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Acho que você vai concordar comigo quando eu disser:
É REALMENTE difícil atualizar o Microsoft Office a cada poucos anos.
Geralmente é assim que funciona com novos softwares e recursos mais inteligentes. Mas é uma coisa diferente quando cada sétima pessoa no mundo usa o Microsoft Office, assim como 83% das empresas Fortune 500. Sim, Microsoft Office 2016 agora está no clarão. E é hora de você considerar a atualização.
Mas você precisa?
Bem, você pode chegar a essa decisão em poucos minutos para ler as 13 razões principais.
A primeira mudança que você perceberá instantaneamente
Cores diferentes. Na realidade.
Microsoft Office 2016 apresenta Colorido que é o tema padrão e cada aplicativo recebe uma cor diferente. O Microsoft Word é azul escuro, o Excel é verde, o PowerPoint é laranja, o Outlook é azul claro e o OneNote é roxo. Isso ajuda a aliviar a monotonia esbranquiçada das versões anteriores.
Como sempre, você pode alterar a cor para qualquer uma das três opções de Arquivo> Conta> Tema do Office .
Dica profissional: Se você tiver problemas visuais, o tema cinza escuro de alto contraste pode ser uma proteção para os olhos.
Os rótulos nas guias da Faixa de Opções agora estão em maiúsculas. Estas são duas pequenas mudanças e dificilmente convencerão você a mudar para a versão mais recente. Mas é bom fazer um começo agradável antes de chegarmos aos recursos pesados.
Faça mais com ajuda do tipo 'Diga-me'
Lembra do Clippy?
Para aqueles que se sentiram perdidos entre as opções infinitas do Microsoft Office, o Me diga o que você quer fazer é o primo mais inteligente de Clippy. Observe o pequeno ícone de lâmpada no meio da faixa de opções. É a inteligência personificada - você apenas tem que dizer a ela o que deseja fazer. Sem procurar comandos ou vasculhar o arquivo de Ajuda.
Digite o que você deseja fazer no programa Microsoft Office e o pequeno gênio não apenas mostra como fazer, como um recurso de ajuda, mas permite que você faça diretamente a partir daqui.
Por exemplo: se você deseja ajustar o espaçamento entre linhas, mas não sabe como fazê-lo, basta digitar no pequeno campo. As opções de espaçamento de linha são exibidas em um piscar de olhos.
Esse recurso está disponível em todos os programas do Microsoft Office 2016 exceto OneNote . Talvez, eles irão incluí-lo na próxima atualização, mas por enquanto o recurso torna o domínio do Office mais fácil e as tarefas mais rápidas. Mesmo assim, não posso dizer que ficou perfeito quando tentei com os comandos obscuros do Office.
Dica profissional: Alt + Q é o novo atalho de teclado que você precisa aprender agora.
Colabore e seja coautor em tempo real
Se a colaboração não é em tempo real, não é colaboração no verdadeiro sentido. A colaboração não era em tempo real no Microsoft Office 2013 (via OneDrive) e sofreu quando em comparação com o Google Drive . O elo que faltava - coautoria em tempo real - agora é o principal recurso do Microsoft Office 2016. O fluxo de trabalho da equipe é mais produtivo, pois agora você pode ver instantaneamente o que os membros da sua equipe estão fazendo em um documento do Microsoft Word ou uma apresentação do PowerPoint.
Observe o Compartilhado guia na extremidade direita da faixa de opções. Você será solicitado a Salvar na nuvem . Você pode salvá-lo em uma pasta compartilhada do OneDrive ou em um local do SharePoint. Convide outras pessoas e dê-lhes acesso para visualizar o arquivo ou editar. Os membros da equipe também podem abrir o documento no Office Online grátis - eles não precisam do pacote de desktop Microsoft Office.
Os coautores recebem um convite por e-mail e, assim que eles ingressam, você pode ver suas fotos de perfil no painel Compartilhar ao lado do documento. Com a digitação em tempo real, observe no que os outros estão trabalhando e veja as edições à medida que acontecem. O Microsoft Office bloqueia as edições para que você não possa trabalhar na mesma parte. Esse é um recurso pequeno, mas é sensato quando várias pessoas estão trabalhando no mesmo documento.
Além disso, observe a mudança no ícone Salvar no canto superior direito.
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O Microsoft Office também mantém as versões das edições anteriores na seção Histórico do menu Arquivo. O Blog do Microsoft Office explica como compartilhar com o clique de um botão.
Dica profissional: Com o Microsoft Office 2016, você pode compartilhar um bloco de anotações do OneNote com quem você quiser. Adicione documentos, imagens, vídeos, planilhas ou e-mails e um bloco de notas pode ser um contêiner de clique único para projetos de grupo.
Visualize melhor os dados com novos tipos de gráfico
Microsoft Word, PowerPoint e Excel obtêm novos tipos de gráficos que ajudam a visualize dados brutos com diagramas simples de maneiras mais fáceis. Os dados estão avançando para uma narrativa mais rica e você precisará de todas as ferramentas de que precisa. Novos tipos de gráfico incluem Mapa de árvore, Cachoeira, Pareto, Histograma, Caixa e Bigode e Sunburst.
Eles são úteis? Muito.
Uma instância: um gráfico de mapa de árvore pode ser usado para exibir uma visão de alto nível de seus dados. Com a codificação de cores certa, seus olhos podem detectar os padrões e as diferenças proporcionais entre diferentes conjuntos de dados. Você pode obter uma visão aérea de grandes conjuntos de dados facilmente, sem ficar atolado em itens individuais confusos. Por exemplo, compare as densidades populacionais de todos os estados dos EUA.
Claro, um gráfico só pode ser tão bom quanto os dados que representa. Mas com as várias opções de gráficos agora disponíveis, o Microsoft Office 2016 oferece mais maneiras de trabalhar com os dados. Anteriormente, um suplemento extra teria executado uma função semelhante.
Visite o Blog do Office para saber mais sobre os tipos de gráficos modernos.
Dica profissional: No Excel 2016, use o Análise Rápida (clique com o botão direito no menu de contexto) para exibir uma visualização do gráfico recomendado de acordo com seus dados.
Equações de escrita à mão mais rápido com equações de tinta
Trabalhar com equações matemáticas é mais fácil no Microsoft Word, Excel e PowerPoint agora. Vamos para Inserir> Equação> Equação de tinta . Para dispositivos habilitados para toque, você pode usar seu dedo ou uma caneta de toque para escrever equações matemáticas à mão. Você também pode usar o mouse no Escrever caixa. O software Microsoft Office o converte em texto.
Dica profissional: O editor de equação tem um Selecione e Correto opção se o Microsoft Office não reconhecer os símbolos. Desenhe uma marca de seleção ao redor do símbolo e escolha uma das alternativas fornecidas.
Vá para Smart Lookup para obter informações extras
Destaque um termo e use o Smart Lookup baseado no Bing no Microsoft Office 2016 (Insights) para trazer resultados de pesquisa da web. Uma barra lateral é aberta no lado direito dos aplicativos com resultados de pesquisa de vários sites como a Wikipedia. Você pode arrastar e soltar as informações em seu ambiente de autoria.
Dica profissional: No Microsoft Excel, selecione uma célula com uma fórmula e use o Smart Lookup para entender sua função com a descrição que o Bing traz.
Novos recursos em aplicativos do Microsoft Office que fazem a diferença
Existem alguns recursos específicos exclusivos para os aplicativos do pacote da Microsoft. Aqui está o breve olhar.
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Microsoft Excel 2016
Power Query torna-se nativo
Power Query é uma ferramenta de business intelligence que está disponível como um suplemento no Microsoft Excel 2013 e 2010. Ele também funciona apenas com o PowerPivot no Microsoft Excel Professional Plus. Com a chegada do Query no Microsoft Excel 2016, os dois obstáculos foram removidos. Acessar consulta de Faixa de opções> Dados> Obter e transformar> Nova consulta .
Com os aprimoramentos de agrupamento de tempo na Tabela Dinâmica, o Microsoft Excel 2016 está agora muito acima de qualquer alternativa gratuita do Excel para tarefas de business intelligence. Gavin apresenta um breve tutorial sobre como usar tabelas dinâmicas para análise de dados.
Melhor previsão de dados de série temporal
A partir da previsão linear disponível em versões anteriores, o Microsoft Excel 2016 obtém um botão de um clique para previsão exponencial de uma série de dados. Vamos para Faixa de opções> Dados> Folha de previsão .
A suavização exponencial de seus dados pode ser melhor para aproximar tendências em comparação com a regressão linear.
Visualizações geoespaciais fantásticas com mapas avançados em 3D
A ferramenta Power Map agora é chamada de Mapas 3D e integrada ao Microsoft Excel 2016. Use-a como uma ferramenta avançada de business intelligence, visualizando quaisquer dados geoespaciais que você já trouxe para o Excel com o Power Query e combinado com o Power Pivot.
Microsoft PowerPoint 2016
Grave sua tela com o PowerPoint
Grave perfeitamente qualquer processo em sua tela com uma nova ferramenta de screencasting do PowerPoint. Vamos para Faixa de opções> Inserir> Gravação de tela . Capture a parte de sua tela com áudio e insira-o diretamente em sua apresentação em um processo de um clique.
Você pode estilizá-lo com as várias predefinições de estilo de vídeo. Corte o vídeo no tamanho desejado. O PowerPoint também permite que você salve o arquivo de vídeo em sua área de trabalho para uso fora da suíte.
Compartilhe melhor com resolução de conflitos
Este é um recurso interessante que ajuda a evitar conflitos observando as alterações feitas por cada colaborador - graças a uma comparação visual lado a lado. Escolha o slide com as alterações que você deseja manter.
Microsoft Outlook 2016
Leia os e-mails importantes primeiro
Um recurso de gerenciamento de e-mail inteligente aprende o comportamento de sua caixa de entrada e remove mensagens de baixa prioridade para uma pasta especial chamada Desordem . Você também pode classificá-los manualmente e revisá-los mais tarde. Desordem precisa de uma assinatura do Office 365 para funcionar com o Office 2016.
Anexo de arquivo mais rápido
O fluxo de trabalho do email é acelerado quando anexar arquivos simplesmente funciona. O Microsoft Outlook 2016 torna mais fácil anexar arquivos abertos recentemente a partir do menu.
Você também pode definir permissões de arquivo nos arquivos anexados. Compartilhe-os como Exibir somente ou permita edições para que os destinatários possam trabalhar juntos em arquivos de nuvem compartilhados no OneDrive, OneDrive for Business ou SharePoint. Por padrão, os destinatários têm permissão para editar.
O melhor motivo para atualizar - trabalhar em qualquer lugar e a qualquer hora
A Microsoft fez mudanças inteligentes e sutis com o Office 2016. Não é uma reforma radical da versão anterior. Para usuários casuais, as versões mais antigas farão o trabalho tão bem quanto antes, porque uma compra independente do pacote de desktop pode ser um desperdício.
Quando você trabalhar em equipe então, atualizar para o Office 2016 faz mais sentido.
A partir de uma ferramenta de produtividade individual, o Office 2016 plantou uma base sólida na nuvem e na arena de colaboração. O compartilhamento e a coautoria de documentos mais simples podem, por si só, mudar sua ideia de produtividade. A coautoria agora é um recurso dos aplicativos de desktop - aplicativos vinculados do Microsoft Office, Office Online e Office 365 o transformam em um hub de produtividade móvel.
Para as equipes, o melhor negócio poderia ser uma assinatura do Office 365, que fornece o pacote de desktop, móvel e nuvem. Mas você precisa estar pronto para a nuvem e para os dispositivos móveis para aproveitar as vantagens dos novos aprimoramentos. Com o modelo de assinatura, você se beneficiará com as atualizações automáticas futuras que ocorrerão. Há muitas atualizações pelas quais esperar.
Novas atualizações como GigJam [Broken URL Removed] podem ser lançadas em um futuro próximo. Então, existem alguns outros recursos que não abordei, como Grupos do Outlook que está disponível com uma conta de trabalho ou escola do Office 365. Ou o Skype for Business, que é útil para bate-papos em grupo.
Precisa de ajuda com o Office em uma plataforma diferente? Confira nosso guia sobre como instalar e usar o Microsoft Office no Linux .
Créditos de imagem: olhando para cima por EDHAR via Shutterstock
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Saikat Basu é editor adjunto de Internet, Windows e Produtividade. Depois de remover a sujeira de um MBA e uma carreira de marketing de dez anos, ele agora está apaixonado por ajudar os outros a melhorar suas habilidades de contar histórias. Ele procura a vírgula Oxford perdida e odeia imagens ruins. Mas as ideias de Fotografia, Photoshop e Produtividade acalmam sua alma.
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