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Existem ideias conflitantes sobre a dificuldade de usar o Microsoft Access. Uma escola de pensamento sugere que é difícil, complexo e além das pessoas normais. A outra é que é tão fácil de usar quanto o Excel.
Estou aqui para te dizer a verdade. E fica em algum lugar entre os dois. O acesso exige mais esforço para se familiarizar com uma planilha, mas não é difícil e é muito poderoso.
Você pode começar aqui. Após este tutorial introdutório do Microsoft Access, continuarei com postagens sobre as várias partes que compõem o Access e mostrarei como economizar tempo e esforço.
Um tutorial do Microsoft Access: começando do início
Primeiro, uma teoria um pouco chata. Vou fazer isso o mais rápido que puder e, com sorte, não doerá muito.
O Microsoft Access é um RDBMS (Relational Database Management System). Geralmente é chamado de banco de dados, que na verdade se refere às informações que você mantém nele. É como a diferença entre uma planilha específica e o próprio Excel.
No que diz respeito a um RDBMS, o Access está decididamente na extremidade menor da escala. Não é ideal para bancos de dados com mais de 2 GB e não funciona muito bem com uma base de usuários simultânea de mais de meia dúzia.
Mas dentro desses limites, é difícil encontrar algo mais abrangente para o preço, e muitas pessoas já têm o produto, se tiverem uma versão aplicável do Microsoft Office.
Para aqueles que já usaram o Excel, ou qualquer outra planilha, existem algumas diferenças fundamentais para entender e tirar proveito delas.
Em primeiro lugar, os dados e a exibição são separados no Access. Ou seja, você não formata os dados para terem uma boa aparência ou para serem fáceis de inserir. Em vez disso, você o estrutura para fazer sentido e, em seguida, projeta formulários e relatórios separados para gerar os dados.
Em segundo lugar, você (geralmente) não armazena cálculos. Você armazena dados brutos e realiza cálculos quando precisa deles.
Terceiro e último por agora. É muito fácil no Excel lidar com uma exceção. Por exemplo, se você tem uma coluna cheia de valores numéricos, é bastante simples em uma única linha decidir que colocar a palavra '' Jim 'na célula faz mais sentido. Você não pode fazer isso em nenhum banco de dados do Access projetado de maneira sensata, portanto, o planejamento é mais importante.
Para se familiarizar com isso, alguns breves resumos das várias partes do Access. Nem tudo precisa fazer sentido na primeira vez. Em breve, abordarei cada um deles em detalhes com postagens separadas.
Em toda esta série de postagens, pressupõe-se que você tenha alguma familiaridade com o Excel ou algo semelhante. Se você passou as últimas décadas sob uma rocha, passe algum tempo se acostumando com o Excel primeiro. Você vai me agradecer mais tarde. Também presumo que você deseja criar um banco de dados local para usuários do Windows, embora o Access também possa construir bancos de dados da web.
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Já escrevemos alguns artigos úteis sobre Excel, então sinta-se à vontade para dar uma olhada neles. Nós podemos ajudá-lo com calendários , orçamentos , gráficos e impressão . Até escrevi um pequeno artigo sobre como usar a alça de preenchimento para economizar tempo.
Mesas
Esses são os blocos básicos de construção de um aplicativo Access e a parte que funciona mais como uma planilha.
O planejamento é necessário, porém, porque você precisa decidir como todas as colunas funcionarão antes de começar.
Aqui está algo para você trabalhar em sua mente antes de voltarmos a isso em detalhes posteriormente neste tutorial do Microsoft Access. Principalmente, com o Excel, você está lidando com uma única planilha.
No Access, você geralmente envolve várias tabelas. Às vezes, um número significativo. As tabelas no Access podem ser vinculadas entre si, de maneiras que façam sentido em termos da forma como as informações são relacionadas. É daí que vem o '˜R' no RDBMS, e esse é o poder por trás do Access.
Consultas
É assim que você faz as perguntas do Access. Você pode projetá-los na hora e salvá-los para uso posterior. Em um sentido geral, as respostas não são salvas. Apenas as perguntas que fornecerão as respostas. Isso é ótimo, porque da próxima vez que fizer a pergunta, se os dados tiverem sido atualizados, você receberá uma resposta diferente.
Formulários
Esses são os componentes visuais que facilitam a entrada e a visualização de dados na tela.
Nem todo mundo vai se sentir confortável inserindo dados diretamente nas tabelas que você cria, e você pode querer mais controle sobre como essa entrada funciona. Os formulários são a resposta.
Você também pode configurá-los para uma visualização mais prática dos dados de tabelas ou consultas na tela.
Relatórios
Às vezes, você não quer ver as coisas na tela. você deseja imprimi-los ou enviá-los por e-mail ao seu chefe.
Você pode querer passar informações para alguém que não pode usar o Access por conta própria. Você pode facilmente projetar e construir relatórios adequados para a maioria das situações.
Macros e módulos
É aqui que as coisas ficam um pouco mais complexas. É melhor ter um bom entendimento de todos os componentes acima antes de gastar algum tempo com eles.
Ambas as opções são maneiras de automatizar tarefas no Access, com macros sendo a escolha mais fácil e módulos VBA sendo os mais capazes. Ambos têm sua utilidade, e voltaremos a eles mais tarde.
Resumo
O acesso é complexo, mas não é difícil. Da perspectiva do Excel, as tabelas do Access são como planilhas, mas mais estruturadas. Todo o resto é sobre como manipular essas tabelas para questionar, visualizar, relatar e automatizar.
A complexidade vale a pena, devido ao poder que o Access oferece para realizar mais. Volto em breve com um post sobre mesas.
Nesse ínterim, encontre uma planilha que você gostaria de substituir por um banco de dados. Dê uma olhada nas folhas e veja se consegue encontrar alguma inconsistência. Você precisa organizá-los para usar os dados do Access.
Você usa o Access? Você lutou? Que tipo de problemas você tem? Deixe-me saber nos comentários.
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Jim trabalha duro em TI durante o dia, e tem sido assim desde o DOS 3.0, mas faz o possível para passar as horas mágicas fora com uma ou duas câmeras. Ele mora na Nova Zelândia com sua adorável esposa ludita e três filhos. Você pode imaginar como eles estão confusos.
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