Use o truque 'Fazer uma cópia' ao compartilhar documentos do Google Drive

Use o truque 'Fazer uma cópia' ao compartilhar documentos do Google Drive

É fácil fazer uma cópia de qualquer documento em sua própria conta do Google Drive. Mas e se você quiser que seus colaboradores façam automaticamente uma cópia de um Documento Google quando receberem um link de compartilhamento?





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Experimente estas dicas que utilizam um pequeno ajuste no URL compartilhado.



A utilidade desse hack bacana do Google Drive não está muito clara a partir do título, mas experimente-o uma vez e você verá o benefício imediato ao colaborar com outras pessoas no Google Drive.





Este método é útil quando você deseja preservar o documento original enquanto dá a outras pessoas o espaço para editar uma cópia do documento em sua própria pasta do Drive.

Isso os poupará de uma viagem ao Arquivo> Fazer uma cópia comande e compartilhe uma cópia de um Documento Google da maneira usual. É assim que funciona.



Compartilhe uma cópia de um documento do Google automaticamente

Um caso típico é um Documento Google que precisa ser preenchido individualmente por cada entrevistado. Os colaboradores podem inserir os dados em sua própria cópia do documento sem corromper o original.

Você não terá que pedir a eles para fazer uma cópia. Basta seguir esses passos e a cópia será feita automaticamente para eles.



Este hack funciona no Google Docs, Google Sheets e Google Slides.

  1. Abra o documento do Google Drive que você deseja compartilhar.
  2. Clique no azul Compartilhado botão no canto superior direito do documento.
  3. No Compartilhe com pessoas e grupos caixa de diálogo, clique em qualquer lugar no Obter link caixa conforme indicado pelo prompt.
  4. Pegue o link do documento com um clique em Link de cópia . Você pode enviar este link para qualquer pessoa por e-mail ou qualquer outro meio e, em seguida, pode visualizar, comentar ou editar o documento. Você pode definir o acesso escolhendo entre Visualizador , Comente , ou editor com um clique na pequena seta para baixo à direita.
  5. Copie e cole o link compartilhado em um e-mail. Agora, exclua tudo após a barra no link e insira 'copiar'. Edite esta pequena parte de toda a parte do link. Se você fizer qualquer outra edição, ela aparecerá como uma página de erro para o destinatário. Esta é a aparência do novo link agora:
  6. Envie o e-mail e seu trabalho estará feito. Quando o destinatário clica no link, ele o leva para a tela do Google Drive, que solicita que faça uma cópia do seu documento.

Quando eles clicam Faça uma cópia , uma cópia local do documento será salva no Google Drive. Além disso, a cópia é recebida sem os comentários, se houver no original. Se quiser enviar um arquivo com os comentários, leia a próxima dica abaixo.



Outros truques de URL do Google que você pode usar para compartilhar um documento do Google

Existem mais algumas variações que você pode forçar nos links compartilhados, dependendo do que você deseja que seu colaborador faça com eles. Vamos examinar esses quatro ajustes de URL.

1. Compartilhe uma cópia do Google Docs que inclua comentários

Às vezes, você deseja que seus comentários sejam transferidos para a cópia para que os membros da equipe possam usá-los para trabalhar em suas versões. Você pode fazer isso de duas maneiras:

  • Substituir /edit com /copy?copyComments=true no URL do arquivo.
  • Substituir /edit com includeResolvedCommentsOnCopy=false para evitar a cópia de comentários resolvidos.

2. Compartilhe uma cópia do Google Docs como uma visualização

O modo Visualizar é diferente da opção Visualizar porque exibe o documento em uma interface organizada, sem barras de menu e botões. Por exemplo, você pode compartilhar uma planilha ou uma apresentação de slides com qualquer pessoa fora de sua equipe de colaboração.

Use o modo de visualização substituindo

/edit

no URL do arquivo do Google Drive com

/preview

.

Observe que um link de visualização remove menus. Portanto, os destinatários não poderão usar o Arquivo> Fazer uma cópia opção de adicionar uma cópia ao seu próprio Google Drive.

Para contornar essa restrição, os destinatários podem ir até a barra de endereço do navegador e substituir

/preview

com

/edit

novamente para fazer uma cópia para sua própria unidade.

3. Compartilhe um documento do Google como um modelo

Você pode compartilhar um documento do Google como modelo. O destinatário obtém uma cópia descomplicada do seu documento, sem os menus do Google Drive. Eles também podem fazer uma cópia do documento para a unidade com um clique no botão azul Use o modelo botão e.

Substituir

qual é o outro no armazenamento do iphone
/edit

com

/template/preview

Este método combina a opção Visualizar com a escolha de 'Fazer uma cópia'.

Um link de download direto funciona como diz. O membro de sua equipe só precisa clicar no link e o arquivo será baixado para sua área de trabalho.

Substituir

/edit

com

/export?format=FORMAT

Adicione o formato de arquivo (como PDF ou CSV) no qual o documento deve ser salvo e seu link de download estará pronto. A opção PDF ou CSV é ideal porque é um formato universal e o destinatário não precisa de uma conta do Google para abrir e visualizar o arquivo.

Além disso, o receptor recebe um arquivo pronto para impressão que pode enviar instantaneamente para a impressora. Isso funciona com o Documentos e Planilhas Google, mas não com o Apresentações Google.

Fique de olho nas configurações de compartilhamento do Google Drive

O Google Drive é construído em torno da colaboração. Mas é sempre uma boa ideia rastreie com quem você está compartilhando seus arquivos . É fácil perder o controle quando você está trabalhando em uma equipe grande.

Os exemplos acima mostram que é fácil ajustar os URLs compartilhados e acessar os arquivos se suas permissões de compartilhamento não forem definidas com a segurança em mente. Passe algum tempo em gerenciar seus arquivos compartilhados no Google Drive e você não terá que se preocupar com arquivos caindo nas mãos erradas.

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Sobre o autor Saikat Basu(1542 artigos publicados)

Saikat Basu é editor adjunto de Internet, Windows e Produtividade. Depois de remover a sujeira de um MBA e uma carreira de marketing de dez anos, ele agora está apaixonado por ajudar os outros a melhorar suas habilidades de contar histórias. Ele procura a vírgula Oxford perdida e odeia imagens ruins. Mas as ideias de Fotografia, Photoshop e Produtividade acalmam sua alma.

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