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Uma assinatura do Microsoft 365 oferece acesso a muitas ferramentas de produtividade. O mais intuitivo, inteligente e personalizável é o SharePoint. Surpreendentes 190 milhões de pessoas em mais de 200.000 organizações de diferentes tamanhos usam o SharePoint.
O SharePoint pode facilmente economizar tempo, eliminando a necessidade de várias tarefas e aplicativos de gerenciamento de projeto. Eventualmente, você pode investir mais tempo para desenvolver sua carreira profissional, clientes autônomos ou atividades paralelas.
O que é o Microsoft SharePoint?
SharePoint é uma ferramenta de gerenciamento de conteúdo online. Ele permite que você armazene arquivos na nuvem para compartilhamento e trabalho colaborativo. Ele pode ajudá-lo a criar sites e subsites para organizar tarefas de diferentes equipes ou indivíduos.
O SharePoint permite que você crie uma intranet onde você, seus colaboradores e clientes autônomos trabalhem com segurança em um arquivo ou documento. Um administrador centralizado controlará os acessos para que cada usuário possa abrir, editar e salvar arquivos sem problemas.
O SharePoint possui muitas funcionalidades avançadas que ajudam você ou sua equipe no gerenciamento de trabalhos profissionais e pessoais. A seguir estão algumas das ações usadas com mais frequência:
- Compartilhamento de arquivos com usuários internos e externos.
- Gerencie o conteúdo do projeto, como imagens, artigos, códigos-fonte, vídeos, etc.
- Locais e subsites para organizar equipes e tarefas.
- Fique em contato com o colaborador por meio de sites de comunicação.
- O aplicativo móvel permite que os usuários acessem sites de equipe ou comunicação a partir de smartphones.
- Crie fluxos de trabalho e lembretes para automatizar projetos e tarefas.
- Use a função de pesquisa para procurar recursos, tarefas ou arquivos.
Quem deve usar o SharePoint
O SharePoint funciona como um refúgio seguro para todos os arquivos criativos, como códigos de aplicativos, designs gráficos, clipes de áudio, vídeos, artigos de sites, faturas, etc. O SharePoint oferece outras ferramentas como análise de dados, modelos de sites, modelos de base de conhecimento e fluxos de trabalho de gerenciamento de projetos.
Portanto, seu escopo de uso varia de um criador de conteúdo individual a grandes empresas. Muitos profissionais autônomos ou pequenos grupos de indivíduos criativos usam o SharePoint em diferentes estágios de software, aplicativo móvel, site da Web ou projetos de desenvolvimento de conteúdo.
Recursos do SharePoint como ferramenta de produtividade
A ferramenta do SharePoint baseada na web que vem com a assinatura do Microsoft 365 é uma ferramenta de produtividade robusta, mas simples. Os recursos amplamente utilizados que o tornam uma das melhores ferramentas de gerenciamento de tarefas e projetos são:
1. Trabalho Colaborativo
O SharePoint é altamente flexível e escalonável plataforma para colaboração com recursos internos ou externos . Um usuário administrador central pode atribuir diferentes níveis de permissão de acesso a usuários individuais de sites de equipe.
Você e sua equipe podem trabalhar em um único arquivo em um cenário de tempo real sem enfrentar qualquer latência. Portanto, muitos desenvolvedores criativos e criadores de conteúdo preferem o SharePoint para formar equipes em qualquer projeto.
Uma função significativa da colaboração do SharePoint é manter o fluxo de informações organizadas em todos os sites e subsites. Ajuda as pessoas a se manterem atualizadas sobre o projeto sem passar por vários e-mails, chats perdidos, chamadas de vídeo, etc.
2. Gerenciamento de conteúdo
O gerenciamento de conteúdo é um grande desafio para qualquer indivíduo ou grupo de profissionais que desejam oferecer melhor produtividade. O SharePoint permite que você supere esse desafio sem passar por uma programação complexa.
Os gerentes de conteúdo podem cuidar facilmente de vários projetos simultaneamente no SharePoint. Publicar ou atualizar o conteúdo do site como eventos, notícias, blogs, pilhas de apresentações, carrosséis de imagens, etc., facilitado com o SharePoint.
Você não precisa começar todos os projetos de gerenciamento de conteúdo do zero. Existem modelos profissionais prontos para usar que você pode usar. Além do conteúdo, você tem controle total de suas versões. O SharePoint cria e salva várias versões do arquivo no qual você ou sua equipe trabalham.
Quando necessário, você pode recuperar qualquer versão anterior ou corrigir quaisquer erros de sistema de arquivos do SharePoint. Você não precisa depender de nenhuma ferramenta de terceiros para fazer backup, restaurar ou corrigir arquivos.
3. Gerenciamento de Projetos
O SharePoint possui uma variedade de funcionalidades que você pode aproveitar para gerenciamento de tarefas e projetos. A função mais evidente é que a ferramenta funciona como armazenamento centralizado para todos os documentos relacionados ao projeto e arquivos de entrega.
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Você também pode personalizar os sites do SharePoint de várias maneiras. Esses sites feitos sob medida podem servir como planejador diário, planejador de tarefas semanais e FAQs para tarefas. Além disso, para fins de documentação do projeto e avaliação de desempenho, você pode ativar os recursos de registro de horas conforme mencionado abaixo:
- Registre as atividades e mudanças das tarefas.
- Registre todos os problemas relatados pelos recursos.
- Acompanhe o tempo da tarefa.
- Alterar dados de rastreamento.
O SharePoint também permite que você crie um fluxo de trabalho para agilizar tarefas como transferência de tarefas, assinaturas de resultados do projeto, aprovações, apresentação de uma demonstração e feedback do cliente.
4. Soluções híbridas
O SharePoint se integra com a maioria dos aplicativos do Microsoft 365 para oferecer a você uma interface de usuário perfeita para gerenciamento de projetos. O SharePoint funciona como um repositório central dos dados do seu projeto, enquanto outros aplicativos do Microsoft 365 facilitam o gerenciamento de tarefas e recursos.
Você pode sincronizar o SharePoint com ferramentas como To-Do, Tasks, Planner e Project Online para abordagens especializadas. Você pode gerar relatórios para apresentar percepções do projeto para seus clientes autônomos.
O SharePoint sincroniza com seu perfil do Outlook e Calendário para organizar tarefas e agendas para que você possa priorizar seu trabalho. Da mesma forma, publique seus sites de equipe do SharePoint no aplicativo Teams para acessar contatos, arquivos, tarefas, etc., do Teams.
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O SharePoint também tem a capacidade de integrar PowerPoint, Vídeo, Fluxo, OneDrive para visualizar arquivos e documentos nos sites ou subsites do SharePoint. Você economiza tempo evitando tarefas rotineiras, como baixar arquivos do SharePoint para fazer slides do PowerPoint.
Benefícios do SharePoint
O SharePoint oferece muitos benefícios quando comparado com qualquer outra ferramenta de produtividade para gerenciamento de projeto ou conteúdo. Algumas de suas vantagens são:
1. Economizando dinheiro
Talvez você já esteja pagando por ele por meio da assinatura do Microsoft 365. Evite gastos desnecessários em aplicativos e ferramentas usando o SharePoint como a principal ferramenta de produtividade para necessidades profissionais ou pessoais.
2. Segurança de dados
Governos e grandes organizações confiam no ecossistema do SharePoint com seus dados confidenciais. Assim, você pode armazenar seu trabalho criativo no SharePoint para trabalho colaborativo sem medo de roubo de propriedade intelectual.
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3. Escalabilidade
A escalabilidade da ferramenta permite que você orça seu custo para ferramentas de produtividade. Se você observar um fluxo de muitos projetos de clientes diferentes, poderá alterar a assinatura para acomodar mais recursos e projetos. Quando os projetos diminuem, você pode mudar para planos de baixa remuneração.
4. Uso multiuso
Um nível mais alto de flexibilidade e utilidade polivalente significa que você pode continuar usando o SharePoint como a principal ferramenta de produtividade enquanto muda suas funções ou habilidades criativas. Você pode usar um modelo quando um projeto termina e você precisa iniciar outro. Você pode minimizar o orçamento evitando várias compras de aplicativos.
Limpe a confusão de arquivos, tarefas e aplicativos
Os recursos do SharePoint o tornam uma ferramenta de gerenciamento de projeto elaborada, em vez de uma solução de nuvem simples para compartilhamento e armazenamento de arquivos. Ao usar o SharePoint e outros aplicativos do Microsoft 365 para gerenciar suas tarefas profissionais ou pessoais, você cria um efeito dominó de produtividade cada vez maior.
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Tamal é redatora freelance da MakeUseOf. Depois de adquirir experiência substancial em tecnologia, finanças e processos de negócios em seu emprego anterior em uma empresa de consultoria de TI, ele adotou a escrita como profissão de tempo integral há três anos. Embora não esteja escrevendo sobre produtividade e as últimas notícias de tecnologia, ele adora jogar Splinter Cell e assistir a vídeos Netflix / Prime.
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