações exatas para vincular.

6. Verifique o Inserir como caixa de hiperlink para criar o hiperlink para as informações referenciadas.

7. Clique em Inserir para incluir a referência cruzada no documento.

Lembre-se de nossa menção às legendas? Você pode fazer referências cruzadas para equações, figuras, gráficos e tabelas se tiver usado as legendas abaixo deles.

O Word não pode criar uma referência cruzada para algo que não existe. O Word irá informá-lo sobre esses erros e também atualizar as referências cruzadas automaticamente quando você alterar o número da página ou o texto do item referenciado.

4. Usando comentários

Um relatório profissional pode ser um trabalho solitário ou você pode ter a ajuda de uma equipe para preparar o primeiro rascunho. O humilde Comente é uma das ferramentas mais subutilizadas de um documento do Word. Ele é exibido como um balão retangular colorido na margem ou no Painel de Revisão.

Você pode usar comentários como pequenos 'adesivos' ou anotações pessoais. Deixe pequenas anotações para você mesmo nas margens ao escrever, editar e revisar seu caminho através de um relatório ou manuscrito. Seja criativo - adicione links extras para outros recursos, use-os para obter dicas e sugestões, crie links para diferentes partes de um documento ou configure um link de feedback para seus leitores. E quando você finalizar, você pode facilmente remova todos os comentários no Word .

O Microsoft Word 2016 também é uma ferramenta de escrita colaborativa aprimorada. Os comentários desempenham um papel importante na comunicação de feedback para uma equipe. Veja como funciona o sistema de comentários ...

1. Realce o texto ao qual deseja adicionar um comentário ou clique no final de um bloco de texto.

2. Vá para Inserir> Comentário . Digite seu comentário na caixa. Os comentários aparecem na área de marcação à direita. O modo de exibição Layout de impressão geralmente é a melhor maneira de ver os comentários ao lado do texto.

3. Vá para o Análise guia e veja mais opções para comentários. Esta guia também mostra todos os controles para rastreando mudanças e comentários em um documento colaborativo. Use as opções de marcação para exibir ou ocultar os comentários. Por exemplo: Sem marcação irá ocultar os comentários e a área de marcação à direita.

Finalize seu relatório

Assim que a maior parte do seu relatório for concluída e salva, é hora de finalizá-lo. Quando digo finalizar, não quero dizer revisar. Isso também deve ser feito. Agora, você deve tomar medidas de segurança para proteger o relatório de alterações não autorizadas e plágio.

Essas medidas de segurança darão um nível extra de autenticidade ao seu arquivo eletrônico antes de você compartilhá-lo.

Esta seção cobrirá:

  • Assinaturas
  • Inserir marcas d'água
  • Tornar o documento 'somente leitura'
  • Proteja seu documento com senha
  • Imprima o seu documento em PDF

1. Assinaturas

Você pode adicionar uma assinatura de texto para dar um toque pessoal ao relatório. Mas uma assinatura de texto simples não precisa de autenticação. Uma assinatura digital é a melhor maneira de proteger seu documento contra acesso não autorizado. Uma assinatura digital confirma que o documento veio do assinante e não foi adulterado de forma alguma.

Vamos criar uma linha de assinatura no Microsoft Word 2016.

No documento, coloque o cursor onde deseja criar uma linha de assinatura.

1. Vá para Inserir > Texto grupo > Linha de assinatura e clique Linha de Assinatura do Microsoft Office .

2. O Configuração de assinatura caixa de diálogo é exibida. Preencha os campos conforme indicado. Se você estiver enviando o documento para outra pessoa assinar, adicione instruções para o assinante no campo reservado para ele ( Instruções para o signatário ) O signatário também pode adicionar a finalidade da assinatura se o Permitir que o signatário adicione comentários na caixa de diálogo Assinar está checado.

3. Clique em OK e o documento agora exibirá um espaço reservado para a assinatura.

Insira uma assinatura:

Quando precisar assinar um documento com assinatura digital, vá até a linha de assinatura e clique com o botão direito sobre ela.

Você será solicitado a assinar com um ID digital. Se você não tiver um, a Microsoft solicitará que você obtenha um de um parceiro de serviço de assinatura.

Se você não tem um ID digital, você pode apenas insira uma representação textual de uma linha de assinatura . Você pode usar uma assinatura escrita ou uma imagem que não exija autenticação.

2. Insira marcas d'água

Uma marca d'água do Microsoft Word é um indicador visual 'falso', mas útil para o status do documento. Por exemplo, você pode usar uma marca d'água que diz 'Rascunhos' para diferenciá-lo da versão final do documento. Ou use a marca d'água para sugerir que o documento tem 'direitos autorais' ou 'Confidencial'.

A marca 'Rascunho' é a mais comum. Porém, o Microsoft Word oferece várias outras marcas d'água para você escolher.

1. Vá para Projeto > Fundo da página e escolher Marca d'água . O botão Marca d'água será habilitado apenas na visualização de impressão.

2. Você pode escolher uma imagem ou marca d'água de texto na galeria. Ambas as versões horizontal e diagonal estão disponíveis. A caixa de diálogo fornece todas as opções de personalização para a aparência final da marca d'água. Experimente diferentes fontes, layouts, tamanhos e cores.

3. Você pode digitar seu próprio texto no campo Texto para criar sua marca d'água personalizada.

4. Escolha OK para aplicar a marca d'água ao seu documento. O Word aplica automaticamente a marca d'água em todas as páginas, exceto na página de título.

3. Torne os documentos 'somente leitura'

Um relatório profissional, por sua natureza, não deve precisar ser editado por seus leitores. Converter o documento em PDF é uma maneira. Mas, você também pode aplicar mais algumas restrições no Microsoft Word e evitar modificações ou omissões acidentais de qualquer tipo.

Existem três maneiras de proteger um documento.

Primeiro - Torne seu documento 'somente leitura'.

Isso garante que seu documento só possa ser lido ou copiado. Isso não impedirá que ninguém copie o arquivo e faça alterações na cópia.

1. Vá para o Arquivo guia> Informações > Proteger Documento > Marcar como final.

2. Quando os leitores abrem um documento, uma barra na parte superior solicita que os leitores tratem o documento como somente leitura. Mas, eles podem clicar em 'Editar assim mesmo' para abrir o documento no modo de edição.

Segundo - Proteja seu documento com senha.

Proteja seu documento de edições indesejadas com uma barreira de senha.

1. Abaixo Proteger Documento , escolher Criptografar com senha . Digite uma senha e clique em OK .

2. No Confirme a Senha caixa, digite a senha novamente e clique em OK . O documento será aberto com uma solicitação de senha do leitor.

A Microsoft usa o AES (Advanced Encryption Standard), comprimento de chave de 128 bits, SHA1 (um algoritmo criptográfico de hash que gera uma chave quase exclusiva de 160 bits para substituir o texto simples) e CBC (encadeamento de blocos de criptografia) para fornecer a um hacker um poço - dor de cabeça merecida.

Terceiro - Restringir a edição.

Este recurso de controle ajuda você, enquanto o autor, a decidir quais partes do documento outras pessoas podem editar e quais serão bloqueadas. Pense nele como o segurança que deixa os VIPs entrarem, mas, por outro lado, bloqueia a porta para o povo comum.

1. Vá para Análise > Restringir edição .

2. Abaixo Restrições de edição , Verifica Permitir apenas este tipo de edição no documento e certifique-se de que a lista diz Sem alterações (somente leitura) .

Nenhuma mudança (somente leitura) é o tipo de restrição padrão. Para obter um nível de restrição diferente para o documento, clique no menu e selecione Alterações rastreadas, Comentários ou Preenchimento de formulários.

3. Para liberar algumas seções do bloqueio de edição, selecione as seções para editar sem restrições. Para selecionar mais de uma área, clique CTRL enquanto seleciona a área usando o mouse.

4. Você pode verificar Todos em Exceções (opcional) no painel Restringir edição. Ou clique Mais usuários … E permitir que apenas usuários específicos modifiquem as seções. As áreas permitidas serão marcadas com colchetes.

5. Clique Sim, comece a aplicar a proteção .

Agora, digite uma senha exclusiva na caixa que se abre. Você tem que digitá-lo novamente para confirmá-lo.

A senha é opcional. Mas isso garante que ninguém possa simplesmente clicar Parar proteção e edite o documento. Se você ainda estiver paranóico, criptografe seu documento do Microsoft Word como fizemos no segundo processo acima.

4. Imprima seu relatório em PDF

O formato de documento portátil apresenta muitas vantagens. Não menos importante é sua compatibilidade de plataforma cruzada em todos os computadores. Seu documento está pronto e agora você precisa compartilhá-lo ou enviá-lo para impressão. Muitos relatórios profissionais - por exemplo, um documento legal - precisam manter o formato pretendido.

Salve ou converta uma cópia em PDF. O Microsoft Word 2016 não precisa de suplementos de terceiros.

Vamos para Arquivo > Exportar > Criar PDF / XPS .

Lembre-se de que seu documento do Word pode conter informações confidenciais que você não deseja que sejam incluídas no PDF. Remova-o antes de publicar em PDF. No Publicar como PDF ou XPS janela, escolha Opções . Então selecione Documento e claro Propriedades do documento . Defina quaisquer outras opções que desejar e escolha OK .

Navegue até onde deseja salvar o arquivo e clique em Publicar .

O próximo passo...

Você está perto da linha de chegada. O relatório está pronto para ser entregue aos seus leitores. Mas ainda há um último trabalho.

Vire as páginas e certifique-se (novamente) de que seu relatório seja de fácil leitura. Aborde-o com o olho do leitor. Você organizou seus pensamentos e escreveu de forma persuasiva? As informações fluem bem com os gráficos e ilustrações? Eles podem folhear e encontrar as informações rapidamente? O texto é legível? Use a pontuação de legibilidade para avaliar o nível de legibilidade de seus documentos como uma etapa final.

Você também deve ter notado que não cobrimos alguns aspectos do Microsoft Word. Por exemplo, Tabelas do Microsoft Word são uma ferramenta importante para exibição de dados. Ou o poder das listas na gestão da informação.

O Microsoft Word tem mais de um quarto de século e vem com poucos recursos. No MakeUseOf, cobrimos cada canto e recanto desta besta. Portanto, use nossos recursos para aprender mais sobre este software gratuitamente. Cada novo recurso do Microsoft Word aprendido tornará sua vida mais fácil.

Faça seu relatório brilhar

Como disse o autor Nathaniel Hawthorne,

A leitura fácil é a maldição de uma escrita difícil

Isso não é verdade também para a redação de relatórios profissionais? Afinal, se tiver escolha, ninguém pode querer lê-lo. Escrever um relatório de negócios e usá-lo para se comunicar são duas coisas diferentes. O Microsoft Word é apenas uma ferramenta - é seu trabalho engajar-se.

Para algumas alternativas, verifique os melhores processadores de texto online . E para obter mais ajuda com redação profissional, dê uma olhada em como se desculpar em um e-mail e ser sincero .

Quais são as melhores práticas para escrever relatórios de negócios profissionais? Conte-nos nos comentários.

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Sobre o autor Saikat Basu(1542 artigos publicados)

Saikat Basu é editor adjunto de Internet, Windows e Produtividade. Depois de remover a sujeira de um MBA e uma carreira de marketing de dez anos, ele agora está apaixonado por ajudar os outros a melhorar suas habilidades de contar histórias. Ele procura a vírgula Oxford perdida e odeia imagens ruins. Mas as ideias de Fotografia, Photoshop e Produtividade acalmam sua alma.

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