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As listas suspensas limitam o número de entradas para um campo de entrada. Eles ajudam a evitar erros de digitação e ortografia. E Microsoft Excel suporta recursos de lista suspensa surpreendentemente versáteis. Assim, se você deseja usar o Excel para formulários ou coleta de dados, tornar mais fácil para seus usuários para selecionar itens com listas suspensas.
Use uma lista suspensa em uma célula quando houver opções específicas disponíveis para essa célula. Por exemplo, você pode criar listas suspensas contendo opções como Masculino e Fêmea , sim e Não , ou qualquer outro lista personalizada de opções .
Mostraremos como adicionar listas suspensas às suas planilhas do Excel.
Como criar uma lista suspensa no Excel
Criar uma lista suspensa é fácil no Excel, mas o processo não é óbvio. Aqui está um resumo das etapas para criar uma lista suspensa personalizada no Excel:
- Crie um intervalo nomeado: Esta etapa é necessária para criar a lista que usaremos em sua lista suspensa.
- Adicionar validação de dados: Esta é a etapa não tão óbvia em que você preparará a célula para apresentar uma lista suspensa.
- Adicionar intervalo nomeado à validação de dados: Finalmente, você colocará tudo junto e definirá a fonte da lista suspensa (ou seja, seu intervalo nomeado anteriormente).
- Definir mensagem de entrada para validação de dados: Esta etapa é opcional. Ele permite adicionar uma mensagem pop-up para orientar os usuários da planilha.
Excel não é fácil , é poderoso. Isso significa que você tem várias opções, como verá em breve. Agora, vamos examinar as etapas para criar uma lista suspensa do Excel com mais detalhes.
1. Crie um intervalo nomeado
Uma maneira de adicionar uma lista de itens a uma lista suspensa usando a Validação de Dados é adicionar sua lista a uma planilha e nomeie o intervalo de células que contém a lista . Você pode adicionar a lista à mesma planilha onde irá adicionar a lista suspensa ou a uma planilha diferente. Usar um intervalo nomeado de células em uma lista suspensa facilita a manutenção.
Vamos criar uma lista suspensa contendo alguns tipos diferentes de alimentos em Folha2 como um exemplo. Insira cada item em uma célula separada em uma coluna ou linha. Selecione os itens, insira um nome para o intervalo de células selecionadas no Caixa de Nome e pressione Digitar .
2. Adicionar validação de dados
Vá para a planilha onde deseja adicionar sua lista suspensa. Clique no Dados guia e clique em Data de validade no Ferramentas de Dados seção.
Certifique-se de que Definições a guia está ativa no Data de validade caixa de diálogo.
3. Adicionar intervalo nomeado para validação de dados
Então, selecione Lista de Permitir lista suspensa. Usaremos o nome do intervalo nomeado de células que definimos para preencher a lista suspensa. Insira o seguinte texto no Fonte caixa.
=FoodSubstituir ' Comida 'com qualquer nome que você deu ao seu intervalo de celular. Clique OK .
o Ignorar em branco caixa de seleção é marcada por padrão. Isso permite que você selecione a célula e, em seguida, desmarque a célula sem selecionar um item. Se você deseja exigir que uma opção seja selecionada na lista suspensa, desmarque a Ignorar em branco caixa.
4. Definir mensagem de entrada para validação de dados
Se você quiser que uma mensagem pop-up seja exibida quando a célula que contém a lista suspensa for selecionada, clique no botão Mensagem de entrada aba. Verifica a Mostrar mensagem de entrada quando a célula for selecionada caixa e preencha o Título e Mensagem de entrada caixas. Você também pode usar o Alerta de Erro guia para adicionar uma mensagem que é exibida quando uma entrada inválida é inserida na lista suspensa (por exemplo, se alguém digitar na célula em vez de selecionar uma opção). Verifica a Mostrar alerta de erro depois que dados inválidos forem inseridos caixa. Selecione uma Estilo e preencha o Título e Mensagem de erro caixas.
Clique OK .
Quando você selecione uma célula contendo uma lista suspensa, a seta para baixo para selecionar uma opção é exibida à direita da célula. O botão de seta para baixo é exibido apenas quando a célula é selecionada. Mostraremos uma maneira de exibir uma seta para baixo ao lado de uma lista suspensa o tempo todo posteriormente neste artigo.
Se a lista suspensa contiver mais de oito itens, você verá uma barra de rolagem na lista suspensa ao clicar na seta.
você pode ter diferentes varas de ram?
Opções avançadas da lista suspensa
Agora que você tem uma lista suspensa básica, vamos mergulhar nas configurações avançadas do Excel para editar e personalizar sua lista.
Editar ou excluir um intervalo nomeado
Se você precisar editar ou excluir um intervalo nomeado, você deve usar o Gerente de Nomes . Clique no Fórmulas guia e clique em Gerente de Nomes no Nomes Definidos seção.
Para alterar o intervalo de células de um nome no Gerente de Nomes caixa de diálogo, selecione o Nome na lista e, a seguir, clique no botão de intervalo de células na parte inferior da caixa de diálogo. Em seguida, selecione o intervalo de células e clique no botão de intervalo de células novamente na versão compacta do Gerente de Nomes caixa de diálogo, da mesma forma que descrevemos na seção acima.
Em seguida, clique na marca de seleção verde para salvar o novo intervalo de células para o Nome .
Você também pode alterar um Nome selecionando-o na lista, clicando em Editar , editando o nome no Editar nome caixa de diálogo e clicando em OK . Você também pode alterar o intervalo de células no Editar nome caixa de diálogo.
Para excluir um nome, selecione o Nome na lista e clique Excluir .
Criar uma lista suspensa de dependentes
Uma lista suspensa dependente é aquela em que as opções mudam com base na seleção em outra lista suspensa.
Por exemplo, quando selecionamos pizza na lista suspensa que criamos no Como criar uma lista suspensa seção acima, uma segunda lista suspensa dependente contém os diferentes tipos de pizza. Se você selecionar chinês , as opções na segunda lista suspensa dependente contêm diferentes tipos de pratos chineses.
Antes de continuar, volte para o Como criar uma lista suspensa seção e criar o principal Comida favorita lista suspensa, se você ainda não tiver feito isso.
Agora, vamos criar mais três listas e nomeá-las. Insira uma lista para cada uma das opções em sua lista suspensa principal. Selecione uma das outras listas, digite um nome para essa lista no Caixa de Nome e pressione Digitar . Repita para cada lista.
Os nomes das outras listas devem corresponder às opções da lista suspensa principal. Por exemplo, uma de nossas outras três listas contém tipos de cookies e é chamada Biscoitos , como mostrado abaixo. As outras duas listas na caixa vermelha na imagem abaixo são nomeadas pizza e chinês .
Antes de criar a lista suspensa dependente, você deve selecionar um item na lista suspensa principal. Não importa qual opção você seleciona. Em seguida, selecione a célula onde deseja adicionar a lista suspensa dependente.
Clique no Dados guia e clique em Data de validade no Ferramentas de Dados seção. Selecione Lista no Permitir lista suspensa.
Insira o seguinte texto no Fonte caixa. Substituir ' $ B $ 2 'com a referência à célula que contém sua lista suspensa principal. Mantenha os cifrões na referência da célula. Isso indica uma referência absoluta à célula que não mudará, mesmo se você copiar ou mover a fórmula que faz referência a essa célula.
=INDIRECT($B)A função INDIRETO retorna a referência especificada por uma string de texto, neste caso, o texto da opção selecionada na lista suspensa principal na célula B2. Por exemplo, se você selecionar chinês na lista suspensa principal, = INDIRETO ($ B $ 2) retorna o chinês referência. Como resultado, a segunda lista suspensa contém o chinês Itens.
Clique OK .
A lista no Prato favorito lista suspensa no exemplo abaixo muda dependendo do que está selecionado no Comida favorita lista suspensa.
Copiar e colar uma lista suspensa
Se você precisar duplicar uma lista suspensa com validação de dados para outras células, copie e cole a célula usando Ctrl + C e Ctrl + V . Isso copia a lista suspensa e a formatação.
Se você deseja apenas copiar a lista suspensa com a validação de dados, mas NÃO a formatação, selecione a célula e copie-a normalmente usando Ctrl + C . Então, vá para o Casa guia e clique Colar no Prancheta seção. Selecione Colar especial .
No Colar especial caixa de diálogo, selecione Validação no Colar seção. Então clique OK .
Isso copiará apenas a lista suspensa e não a formatação da célula original.
Observação: Tenha cuidado ao trabalhar com listas suspensas no Excel. Quando você copia uma célula que não contém uma lista suspensa sobre uma célula que contém uma lista suspensa, a lista suspensa é perdida. O Excel não o alerta ou solicita a confirmação da ação. No entanto, você pode desfazer a ação usando Ctrl + Z .
Selecione todas as células que contêm listas suspensas
Como o botão de seta para baixo não é exibido em uma lista suspensa a menos que essa célula seja selecionada, é difícil saber quais células contêm listas suspensas. Você pode aplicar formatação diferente às células com listas suspensas. No entanto, você precisa encontrar todas as listas suspensas primeiro, se ainda não as formatou. Existe uma maneira de selecionar todas as células que contêm listas suspensas, permitindo que você veja onde elas estão.
Primeiro, selecione uma célula que contém uma lista suspensa. Vou ao Casa guia e clique Encontrar e selecionar no Editando seção. Então, selecione Vá para o especial .
No Vá para o especial caixa de diálogo, selecione Data de validade . o Tudo opção abaixo Data de validade seleciona todas as células que possuem qualquer regra de validação de dados aplicada a ela. o Mesmo A opção seleciona apenas células com listas suspensas usando o mesmo tipo de regra de validação de dados da célula selecionada.
Aceitaremos a seleção padrão de Tudo porque nossas listas suspensas têm regras ligeiramente diferentes. Um usa um intervalo nomeado para obter seu valor e o outro usa a função INDIRETO.
Clique OK .
Nossas duas listas suspensas são selecionadas.
Agora você pode formatar essas células para diferenciá-las de outras células, para saber onde estão todas as listas suspensas. Se você preferir não aplicar formatação diferente às listas suspensas, a próxima seção mostra outra maneira de torná-las sempre visíveis.
Tornar a seta da lista suspensa sempre visível
O botão de seta para baixo em uma lista suspensa desaparece quando a célula não é selecionada. Vamos contornar esse problema adicionando um botão de seta para baixo permanente à direita das listas suspensas.
Tiramos uma captura de tela do botão de seta para baixo em uma lista suspensa do Excel. Vamos inserir essa imagem na célula à direita da lista suspensa, para que você veja um botão de seta para baixo mesmo quando a lista suspensa não estiver selecionada. Ao selecionar a lista suspensa, o botão de seta para baixo da lista é exibido sobre a imagem que inserimos.
Para começar, baixe o drop-down-arrow.png arquivo (clique com o botão direito no link e selecione Salvar link como ) Em seguida, selecione a célula à direita de uma lista suspensa e vá para o Inserir aba.
Então clique Ilustrações e selecione Fotos .
No Inserir imagem caixa de diálogo, navegue até onde você salvou o drop-down-arrow.png arquivo e selecione o arquivo. Então clique Inserir .
A imagem é inserida no lado esquerdo da célula, parecendo estar conectada à lista suspensa na célula à esquerda. Agora, você sabe onde está a lista suspensa e pode selecionar essa célula e o botão de seta para baixo real é exibido sobre o falso.
Remover uma lista suspensa de uma célula
Se você decidir que deseja remover a lista suspensa de uma célula, selecione a célula e abra o Data de validade caixa de diálogo conforme descrito anteriormente, no Como criar uma lista suspensa seção (vá para o Dados guia e clique Data de validade no Ferramentas de Dados seção). Clique no Limpar tudo , que está disponível independentemente da guia selecionada no momento.
As opções no Data de validade caixa de diálogo são redefinidos para seus padrões. Clique OK .
A lista suspensa é removida e a célula é restaurada ao seu formato padrão. Se havia uma opção selecionada quando você removeu a lista suspensa, a célula é preenchida com o valor dessa opção.
Se você não quiser que nenhum dos valores seja preservado ao excluir a lista suspensa, poderá copiar uma célula em branco e colá-la sobre a célula que contém a lista suspensa. A lista suspensa é removida e a célula se torna uma célula em branco.
Faça com que as listas suspensas trabalhem para você
Faça pleno uso das listas suspensas para entrada de dados em Excel para ser mais produtivo e tornar sua vida mais fácil. Existem muitos outros controles de formulário disponíveis no Controles seção do Desenvolvedor guia que você pode experimentar em suas planilhas.
Como você usa as listas suspensas no Excel? Compartilhe suas idéias e pensamentos conosco nos comentários abaixo. Além disso, você tem gráficos Excel dominados ainda?
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Com seu bacharelado em tecnologia da informação, Sandy trabalhou por muitos anos no setor de TI como gerente de projetos, gerente de departamento e líder de PMO. Ela então decidiu seguir seu sonho e agora escreve sobre tecnologia em tempo integral.
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