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Com um pouco de prática, não é muito difícil faça planilhas do Excel que tenham uma ótima aparência . No entanto, imprimir essa planilha pode ser um desafio.
O maior obstáculo para uma impressão perfeita é que você pode não saber como realizar o processo passo a passo. Siga este guia e você terá o documento em suas mãos em um piscar de olhos.
1. Reúna seus dados
Como acontece com a maioria dos projetos do Excel, a primeira etapa aqui é preparar seus dados.
Se você já tem uma planilha configurada, está pronto para começar! Caso contrário, importe seus dados para o Excel e prossiga para a próxima etapa.
2. Converta os dados em uma tabela
A seguir, organizaremos nossos dados como uma tabela. Você pode pular esta etapa se seus dados não se prestam à formatação de tabela, mas, caso contrário, é uma maneira fácil de simplificar o processo de impressão.
Para converter dados em uma tabela, arraste uma seleção ao redor de todo o conteúdo aplicável e use CTRL + T . Marque a Minha tabela tem cabeçalhos caixa, se apropriado, e clique em OK .
A formatação da tabela nos permite fazer coisas úteis, como ordenar nossas linhas pelas informações em uma coluna específica. No entanto, também nos permite tratar todos esses dados como uma entidade, o que é muito útil enquanto nos preparamos para imprimir.
3. Defina a área de impressão
Informaremos ao Excel exatamente o que queremos imprimir. Para fazer isso, use o mouse para selecionar tudo o que é necessário - se seus dados estiverem formatados como uma tabela, você pode clicar em qualquer lugar dentro de seus parâmetros e usar CTRL + SHIFT + 8 .
Agora, vá para o Layout da página guia e clique Área de impressão no Configurações da página seção.
Use a lista suspensa e selecione Definir área de impressão .
4. Quebrar o texto, se necessário
No momento, cada linha em nossa tabela pode ser formatada perfeitamente ajustando a largura de cada coluna. No entanto, este não seria o caso se adicionássemos uma coluna de citações à nossa planilha.
Como você pode ver, agora o conteúdo de nossa coluna final excede sua largura normal. Podemos ajustar essas entradas, mas precisaremos formatá-las como várias linhas de texto. Isso pode não ser particularmente fácil de ler, portanto, embrulharemos o texto para aliviar o cansaço visual.
Selecione todos os dados da tabela. Então, vá para o Casa guia, encontre o Alinhamento seção e clique em Quebrar Texto .
Quaisquer elementos de texto mais longos agora devem possuir o espaçamento adequado entre cada linha. Agora é um bom momento para fazer os ajustes necessários à largura de cada coluna e à altura de cada linha.
5. Ajuste as margens
Em seguida clique Arquivo e navegue para Imprimir . Aqui, você verá uma prévia da planilha como ela aparecerá em uma página impressa.
Este é um bom momento para decidir se deseja imprimir na orientação paisagem ou retrato. Seus dados devem informar sua decisão; se houver muitas colunas para tornar as coisas legíveis na orientação retrato, escolha paisagem. Por outro lado, se sua planilha tiver muitas e muitas linhas com menos colunas, o retrato pode ser a melhor opção.
Depois de tomar essa decisão, use o Margens menu suspenso para selecionar a área da página onde sua planilha aparecerá. Isso vai depender dos recursos de sua impressora, mas o Margens estreitas predefinir é uma boa maneira de obter o máximo possível na página e não causará problemas para a maioria dos dispositivos.
Se você quiser ter certeza de que sua planilha é o mais grande e legível possível depois de impressa, podemos usar as ferramentas de escala do Excel para fazer isso. Clique no Dimensionamento lista suspensa e selecione Opções de escala personalizada .
Na tela a seguir, você pode usar o Ajustar para opção de dimensionar sua planilha para a largura ou altura de uma página
Isso pode ser útil se você quiser limitar sua planilha a uma única página .
Alternativamente, você pode usar o Ajustar a opção de dimensionar seu conteúdo por porcentagem, permitindo um nível mais próximo de controle.
6. Centralize sua planilha e adicione um cabeçalho ou rodapé
Sem sair da tela de impressão, clique no Margens lista suspensa e selecione Margens personalizadas . Em seguida, marque as caixas marcadas Horizontalmente e Verticalmente no Centralizar na página seção para centralizar sua planilha.
Isso é opcional, mas normalmente é a melhor maneira de organizar as margens em branco que circundarão sua planilha na página.
Agora é a hora de adicionar um cabeçalho ou rodapé, se necessário. Navegue até o Cabeçalho rodapé guia do Configurações da página janela e crie um cabeçalho ou rodapé tão complexo quanto você achar necessário. Você também pode pular totalmente esta etapa - você decide.
7. Faça os ajustes finais e imprima
Neste ponto, estamos quase prontos. Volte para o Imprimir tela e dê uma olhada na visualização. Se você vir algo que não parece certo, faça o ajustes de tamanho apropriados para linhas ou colunas individuais para cuidar do problema. Assim que tudo estiver ao seu gosto, você pode começar a imprimir algumas cópias.
Pronto para imprimir
Imprimir planilhas do Excel pode ser uma bagunça, a menos que você reserve um tempo para configurar seu documento. Esperamos que este guia o tenha ajudado a evitar todas as armadilhas comuns.
Você está lutando para fazer com que sua planilha tenha uma boa aparência impressa? Ou você tem uma dica para outros usuários que deseja compartilhar com a comunidade? De qualquer forma, a seção de comentários abaixo é o lugar para ir se você quiser entrar - ou iniciar - a conversa.
Originalmente escrito por Eyal Sela em 7 de agosto de 2009.
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Escritor inglês atualmente residente nos Estados Unidos. Encontre-me no Twitter via @radjonze.
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