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Embora a maioria dos usuários de PC afirme ser proficiente em software Office, como Palavra e Excel, os alcances posteriores do pacote são talvez um pouco mais assustadores. Acesso e peças semelhantes de software de banco de dados pode ser um software particularmente hostil para começar - mas representam um desafio muito menor se você souber o que está fazendo.
Este guia o guiará pelas etapas básicas de criação de seu banco de dados, preenchendo-o com informações e usando Consultas para acessá-lo rapidamente. Depois de entender os fundamentos, você estará no caminho certo para o verdadeiro domínio do Access.
Crie um banco de dados
Ao abrir o Access, você verá uma série de opções e modelos diferentes. Selecione Banco de dados de área de trabalho em branco para começar e escolher um nome de arquivo e um local em seu disco rígido para salvá-lo. Vou criar um banco de dados dos livros que possuo, mas esses mesmos conceitos podem ser usados para uma lista de e-mails, sua lista telefônica ou qualquer outro propósito.
A primeira coluna do meu banco de dados conterá o título de cada livro, então vou usar o Clique para adicionar botão para estipular que este é um Pequeno texto entrada - você deve escolher o tipo de entrada adequado ao seu projeto. Depois, renomeie o cabeçalho da coluna para algo apropriado. Vale a pena renomear sua primeira Tabela do padrão 'Tabela1' neste ponto também.
Faça o mesmo para todas as colunas diferentes que deseja incluir. No meu caso, essa foi outra entrada de Texto Curto para o nome do autor, uma célula Número para o ano de lançamento e uma caixa de seleção Sim / Não para saber se o livro em questão era ou não uma edição de capa dura. Também configurei um campo Data adicionada, que automatizaremos em um momento. Se você precisar editar qualquer tipo de dados após a criação, vá para o Campos guia na faixa de opções, destaque a coluna desejada e altere-a através do Tipo de dados menu suspenso.
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Agora mude para Vista de Design usando o ícone no canto inferior direito da tela. Para automatizar um carimbo de data / hora, escolha o Nome do campo desejado, selecione o formato de data por meio do menu suspenso e digite = Agora () no Valor padrão campo abaixo. Isso irá preencher automaticamente a célula com a data em que a entrada foi adicionada sempre que um novo item for inserido no banco de dados. O mesmo método pode ser usado para estabelecer outros padrões, sejam eles uma entrada de texto padrão ou uma fórmula como esta.
Estabelecendo uma chave primária
Se você estiver criando um banco de dados que crescerá cada vez mais, uma chave primária é vital - mas é um bom hábito adquiri-lo, mesmo se você estiver trabalhando em uma escala menor. Pode surgir confusão quando dois itens compartilham o mesmo nome, mas uma chave primária garante que haja outro identificador exclusivo disponível o tempo todo.
O Access 2013 cria um campo de ID por padrão, que então preenche automaticamente com um identificador numérico. No entanto, você pode especificar uma chave primária diferente se achar necessário. Para fazer isso, basta clicar com o botão direito do mouse no Nome do campo desejado na Visualização de design e selecionar Chave primária. No entanto, essa deve ser uma entrada verdadeiramente única para garantir que as coisas funcionem como deveriam.
Adicionar dados com formulários
Se você deseja inserir muitos dados em seu documento do Access, é vale a pena configurar um formulário . Primeiro, navegue até o Crio guia na faixa de opções e clique em Forma . Ele criará um layout padrão para você, que poderá então editar arrastando componentes individuais para a posição apropriada.
Para testar seu formulário, use a opção Exibir no lado esquerdo da faixa de opções para alternar para Vista de formulário . Aqui, você poderá adicionar uma entrada preenchendo os vários campos - faça isso agora para se certificar de que tudo funcione conforme o esperado. Para verificar seu progresso, volte para a mesa do formulário e selecione Visualização da folha de dados . Se sua primeira entrada for exibida conforme pretendido, volte para o formulário e salve seu trabalho.
Outros métodos de entrada de dados
Um formulário é uma boa maneira de padronizar a entrada de dados, especialmente se mais de um usuário for usar o banco de dados. No entanto, não é a única maneira de preencher um arquivo no Access. O método mais direto é simplesmente adicionar entradas manualmente enquanto estiver no modo de exibição de folha de dados.
Como alternativa, você pode importar um arquivo que contém dados pré-existentes. O Access 2013 oferece suporte para vários tipos de arquivo, incluindo planilhas do Excel , Arquivos CSV, XML e documentos HTML. Para importar dados de uma fonte, escolha a guia Dados externos na faixa de opções e escolha o tipo de arquivo desejado. O Access o conduzirá pelas etapas necessárias para importá-lo para o seu banco de dados.
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É importante notar que o Access faz uma distinção entre importar e vincular dados. O primeiro é o método correto se seus dados não vão mudar, mas o último permite que um documento separado seja atualizado continuamente, refletindo essas mudanças no Access. Dependendo de suas necessidades, isso pode economizar algum tempo.
Usando consultas
Depois que seu banco de dados estiver preenchido o suficiente, é hora de começar a colher os benefícios de ter uma grande quantidade de informações organizadas. As consultas são um método simples, mas poderoso, de classificar seu banco de dados de forma rápida e eficiente. Para ilustrar seu uso, aqui está uma consulta simples que pesquisará em meu banco de dados os livros de um determinado período de tempo.
Para criar uma nova consulta, navegue até o Crio guia na faixa de opções e selecione Assistente de Consulta , então escolha Assistente de consulta simples . Selecione a Tabela desejada, bem como os Campos nos quais você está interessado - no meu caso, este é o Ano do Lançamento e também o Título, então eu sei qual entrada estou olhando.
Na próxima tela, decida se deseja ver a visualização Detalhe com todos os campos de cada registro ou apenas um Resumo. Em seguida, selecione Concluir para encerrar o processo. Você verá os dados que selecionou e pode usar a lista suspensa no cabeçalho da coluna para reduzir ainda mais as coisas. Estou procurando livros escritos na década de 1970, então clicarei no menu suspenso Ano de lançamento e navegarei até Filtros de número> Entre .
Em seguida, defini um limite superior e um limite inferior para meus dados e foi apresentada uma lista dos livros lançados entre 1970 e 1980. O mesmo método pode ser usado para combinar strings de texto, caixas de seleção ou qualquer outro tipo de informação que você pode ter entrado em seu banco de dados.
Você tem alguma dica para começar a usar o Access? Você está lutando com um aspecto específico da criação de banco de dados e precisa de ajuda? Deixe-nos saber sobre seus conselhos e problemas na seção de comentários abaixo.
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Escritor inglês atualmente residente nos Estados Unidos. Encontre-me no Twitter via @radjonze.
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