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Excel é um fantasticamente útil programa de planilha, mas não há nada pior do que criar uma planilha perfeita e imprimi-la apenas para vê-la sair em nove folhas de papel, incluindo uma única linha na última. De que serve uma planilha bem elaborada se parece horrível no papel?
Felizmente, você pode ajustar a planilha e as configurações do programa para colocar tudo em uma página e fazer com que essa página tenha a melhor aparência possível. Se sua planilha for muito grande para uma única página, você pode usar essas configurações para distribuí-la em várias páginas de maneira mais agradável.
Pré-visualizar antes de imprimir
Esta é uma etapa importante - você pode resolver muitos problemas antes de imprimir, se apenas souber sobre eles. Se você imprimir e depois verificar se funcionou bem, pode acabar perdendo muito papel tentando colocar a última linha ou coluna no papel.
Dependendo da sua versão do Excel, pode ser necessário clicar Arquivo> Visualizar impressão , Arquivo> Imprimir> Visualizar impressão , ou apenas Arquivo> Imprimir para ver como sua planilha ficará quando sair da impressora. Se estiver bom, vá em frente e imprima. Caso contrário, tente algumas das estratégias listadas abaixo!
Use a visualização do layout da página
A visualização do layout da página mostrará como seu documento será impresso enquanto você trabalha nele. Não é uma ótima visualização para trabalhar em sua planilha, mas pode ajudá-lo a fazer ajustes para garantir que suas colunas e linhas aproveitem ao máximo o espaço de que você dispõe. Para ativar a visualização, vá para Exibir> Layout da página .
Agora você verá sua planilha como ela seria impressa. Fazer ajustes usando as ferramentas listadas abaixo enquanto estiver nesta visualização dará a você uma ideia melhor se eles funcionaram bem ou não. (Esta mesma funcionalidade está disponível no Word e pode ajudá-lo criar documentos com aparência profissional ali também.)
Alterar a orientação da página
Se a sua planilha for mais larga do que alta, uma orientação horizontal o ajudará a ajustar mais em uma página. Uma planilha mais alta provavelmente se beneficiará de uma orientação vertical. Para escolher a orientação que sua planilha usa, abra o Configurações da página menu e escolha Retrato ou Paisagem na guia Página.
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Excluir ou ocultar linhas ou colunas
Em planilhas grandes, geralmente há linhas ou colunas redundantes, que contêm informações antigas ou simplesmente não precisam ser impressas em uma situação específica. Essas linhas e colunas ocupam um espaço valioso na página e podem tornar muito mais difícil fazer com que sua planilha se ajuste bem.
Se você pode excluir alguns desses dados, basta usar o familiar destaque> Editar> Excluir seqüência para se livrar deles. Se eles contiverem informações que você acha que pode precisar novamente mais tarde, você pode ocultá-los clicando com o botão direito do mouse no cabeçalho da linha ou coluna e selecionando Esconder . Para ver os dados novamente, destaque as linhas ou colunas de cada lado dos dados ocultos, clique com o botão direito do mouse no rótulo e selecione Reexibir .
Use quebras de página
Assim como em seu programa de processamento de texto favorito, você pode inserir quebras de página para garantir que sua planilha seja dividida em várias páginas onde você quiser, em vez de onde o Excel decidir que é conveniente. Apenas use Inserir> Quebra de página para dizer ao Excel onde dividir seu documento.
Mudar a área de impressão
Se sua planilha tiver uma grande quantidade de dados e você só precisar imprimir alguns deles, poderá imprimir apenas a parte da planilha que selecionar. Selecione as células que deseja imprimir e clique Imprimir . Mudar o Imprimir o que: opção para Seleção , e a visualização será atualizada para conter apenas os dados que você selecionou.
Se você tende a imprimir a mesma seleção regularmente, pode definir uma área de impressão permanente que abrange apenas aquela seção, para que não precise selecioná-la todas as vezes. Para fazer isso, selecione a área que você imprime com frequência e vá para Arquivo> Área de impressão> Definir área de impressão . Agora, essa seleção se tornará a área de impressão padrão da sua planilha. Para se livrar dessa configuração, use Arquivo> Área de impressão> Limpar área de impressão .
Alterar as margens da página
Se você precisar de um pouco mais de espaço para ajustar sua planilha em uma página, adicionar algum espaço extra às margens da página pode resolver seu problema. Você pode acessar a caixa de diálogo Configuração da página a partir de Arquivo> Configuração de página ou com o botão Configurar página na caixa de diálogo de impressão. Adicione uma fração de polegada a cada margem e verifique a visualização da impressão novamente.
É fácil exagerar com a adição de espaço nas margens para caber o máximo possível em uma página. No entanto, lembre-se de que o texto estendido até a borda de um pedaço de papel não é apenas esteticamente desagradável, mas também pode ser difícil de ler. Seja criterioso com este!
Quebrar texto e redimensionar colunas
O Excel é normalmente usado para dados numéricos, mas também pode ser muito útil para texto. Se você tem muito texto em suas células, elas podem realmente esticar sua planilha e dificultar seu ajuste em uma página, ou mesmo em várias páginas; você pode acabar com um esquema de impressão estranho que deixa o seu documento assim:
Parte do texto é cortada e as células que não foram cortadas vão muito para a direita. Para limitar a largura da sua planilha à largura de uma única página, você pode limitar a largura das colunas e usar quebra automática de texto para se certificar de que não perderá nenhum dos dados que deseja imprimir. Primeiro, vá para Formato> Células> Alinhamento e certifique-se Quebrar Texto está ativado.
Agora, quando o texto em uma célula é mais largo do que a largura da coluna, o texto irá quebrar para a próxima linha. A partir daqui, você pode ajustar as larguras de suas colunas arrastando a borda de uma linha ou cabeçalho de coluna para redimensioná-lo.
Você também pode clicar duas vezes nos rótulos de linha ou coluna para torná-los automaticamente tão largos quanto necessário, conforme mostrado no vídeo abaixo. Para certificar-se de que suas colunas caibam em uma página como você deseja, use a visualização de layout de página mencionada acima.
Dimensione sua planilha
Se nada mais fez o trabalho, você pode dimensionar sua planilha para que caiba em uma única página (ou um determinado número de páginas). No Configurações da página , clique no botão de opção próximo a Ajustar para: e escolha o número de páginas nas quais deseja que sua planilha seja impressa. Selecionar um número menor de páginas 'largas' irá dimensionar o documento horizontalmente, e selecionar um número menor de páginas 'altas' irá dimensioná-lo verticalmente. Você também pode selecionar uma escala de porcentagem.
Usar a opção de dimensionamento pode ajudar a limitar o tamanho do documento quando ele é colocado no papel, mas também pode tornar o texto muito pequeno e difícil de ler. Verifique a visualização e certifique-se de que não está dimensionando tanto que seja impossível ler qualquer um dos seus dados. O dimensionamento é muito útil quando você está tentando imprimir Gráficos Excel , também.
Tornando sua impressão mais fácil de ler
Depois de conseguir colocar sua planilha em um número aceitável de páginas, vá um passo além e torne-a o mais fácil de ler possível. Ajustando algumas outras configurações de impressão, você pode otimizar a aparência de sua impressão. Aqui estão alguns que você deve conhecer.
Impressão de linhas de grade e títulos de linha ou coluna
No Configurações da página menu (acessado através da caixa de diálogo de impressão ou Arquivo> Configuração de página ), clique na guia Planilha e selecione Gridlines debaixo de Imprimir seção. Você também pode selecionar Títulos de linha e coluna para adicionar essas etiquetas à sua impressão.
Adicionando informações de cabeçalho e rodapé
O Excel pode adicionar automaticamente informações úteis ao cabeçalho e rodapé do documento para torná-lo mais fácil de ler. No Configurações da página menu, clique no Cabeçalho rodapé e use os menus suspensos para adicionar informações como número da página, nome do arquivo e nome do autor ao cabeçalho ou rodapé. Se sua planilha for muito longa, essas informações podem ajudar a manter as páginas organizadas com mais facilidade.
Você também pode adicionar texto personalizado clicando em Personalizar Cabeçalho ou Personalizar rodapé .
Não se contente com planilhas mal impressas
Pode ser frustrante tentar fazer com que sua planilha tenha uma boa aparência ao imprimi-la - especialmente se você precisar colocá-la em uma única página. Mas com alguns ajustes nas configurações e formato do seu documento, você pode produzir uma boa impressão! Não se esqueça de aprender outras dicas para ter sucesso com o Excel no escritório enquanto estiver nisso.
Tem alguma outra dica para imprimir planilhas do Excel? Compartilhe-os abaixo!
Créditos de imagem: empresário com ponto de interrogação por Dooder via Shutterstock
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