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Receber muitos e-mails pode encher sua caixa de entrada com muitos itens desnecessários. Enquanto você está acostumado com isso, ainda adiciona um pouco de peso à sua mente. Você está sobrecarregado por ter tantas mensagens não abertas, mas não quer deletar nenhuma delas.
Quem sabe? Uma mensagem não lida em sua caixa de entrada pode salvar seu tema no futuro. Então, o que você deve fazer para limpar sua caixa de entrada sem perder dados? Ao arquivar! Veja como você faz isso.
O que é um arquivo?
De acordo com dicionário Cambridge , um arquivo é uma coleção de registros históricos relacionados a um lugar, organização ou família. Também é definido como um arquivo de computador usado para armazenar informações eletrônicas ou documentos que você não usa mais regularmente.
Da mesma forma, no Gmail, um arquivo é um repositório de suas mensagens que você não usa regularmente. Colocar um e-mail em seu arquivo é armazená-lo em algum lugar longe da vista e da mente. Mas ele ainda está lá se você precisar voltar a ele algum dia. É como o seu porão, onde você armazena itens de que não precisa, mas que pode usar no futuro.
Quando você arquiva um e-mail não lido no Gmail, ele sai da sua Caixa de entrada e é armazenado em Todos os e-mails. Também será deduzido do número de mensagens não lidas.
Para encontrar seus e-mails arquivados, vá para Todos os e-mails na barra lateral. Alternativamente, você pode escrever in: arquivo na barra de pesquisa do Gmail para mostrar apenas as mensagens arquivadas.
O que o arquivamento faz (e não faz)
Para compreender seus benefícios, você precisa saber o que exatamente acontece quando você arquiva mensagens antigas do Gmail.
- E-mails arquivados não são excluídos automaticamente . O Arquivo é como um cofre. Embora os e-mails na lixeira sejam excluídos automaticamente após 30 dias, os e-mails arquivados permanecerão no seu Gmail até que você os remova manualmente.
- E-mails arquivados podem ser pesquisados . O Gmail tem um mecanismo de pesquisa poderoso. Quando você pesquisa qualquer coisa, os e-mails arquivados fazem parte disso. Se você quiser excluí-los e pesquisar apenas na sua caixa de entrada, digite in: caixa de entrada antes do termo de pesquisa.
- E-mails arquivados contam como espaço de armazenamento . Os e-mails excluídos são removidos da unidade do Gmail, dando a você mais espaço. Por outro lado, os e-mails arquivados ainda consomem armazenamento, pois ainda fazem parte do seu Gmail.
- E-mails arquivados não são marcados como lidos automaticamente . Se você arquivar um e-mail sem abri-lo, esse e-mail permanecerá não lido até que você aja de acordo com ele.
- E-mails arquivados podem ser navegados . O Gmail não possui uma guia 'Arquivo' para navegar pelas mensagens que você enviou aqui. No entanto, você pode usar o Todo o correio para ver os e-mails da Caixa de entrada e do arquivo juntos.
- E-mails arquivados funcionam com marcadores . Você pode adicionar um marcador a uma mensagem e arquivá-la. O rótulo ainda permanecerá. Ao clicar no marcador para ver todas as mensagens marcadas com ele, o e-mail arquivado também será exibido.
Por que 'Marcar como lida' não é suficiente
Embora marcar sua mensagem não lida como lida possa reduzir os números irritantes, não é tão bom quanto arquivá-la. Isso ocorre porque sua caixa de entrada ainda está cheia de desordem.
Quando você arquiva um e-mail de que não precisa, ele sai da tela principal de e-mail. Dessa forma, você pode se concentrar em mensagens mais críticas.
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Se você acha que precisará desse e-mail no futuro, ainda pode usar a poderosa função de pesquisa do Gmail para encontrá-lo. Afinal, você não gostaria de percorrer centenas, senão milhares, de e-mails procurando por algo.
Como arquivar um e-mail
Esteja você acessando sua conta em seu smartphone ou computador, o arquivamento é simples e fácil.
No seu computador
Existem três formas de fazer isso. O primeiro é para marque a caixa de seleção da mensagem que você deseja arquivar. Uma linha de ícones aparecerá na linha superior da sua caixa de entrada - clique no Arquivo ícone, e o Gmail enviará a mensagem para a pasta 'Todos os e-mails'.
A segunda opção é abra o email em questão. Uma vez carregados, os mesmos ícones acima irão aparecer. Selecione os Arquivo botão e você retornará à sua caixa de entrada principal. UMA Conversa arquivada . a notificação aparecerá no canto inferior direito da tela, confirmando o processo.
Uma terceira opção é remover o rótulo da caixa de entrada. Ao clicar no x na etiqueta, o Gmail moverá o e-mail da sua caixa de entrada para Todos os e-mails. Uma conversa removida do ' Caixa de entrada A notificação deve aparecer na parte inferior direita do seu navegador para confirmação.
Em seu smartphone
Galeria de imagens (3 imagens) Expandir Expandir Expandir FecharQuer você seja um usuário Android ou iOS, o arquivamento é praticamente o mesmo. Abra o aplicativo do Gmail e, em seguida, deslize a mensagem você deseja arquivar à esquerda ou à direita.
Alternativamente, abra a mensagem então escolha o Arquivo botão no menu superior direito. É o quarto ícone da direita. Você deve ver a mensagem desaparecer da sua caixa de entrada e um 1 arquivado notificação na parte inferior quando você fizer isso.
Finalmente, você pode tocar no Etiquetas seção logo após a linha de assunto. UMA Rotular como janela aparecerá - desmarque o Caixa de entrada etiqueta e, em seguida, pressione OK . O e-mail é removido da sua caixa de entrada e um Etiqueta alterada a notificação aparecerá na parte inferior.
Mantendo sua caixa de entrada limpa
Se você não quiser o incômodo de selecionar manualmente os e-mails para o arquivo, use o recurso de filtro do Gmail para fazer isso automaticamente. Isso é especialmente útil para recibos que você não precisa ver, mas deve guardar.
Aqui está um guia passo a passo para fazer isso:
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- Abra o e-mail que você deseja arquivar automaticamente.
- No menu superior, selecione o submenu de três botões .
- Escolher Filtrar mensagens como estas .
- Um filtro aparecerá na barra de pesquisa - clique em Criar filtro .
- Marque o Pular a caixa de entrada (arquivar) caixa de seleção.
- (Opcional) Se você quiser que essas mensagens sejam abertas automaticamente, marque o marcar como Lido opção.
- (Opcional) Para arquivar mensagens existentes, marque o Aplique também o filtro a # conversas correspondentes .
- Clique em Criar filtro .
Retornar um e-mail arquivado
Se você acidentalmente arquivou uma mensagem de que precisa em sua caixa de entrada, pode desfazer a ação pressionando o botão Desfazer botão na notificação.
Se você perdeu, vá para Todo o correio, em seguida, escolha o e-mail que deseja devolver. No menu superior, selecione Mova para a caixa de entrada .
Se a mensagem que você deseja colocar de volta em sua caixa de entrada não for recente, localize-a na barra de pesquisa do Gmail. Repita o procedimento ao abrir o e-mail.
Como arquivar tudo no Gmail
Se quiser começar do zero e arquivar todas as mensagens do Gmail, você pode usar a função de filtro do Gmail. Você também pode usar outros comandos para refinar ainda mais seu filtro.
- Na barra de pesquisa, digite o seguinte: in: caixa de entrada . Isso retorna todos os e-mails em sua caixa de entrada.
- Se você quiser refinar o filtro, escreva antes: aaaa / mm / dd para incluir todos os e-mails antes de uma data específica. Você também pode usar depois: aaaa / mm / dd se você deseja arquivar apenas um período específico.
- Quando a pesquisa retornar resultados, clique no caixa de seleção no menu superior.
- Uma notificação dizendo Todas as 100 conversas nesta página foram selecionadas. Selecione todas as conversas que correspondem a esta pesquisa vai aparecer.
- Clique em Selecione todas as conversas que correspondem a esta pesquisa
- Escolha o Botão Arquivo
- PARA Confirme a ação em massa janela aparecerá. Escolher OK .
Dependendo de quantos e-mails você tem, o Gmail levará algum tempo com este filtro. Mas depois de um tempo, todos os seus e-mails desaparecerão da caixa de entrada e serão armazenados com segurança no Arquivo. É a etapa mais simples para atingir e manter a caixa de entrada zero.
Inbox Zero in Perpetuity
Usando as dicas e truques descritos aqui, o Inbox Zero agora é facilmente acessível. Use a poderosa barra de pesquisa e filtro do Gmail para enviar e-mails automaticamente para o arquivo, mantendo sua caixa de entrada limpa da bagunça para o resto da vida.
Aprimore ainda mais sua experiência de e-mail, aprendendo como agendar emails ou trazendo o Experiência do aplicativo Gmail para seu Mac . Aprenda os segredos do Gmail e seja o mais produtivo possível com seus e-mails.
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Jowi é escritor, treinador de carreira e piloto. Ele desenvolveu um amor por qualquer coisa de PC desde que seu pai comprou um computador desktop quando ele tinha 5 anos de idade. Desde então, ele vem usando e maximizando a tecnologia em todos os aspectos de sua vida.
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