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Uma assinatura no final de sua mensagem do Outlook ou Gmail pode adicionar polimento a seus e-mails. As assinaturas de e-mail são uma ferramenta promocional e de relacionamento. Mesmo uma assinatura simples que inclui seu nome, informações de contato e, opcionalmente, seu site e endereço comercial dizem muito.
Se você usa o Outlook para seus e-mails, criar uma assinatura é muito fácil. Não leva muito tempo, oferece flexibilidade e pode fornecer várias assinaturas para comunicações comerciais e pessoais.
Como adicionar uma assinatura no Outlook
Se não tiver certeza de como criar uma assinatura no Outlook, você deve primeiro acessar a tela de configuração. Você pode abrir essa área de duas maneiras diferentes no aplicativo Outlook para desktop.
- O primeiro método é clicar Arquivo > Opções > Correspondência . Você deve ver a opção para Assinaturas e basta clicar nesse botão.
- A segunda forma de acessar a janela de configuração é na tela de composição de e-mail. Selecione os Inserir guia, o Assinaturas caixa suspensa e escolha Assinaturas .
Ambos os métodos o levarão ao Assinaturas e papelaria tela. É aqui que você criará sua assinatura e definirá suas configurações.
Como criar uma assinatura no Outlook
Para começar, sua primeira criação de assinatura, certifique-se de que você está no Assinatura de e-mail guia na janela de configuração. Em seguida, siga estas etapas.
- Selecione os conta de e-mail você deseja usar à direita se tiver mais de um endereço configurado. Lembre-se de que você pode criar várias assinaturas para várias contas.
- Clique Novo , que deve ser o único botão acessível se ainda não houver outras assinaturas.
- Dê a sua assinatura um nome . Isso é tão importante quanto útil se você planeja configurar mais de uma assinatura. Por exemplo, você pode optar por ter assinaturas diferentes para novas mensagens e respostas ou para mensagens dentro e fora do escritório. Portanto, tente usar um nome significativo que você reconhecerá de relance.
- Clique OK quando você terminar.
Como formatar uma assinatura
Agora vem a parte divertida, criar uma assinatura de e-mail de destaque no editor de texto. Claro, você pode mantê-lo simples apenas inserindo seu nome e informações de contato. Mas você pode usar as ferramentas disponíveis para alterar o estilo e tamanho da fonte, formate o texto , mude sua cor e alinhe-o à esquerda, à direita ou ao centro.
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Se quiser fazer esses ajustes, você pode usar as ferramentas antes ou depois de digitar sua assinatura. No entanto, é mais fácil começar digitando sua assinatura no Assinatura de e-mail caixa de texto primeiro e fazer as alterações depois.
Enfeitar o Texto
Para alterar o texto da assinatura após digitá-la, basta selecionar o texto e fazer alterações no estilo, tamanho, formatação ou cor da fonte. Por exemplo, talvez você queira que seu nome pareça maior e com uma fonte elegante. Ou talvez você queira que o nome da empresa e o número de telefone sejam exibidos com as cores da empresa.
Adicionar um Link
Um recurso interessante de criar sua assinatura na área de trabalho do Outlook é que, se você quiser adicionar um link para um site da Web, o aplicativo fará isso para você automaticamente. Por exemplo, se você começar a digitar 'www.' e o resto do URL, quando você atinge o Digitar chave, o texto está vinculado ao site para você.
Como alternativa, você mesmo pode vincular o texto e usar um idioma diferente com o Hiperlink botão. Isso permite que você escreva qualquer texto de sua preferência e crie um link para ele. Por exemplo, você pode querer que o nome da sua empresa apareça como está, mas vincule-o ao site da empresa.
Para fazer isso, siga estas etapas:
- Selecione o texto e clique no Hiperlink botão na parte superior do editor.
- Debaixo Link para certifique-se de que Arquivo ou página da web existente é selecionado.
- Confirme o texto a ser exibido na parte superior e, em seguida, insira o URL no Endereço campo.
- Clique OK e você está pronto.
Você notará que também pode criar um link para um e-mail na mesma caixa, outra maneira prática de formatar seu endereço de e-mail. Você pode até incluir uma linha de assunto para saber que a mensagem é de um usuário que clicou no seu endereço no e-mail. Observe que o usuário provavelmente pode ajustar essa linha de assunto com seu próprio aplicativo.
Insira uma imagem
Outra ótima maneira de destacar sua assinatura é inserir uma imagem. O uso mais comum para isso é o logotipo da sua empresa. E muitas empresas realmente exigem que seu logotipo esteja em sua assinatura. De qualquer forma, adicionar isso é tão fácil quanto adicionar um link.
Mova o cursor para o local em sua assinatura onde deseja a imagem e clique no Imagem botão. Procure seu arquivo na janela pop-up, selecione-o e pressione Inserir . É isso, o Outlook insere sua imagem em sua assinatura.
Se perceber depois de inserir a imagem que ela poderia ter alguma formatação, você também pode fazer isso. Basta clicar duas vezes na imagem para abrir a janela de formatação. Em seguida, você pode ajustar o tamanho ou cores e linhas, bem como inserir texto alternativo e cortar a imagem.
Outra maneira excelente de formatar uma imagem em sua assinatura é vinculá-la. Dessa forma, o destinatário pode apenas clicar no logotipo e ir direto ao site da sua empresa. Para fazer isso, adicione a imagem e insira o link com as etapas acima.
Inclui um cartão de visita
Embora talvez não seja tão comum quanto as outras ferramentas de formatação, a opção de adicionar um cartão de visita está disponível. Basta colocar o cursor onde quiser e clicar no Cartão de visitas botão, selecione o local no Olhar dentro a caixa suspensa e clique em OK .
Se você salvou um cartão de visita que inclui seu nome, cargo e nome da empresa, esta é uma maneira conveniente de adicionar esses detalhes rapidamente.
Como configurar uma assinatura
Tudo o que você precisa fazer agora é decidir quando deve ser usado. Você já escolheu o endereço de e-mail para anexar, mas há mais. Você pode usar a assinatura para novas mensagens, respostas e encaminhamentos, ou ambos. E você pode criar diferentes para cada um.
Por exemplo, se você tem uma assinatura que inclui muitos detalhes junto com seu nome, você pode não querer tudo isso incluído quando você está simplesmente respondendo ou encaminhando um e-mail para alguém. Nesse momento, você pode querer apenas um simples 'obrigado' junto com seu primeiro nome.
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Então, você deve manter o nome de sua nova assinatura de e-mail no Novas mensagens área e, em seguida, crie outra nova assinatura e selecione seu nome na Respostas / encaminhamentos caixa. O Outlook os inserirá em seus e-mails por padrão, mas você pode alterá-los antes de enviá-los.
Como usar uma assinatura diferente no Outlook
Agora que você definiu suas assinaturas padrão, não precisa se preocupar em inseri-las ao compor, responder ou encaminhar uma mensagem. Mas e se você quiser usar uma assinatura diferente nesse e-mail?
Na janela de nova mensagem, clique no Inserir aba. Em seguida, selecione o Assinaturas caixa suspensa e escolha a assinatura que deseja usar. Em seguida, você verá sua escolha aparecer diretamente em seu e-mail, substituindo o padrão.
Como alterar uma assinatura no Outlook
Você pode ter todas as suas assinaturas configuradas agora, mas saiba que precisa fazer uma alteração. Como você edita uma assinatura existente? Isso é tão simples quanto criar um.
Mais uma vez, acesse a janela de configuração de assinatura clicando em Arquivo > Opções > Correspondência . Ou na tela de composição de e-mail, selecione o Inserir guia, o Assinaturas caixa suspensa e escolha Assinaturas .
Em seguida, escolha o nome da assinatura no Selecione a assinatura para editar caixa. Faça suas alterações no editor e clique em Salve .
Você também pode renomear sua assinatura nesta área, se necessário. Clique Renomear , dê um novo nome e clique em Salve .
As assinaturas são para mais do que e-mails comerciais
Você pode estar em uma situação em que sua empresa tenha regras rígidas para assinaturas e formatação de e-mail. Ou você apenas prefere manter suas assinaturas simples por motivos profissionais. Mas as assinaturas de e-mail não são apenas para negócios e, com as ferramentas que o Outlook oferece, você pode tornar seus e-mails pessoais divertidos e criativos.
Aqui estão apenas algumas sugestões.
Adicione um pouco de alegria do feriado aos e-mails que você envia para amigos e familiares. Você pode exibir uma imagem fofa de um feriado, adicionar um final alegre e enfeitar sua assinatura com cores festivas.
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Inclua motivação, inspiração ou o bom e velho humor com uma citação. Você pode fazer qualquer palavra parecer extravagante ou engraçada com as ferramentas de formatação do Outlook.
Mostre seu espírito de equipe para a temporada de futebol, basquete ou beisebol. Você pode inserir uma foto do seu time favorito, vinculá-la ao site oficial e usar as cores do time para um efeito legal.
E para mais opções, dê uma olhada em esses geradores de assinatura de e-mail para destacar seus e-mails.
Sua Assinatura Online do Outlook
Se você ocasionalmente acessa sua conta do Outlook na web, pode adicionar uma assinatura padrão lá também. Sim, o Outlook na web não é exatamente a mesma coisa que o Outlook nos desktops, mas isso é algo que ambos compartilham. Saiba mais sobre as diferenças entre Outlook, Hotmail e serviços de e-mail da Microsoft .
- Clique no ícone de engrenagem no canto superior direito para abrir suas configurações.
- Selecione Ver todas as configurações do Outlook no fundo.
- Escolha Correspondência à esquerda e então Compor e responder .
Embora atualmente você só possa criar e usar uma assinatura no site do Outlook, ainda pode formatá-la, adicionar imagens e links e configurá-la para o tipo de mensagem.
Reserve um tempo para criar sua assinatura de e-mail do Outlook
Para emails comerciais, as assinaturas podem ser simples, atraentes e úteis ao mesmo tempo. Eles fornecem aos destinatários uma maneira fácil de ver suas informações de contato e visitar o site da empresa. Para e-mails pessoais, as assinaturas podem ser únicas, divertidas e interessantes. Eles podem mostrar personalidade e espírito.
Portanto, dedicar um tempo para criar sua assinatura de e-mail do Outlook sempre vale a pena.
Se precisar de um pouco mais de ajuda com a assinatura de sua empresa, confira nossas dicas para criar a assinatura de e-mail profissional perfeita.
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Com seu bacharelado em tecnologia da informação, Sandy trabalhou por muitos anos no setor de TI como gerente de projetos, gerente de departamento e líder de PMO. Ela então decidiu seguir seu sonho e agora escreve sobre tecnologia em tempo integral.
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