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Compartilhar documentos no Google Drive não é mais uma novidade. E isso só fica melhor quando o trabalho remoto atinge todos os cantos do globo. É uma boa notícia para nós, pois uma simples pasta compartilhada do Google Drive abre muitas ideias de colaboração em diversos domínios.
Você ainda está pegando o jeito? Essas dez dicas devem ajudá-lo a gerenciar arquivos compartilhados um pouco melhor a partir de hoje.
Noções básicas de compartilhamento do Google Drive
Você pode compartilhar qualquer arquivo ou pasta. Mas você deve prestar atenção às pessoas com quem está compartilhando e ao nível de permissões de compartilhamento que você permite no Google Drive.
O vídeo de dois minutos resume o processo.
Como proprietário, você pode conceder a outras pessoas a propriedade completa de um arquivo ou algum nível de acesso para visualização e edição.
- Pode editar: A planilha colaborativa na qual você está trabalhando com sua equipe.
- Pode comentar: O rascunho do livro que você está escrevendo. Outros podem ver e adicionar comentários ao arquivo, mas não podem editá-lo. As pastas não têm comentários.
- Pode ver: O convite para a festa de fim de semana que você acabou de fazer com o Presentation.
Aqui está um gráfico que compara o acesso de um visualizador, comentarista, editor ou proprietário:
Fonte: Suporte do Google
1. Como desativar a cópia, download e impressão de arquivos compartilhados?
Você pode proibir o download, a impressão e a cópia de arquivos compartilhados. O recurso avançado de gerenciamento de direitos de informação remove essas opções do menu do visualizador. Esta é outra camada de controle sobre seus documentos.
Abra o Google Drive. Selecione o arquivo compartilhado e clique no Compartilhado ícone no canto superior direito.
No Compartilhe com pessoas e grupos caixa de diálogo, adicione o nome dos colaboradores. Defina o nível de permissão de seus colaboradores na lista suspensa ao lado do campo de nome. As permissões de compartilhamento do Google Drive são editor , Visualizador , Comente .
O envio de uma notificação e uma mensagem pessoal é opcional. Agora, você pode desativar o download, a impressão ou a cópia do arquivo compartilhado. Clique no ícone de engrenagem para exibir mais duas permissões que você pode desmarcar para fortalecer a privacidade do seu documento.
Volte para a caixa de diálogo anterior com um clique na seta e envie o arquivo para seu colaborador.
Os espectadores verão o Opções de exportação desativadas notificação na parte superior dos menus Arquivo e Editar. As opções de fazer uma cópia, imprimir e fazer download também estão esmaecidas para documentos, planilhas e apresentações específicos.
Observe que aqueles com permissões de 'edição' ainda poderão baixar, imprimir e copiar seu arquivo, mesmo se esta configuração estiver ativada.
2. Compartilhe uma pasta com usuários que não são do Google
Seus amigos e colegas não precisam de uma conta do Google para visualizar uma pasta ou documento do Google Drive. Você pode enviar um convite para o endereço de e-mail. Ou use um link compartilhável.
Os usuários e colaboradores que não são da conta do Google só podem visualizar o arquivo, independentemente da permissão definida.
Compartilhar por meio de um link público é um risco de segurança para documentos confidenciais, pois qualquer pessoa com o link pode acessar o arquivo. Portanto, use-o em um bate-papo público, e-mail ou mídia social apenas se o documento puder ser visualizado por qualquer pessoa.
3. Baixe uma pasta compartilhada do Google Drive
O Google Drive permite que você baixe todo o conteúdo de uma pasta compartilhada como um arquivo ZIP. Isso é útil para salvar cópias locais de documentos compartilhados. A estrutura de pastas com quaisquer subpastas é mantida no arquivo.
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Vamos para Compartilhou comigo No seu Google Drive. Clique com o botão direito na pasta e escolha Download .
Você também pode usar o ícone de pontos triplos na barra de ferramentas para fazer o download da pasta.
Se você baixar um Documento, Planilha ou Slide Google, ele será baixado como um documento do Office. Todos os outros arquivos serão baixados em seu formato nativo.
4. Transfira a propriedade dos arquivos para outra pessoa
Existem muitos motivos para transferir a propriedade de documentos para outra pessoa. Talvez outra pessoa esteja assumindo um projeto. Talvez alguém te demitiu. Melhor dizendo, você está saindo de férias e deseja apenas transferir a responsabilidade pelos documentos compartilhados. O processo de 'entrega' digital de documentos e pastas do Google Drive é fácil.
Abra o Google Drive. Selecione a pasta ou arquivo compartilhado no Documentos, Planilhas ou Apresentações e clique no botão Compartilhado ícone no canto superior direito. Quando o suposto proprietário não tiver acesso de compartilhamento ... convide digitando o endereço de e-mail no campo 'Compartilhar com pessoas e grupos'. Então Salve .
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Clique no menu suspenso ao lado do nome da pessoa cujo arquivo ou pasta você deseja possuir. Selecione Faça o proprietário .
Sua função é trocada de proprietário para editor após a transferência da propriedade. Uma mensagem pop-up avisa que 'O novo proprietário será notificado e poderá removê-lo. Você também pode perder a capacidade de alterar as configurações de compartilhamento. '
Observe: Você não pode transferir a propriedade de um arquivo sincronizado ou carregado (como um PDF ou arquivo de imagem).
5. Como solicitar acesso a arquivos compartilhados?
Ao tentar acessar um arquivo por meio de um link compartilhado, você pode ver uma mensagem que diz 'Você precisa de acesso'.
Às vezes, os proprietários compartilham um link antes de definir as permissões. Além disso, você pode querer abrir o arquivo com um ID alternativo do Google. É fácil solicitar acesso com um único clique.
Na área de trabalho:
- Abra um link para o arquivo.
- Clique em Solicitar acesso.
No telemóvel:
Com o aplicativo Drive para Android ou iOS, você pode solicitar acesso com um único toque quando a mensagem 'Não foi possível acessar o documento' for exibida. Solicitar permissão enviará um e-mail ao proprietário de dentro do aplicativo. Os proprietários de arquivos recebem uma notificação imediatamente no Android e iOS.
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6. Procure um Colaborador
Compartilhar um documento com 10 membros é fácil. Compartilhando com 50 chamadas para mais planejamento. Gerenciar arquivos compartilhados também significa rastrear qual colaborador está trabalhando em qual documento.
Vamos para Ver detalhes (Clique no ícone 'I' na barra de ferramentas). Navegue no Atividade para ver rapidamente quais arquivos você compartilhou recentemente.
Clique em Compartilhou comigo na barra lateral esquerda do Google Drive. Você obterá uma lista de todos os documentos aos quais compartilha acesso.
Use a pesquisa do Google Drive e seus filtros avançados. Os benefícios de produtividade não serão uma surpresa para quem está familiarizado com os filtros do Gmail.
Use a caixa de pesquisa na parte superior do Google Drive. A pesquisa do Google Drive também pesquisa no corpo do documento as palavras que você deseja pesquisar.
Você pode pesquisar as primeiras 100 páginas de quaisquer documentos de texto ou PDFs baseados em texto que você carregou. Você também pode pesquisar o texto encontrado nas primeiras 10 páginas de qualquer PDF de imagem. Em vez de vasculhar as pastas, use este recurso poderoso para chegar rapidamente a um arquivo.
Enquanto estiver no Google Drive, pressione o tecla de barra para posicionar o cursor direito na caixa de pesquisa. Clique na pequena seta suspensa na caixa de pesquisa para revelar os filtros de pesquisa básicos. Aprender alguns parâmetros manuais pode economizar seu tempo.
Por exemplo: Para localizar documentos que você compartilhou com alguém, use
to:bob@gmail.com.
Ajuda do Google possui a lista completa na seção 'Pesquisa avançada no Google Drive'.
7. Simplifique o compartilhamento criando grupos de contatos
Com contatos de email, você não precisa definir permissões de documentos individuais para os membros da sua equipe. Você pode apenas criar marcadores que são uma coleção de contatos em grupos de e-mail específicos.
Logar em Contatos do Google . Na barra lateral esquerda, clique em Criar etiqueta .
Dê a ele um nome descritivo de acordo com o projeto da equipe. Ou qualquer outra coisa que os torne fáceis de lembrar. Você pode rótulos de nomes por permissões para torná-los fáceis de lembrar. Qualquer contato pode fazer parte de vários rótulos.
Por exemplo: Project.view ou Project.edit
Insira os rótulos no campo de configurações de compartilhamento de arquivo ou pasta no Google Drive.
8. Veja a contagem de visualizações de um documento compartilhado
O Google mantém um histórico de versões, mas não há como saber quantas vezes um documento compartilhado foi visualizado. Eu obtive a resposta para esta pergunta de um antigo Stack Exchange discussão.
Envie o link do seu documento para o http://goo.gl serviço de redução de URL e compartilhe apenas esse URL. Este serviço fornece informações sobre quantas vezes aquele link foi clicado, que é o mais próximo que você pode saber atualmente de quantas vezes seu documento foi acessado.
O Google encerrou o suporte para seu próprio encurtador de URL. Você pode usar Bitly em vez de. Isso é útil nos casos em que você deseja compartilhar um documento publicamente e verificar a resposta. Observe que os documentos e arquivos públicos aparecem nos resultados da pesquisa.
Algumas ideias para compartilhar publicamente:
- Faça upload e compartilhe um e-book.
- Teste a resposta inicial a um produto criativo.
- Lance uma apresentação de slides para exibição pública (como SlideShare).
- Encontre conteúdo educacional aberto.
Gorjeta: Você pode usar um simples Google Site Search para pesquisar documentos públicos. Por exemplo. site de palavras-chave: drive.google.com
9. Compartilhe com o Slack
Se você ainda não está trabalhando com o Slack, é hora de apresentá-lo à sua equipe. Há muitas maneiras de fazer seus serviços favoritos funcionarem com o Slack. A integração do Google Drive está entre as mais populares.
O Slack permite importar arquivos do Google Drive e compartilhá-los via Slack. Todos os arquivos importados do Google Drive também são indexados pelo Slack para facilitar a pesquisa e referência. Os arquivos não são armazenados no Slack - eles continuam nas pastas do Google Drive. O Slack atua como um conduíte.
Um pequeno exemplo: cole um link para um documento do Google na sala de bate-papo do Slack. O Slack exibe um trecho de conteúdo do arquivo abaixo do link, uma vez que é integrado. Isso é mais útil do que apenas compartilhar links cegos.
Centro de Ajuda do Slack mostra como você pode conectar seu Google Drive ao Slack de duas maneiras fáceis.
10. Compartilhe o Google Docs do Microsoft Office
Google Drive x Microsoft Word pode ser uma dose diária de duas suítes de escritório, mas as duas potências estão finalmente se jogando bem. Você pode fazer upload de arquivos do Word, Excel e PowerPoint para o Google Drive e trabalhar com eles na nuvem como faria em qualquer outro arquivo compartilhado do Google Drive.
Todas as atualizações são salvas nos arquivos em seu formato original. Os documentos do Office armazenados no Drive também são controlados por versão. Você pode rastrear versões anteriores de um arquivo do Office ou voltar para uma versão mais antiga.
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Se você deseja usar ferramentas específicas do Google Drive, como um complemento ou traduções, basta converter o arquivo da Microsoft em um documento do Google. Caso contrário, você não precisa se preocupar em alterar um formato para o outro.
Compartilhar arquivos no Google Drive é fácil
Também ficou mais simples. Existem mais alguns Configurações do Google Drive que você pode alterar para tornar seu fluxo de trabalho mais suave. Passe algum tempo com os recursos colaborativos do Google Drive, pois a harmonia do trabalho em equipe depende disso.
Como uma ponte de colaboração, o Google Drive deve fazer parte da configuração do seu trabalho remoto em um escritório doméstico ou em qualquer outro lugar do mundo.
Crédito da imagem: quebra-cabeça por Rido via Shutterstock
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Saikat Basu é editor adjunto de Internet, Windows e Produtividade. Depois de remover a sujeira de um MBA e uma carreira de marketing de dez anos, ele agora está apaixonado por ajudar os outros a melhorar suas habilidades de contar histórias. Ele procura a vírgula Oxford perdida e odeia capturas de tela ruins. Mas as ideias de Fotografia, Photoshop e Produtividade acalmam sua alma.
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