Home-theater-designers
Enviamos e recebemos e-mails todos os dias. Ainda assim, cometemos erros embaraçosos que não podemos desfazer. ' Portanto, pode ser complicado escrever um e-mail eficaz que segure a ação do seu leitor, ao mesmo tempo que se preocupa com os desafios do nosso mundo.
Com isso em mente, compilamos algumas regras essenciais que você precisa saber ao enviar e-mails às pessoas. Siga estas regras simples para escrever e-mails melhores sem esforço.
1. Considere novamente as saudações e assinaturas
Espero que você esteja tendo uma ótima semana! costumava ser uma ótima maneira de iniciar um e-mail. Não mais! Considerando como a vida é incerta, isso pode soar como descuido e excessivamente distante.
O mesmo vale para aprovações como Atenciosamente, Cumprimentos ou Felicidades - que funcionavam perfeitamente bem antes, mas às vezes podem soar distantes da realidade.
Então, por que não mantê-lo simples e genuíno? Procure aprovações como Stay Safe, Take Care ou Sincerely. Quanto às saudações, Espero que tudo esteja bem ou Espero que você e seus entes queridos estejam se protegendo podem ser bons pontos de partida.
2. Inclua uma linha de assunto clara
Esta regra de e-mail é tão antiga quanto o próprio e-mail. Isso ocorre porque as pessoas geralmente decidem se abririam ou não um e-mail com base na linha de assunto.
Com todo o nosso trabalho agora online, a necessidade de priorizar o que é importante e ignorar o que não é é crucial. Portanto, se você ainda estiver deixando a linha de assunto em branco, é provável que seu e-mail seja ignorado.
A linha de assunto ideal contém menos de 10 palavras. Escolha um que trate de suas preocupações e comunique do que se trata o e-mail. Proposta para o projeto de aviação, reunião reprogramada ou perguntas rápidas sobre sua apresentação são alguns bons exemplos de linhas de assunto que você pode usar.
3. Use uma assinatura profissional
Tenha um bloco de assinatura predefinido que você usa para responder a e-mails em todos os seus dispositivos pessoais. Ele deve conter seu nome, o cargo de sua empresa e suas informações de contato.
Isso dá ao destinatário uma boa ideia sobre quem você é e como entrar em contato com você se for necessário. No que diz respeito à fonte e ao tamanho da sua assinatura profissional, certifique-se de que é igual ao resto do e-mail.
Também, termine seus e-mails com confiança mas não exagere com provérbios ou detalhes pessoais.
4. Apresente-se se você estiver se encontrando pela primeira vez virtualmente
Todos nós já passamos por situações em que tivemos que enviar um e-mail a alguém que não conhecíamos. Receber um e-mail de um estranho pode ser estranho. E isso é colocando de forma leve.
Portanto, dedique um minuto para se apresentar ao destinatário do e-mail. O contexto é crítico e as primeiras impressões ainda são importantes. Então, adicione uma linha como, Oi! Aqui é Tracy da Multiseon Unip. Ltd, e estou enviando um e-mail porque você expressou seu interesse em comprar nossos produtos eletrônicos.
Ou, quando você está sendo apresentado a alguém por e-mail, você também pode deixar uma mensagem dizendo como é adorável conhecê-la por e-mail.
5. Escreva e-mails compassivos
Não podemos enfatizar a importância deste. A vida é difícil. Acima de tudo, é altamente incerto.
Eles perderam o prazo? Eles não compareceram ao Google Meet agendado? Antes de enviar um e-mail severo, pare e pense bem. E se houver uma emergência médica?
Portanto, seja compassivo e pergunte se está tudo bem com eles. Um e-mail como Sentimos sua falta na reunião de hoje. Basta verificar se está tudo bem. pode construir relacionamentos que resistem ao teste do tempo.
6. Comprimir / redimensionar e nomear anexos quando puder
Não falamos muito sobre essa regra de e-mail porque, ao enviar anexos grandes, assumimos automaticamente que nosso destinatário tem espaço suficiente. Arquivos grandes levam mais tempo para baixar e podem se tornar irritantes em nenhum momento.
Portanto, certifique-se de compactá-los ou redimensioná-los. Se você estiver compartilhando muitos arquivos de uma vez, é uma boa prática adicionar uma nota educada que diga para que servem os anexos.
Além disso, nomeie seus anexos antes de enviá-los. Enviando seu currículo? Renomeie o arquivo como Tracy_Mackenzie_CV e comece com o pé direito.
7. Não use o e-mail como outro aplicativo de mensagem instantânea
A razão pela qual todos nós amamos as mensagens instantâneas é que - são instantâneas.
Mas quando você mistura os dois e usa o e-mail como um substituto para as mensagens instantâneas, você corre o risco de ser irritante e pouco profissional.
Portanto, você deve saber quando enviar um e-mail e quando encaminhá-lo para outro. Não cometa o erro de enviar muitos e-mails de acompanhamento porque eles podem estar trabalhando em casa. Não ligue para ninguém pedindo para verificar um e-mail.
Se for urgente, use outro modo de comunicação.
8. Use o humor para curar, mas com moderação
Embora muitos estejam usando o humor para aliviar o clima nestes tempos extraordinários, o problema de usar o humor nos e-mails é que o tiro pode sair pela culatra.
Se quiser usar humor em um e-mail, faça-o apenas se conhecer bem a pessoa. Você não quer parecer desrespeitoso ou rude se alguém estiver em uma situação séria. Além disso, o que parece engraçado pode não parecer engraçado.
Palavra para o sábio: se você estiver em dúvida, é melhor deixá-la de fora.
Defina respostas fora do escritório e melhore seu equilíbrio entre vida profissional e pessoal
Ao enviar e-mails às pessoas hoje em dia, você também deve estar atento ao horário. Com o estilo de vida do trabalho em casa ganhando força, as fronteiras entre o trabalho e nossa vida pessoal foram borradas. As respostas fora do escritório facilitam a compreensão quando alguém está disponível para uma reunião ou responde a um e-mail.
como vetorar uma imagem no ilustrador
Verifique as configurações do seu cliente de e-mail e configure as respostas automáticas quando você estiver ausente ou não em sua mesa. Por exemplo, o Gmail chama de resposta automática de férias, enquanto o Microsoft Outlook usa respostas fora do escritório.
Esperamos que essas regras de ouro para escrever e-mails eficazes e os hábitos corretos de e-mail ajudem você a economizar tempo e criar as respostas certas.
Compartilhado Compartilhado Tweet O email Evite estes 6 erros para uma melhor comunicação por e-mail e textoMelhore suas habilidades de comunicação evitando erros como usar muitos emojis ou digitar em maiúsculas.
Leia a seguir Tópicos relacionados- Produtividade
- Dicas de e-mail
Gargi é escritor, contador de histórias e pesquisador. Ela é especializada em escrever peças de conteúdo atraentes sobre tudo que diz respeito à Internet para clientes em vários países e setores. Ela é uma pós-graduada em literatura com um diploma em edição e publicação. Fora do trabalho, ela hospeda shows TEDx e festivais de literatura. Em um mundo ideal, ela está sempre a um minuto de ir para as montanhas.
Mais de Gargi GhosalAssine a nossa newsletter
Junte-se ao nosso boletim informativo para dicas de tecnologia, análises, e-books grátis e ofertas exclusivas!
Clique aqui para se inscrever