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Como você maximiza seu tempo? Você usa aplicativos de gerenciamento de tempo? Você planeja com antecedência e se mantém em dia com sua programação? Ou você prioriza suas tarefas? Se você já tentou essas coisas e ainda tem problemas para usar seu tempo com eficácia, talvez precise de uma mudança.
A regra 80/20 é outra opção de gerenciamento de tempo e, com pequenos ajustes, pode ser a solução ideal.
O que exatamente é a regra 80/20?
A regra 80/20 também é conhecida como Princípio de Pareto. O conceito surgiu com o economista italiano Vilfredo Pareto. Ele notou que 80% das terras do país pertenciam a apenas 20% da população. Isso levou Pareto a examinar mais a fundo esse desequilíbrio e como ele se relacionava com outras áreas.
Anos depois, um consultor chamado Joseph Juran aplicou esse conceito aos negócios e o apelidou de Princípio de Pareto. Do The Economist online :
Juran estendeu o princípio ao controle de qualidade, afirmando, por exemplo, que a maioria dos defeitos na produção é o resultado de uma pequena porcentagem das causas de todos os defeitos - o que ele descreveu como 'os poucos vitais e os muitos triviais'.
De acordo com a Investopedia , Isso significa que:
- 80% do volume de vendas vem de 20 produtos da linha de produtos.
- 80 por cento da receita de uma empresa vem de 20 por cento de seus clientes.
- 80% da produção de uma empresa vem de 20% de seus funcionários.
O gerenciamento do tempo é o uso mais comum para o princípio de Pareto, já que a maioria das pessoas tende a espalhar pouco seu tempo em vez de se concentrar nas tarefas mais importantes.
Com tudo isso em mente, relacionar o princípio ao gerenciamento do tempo significa que 80% de sua produção poderia vir de apenas 20% do seu tempo. Agora a questão é: como você consegue isso? Aqui estão quatro coisas que você pode fazer.
Avalie suas tarefas com frequência
Se 80 por cento dos resultados vêm de 20 por cento do esforço, então é lógico que 80 por cento do impacto virá de 20 por cento de suas tarefas. Portanto, identifique os 20% de suas tarefas que produzirão os 80% dos resultados que você busca.
Crédito da imagem: Astephan via Shutterstock
Ao revisar suas tarefas, pergunte-se o seguinte:
- Todas as tarefas da minha lista estão marcadas como urgentes?
- As tarefas da minha lista são da minha competência ou pertencem a outro lugar?
- Estou gastando muito tempo em certos tipos de tarefas?
- Existem tarefas que devo delegar?
- Todas essas tarefas são realmente necessárias para o resultado geral?
Avalie continuamente suas metas
Seus objetivos e tarefas podem estar interligados, mas nem sempre. Alguns podem ser completamente separados. Portanto, pense em seus objetivos e nas atividades necessárias para alcançá-los. Lembre-se de que 80% dessas metas serão alcançadas com apenas 20% das atividades necessárias.
Crédito da imagem: AzriSuratmin via Shutterstock
Aqui, novamente, faça um inventário e veja quais 20 por cento das atividades o aproximam da maioria de seus objetivos. Confira estes poucos exemplos e veja se você consegue se relacionar:
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- Se eu trabalhar até tarde hoje (20 por cento da atividade), posso terminar o item da minha lista de tarefas, deixar o chefe feliz E tirar o dia de folga (metas de 80 por cento).
- Se eu fizer uma salada para comer na minha mesa para o almoço hoje (20% de atividade), posso trabalhar nessa tarefa, cumprir o prazo E chegar mais perto de minha meta de perda de peso (metas de 80%).
- Se eu agendar reuniões regulares (20 por cento da atividade), posso aumentar a comunicação da equipe, ter um projeto mais bem-sucedido E ser um líder melhor (metas de 80 por cento).
Determine seu horário nobre
Todos têm horários específicos durante o dia em que são mais produtivos. Você pode fazer seu melhor trabalho entre 9h e 11h. Ou você pode fazer mais entre 15h e 17h. Quando você se sente mais enérgico, focado e produtivo?
Crédito da imagem: Dean Drobot via Shutterstock
Determine quando é seu horário nobre e use-o para lidar com 20% das tarefas e metas que você identificou. Isso garantirá que você gaste o tempo mais produtivo do dia nas tarefas e atividades necessárias para obter os melhores resultados.
Identifique e elimine distrações
Quer você vá para o escritório todos os dias ou trabalhe em casa, as distrações estão por toda parte. Essas interrupções desagradáveis e pequenas podem causar perda de foco, tarefas atrasadas e uma redução geral em sua produtividade.
Crédito da imagem: Argus via Shutterstock
Usando o conceito de regra 80/20, FreshBooks suposições :
80 por cento de suas distrações vêm de 20 por cento de fontes.
Para assumir essas distrações e eliminá-las, você deve primeiro identificá-las. Sua lista pode ser parecida com esta:
- Uma enxurrada de e-mails
- Recebendo chamadas telefônicas
- Visitantes não planejados
- Sede ou fome
- Notificações de mídia social
Depois de ter sua lista de distrações, revise-a e veja quais delas o interrompem mais. Você provavelmente descobrirá que apenas dois ou três (20%) são a maior parte (80%) do problema. Em seguida, incorpore maneiras de eliminar essas interrupções. Aqui estão algumas sugestões:
- Bloqueie horários específicos para trabalhar em e-mails.
- Deixe as chamadas não urgentes irem para o correio de voz.
- Feche a porta do seu escritório.
- Tome uma bebida e um lanche à mão.
- Fique longe das redes sociais durante o trabalho.
- Use um aplicativo de cronômetro para cronometrar suas sessões de trabalho, bem como seus intervalos.
Você já tentou a regra 80/20?
O Princípio de Pareto pode trazer sucesso em certas indústrias e usos, mas pode funcionar para você? Se você tentou a regra 80/20 com muito sucesso, continua a usá-la? Contrariamente, se você experimentou esse conceito com resultados negativos, sabe o que deu errado?
Ainda está lutando? Adote esses hábitos de produtividade online para agilizar seus dias e confira esses softwares de controle de tempo e opções de aplicativos.
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Com seu bacharelado em tecnologia da informação, Sandy trabalhou por muitos anos no setor de TI como gerente de projetos, gerente de departamento e líder de PMO. Ela então decidiu seguir seu sonho e agora escreve sobre tecnologia em tempo integral.
como mudar o dpi no photoshopMais de Sandy Writtenhouse
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