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Ou você deve usar os dois? O Microsoft Access e o Excel apresentam filtragem, agrupamento e consulta de dados, mas qual programa é adequado para seus requisitos de trabalho e como você obtém o melhor dos dois mundos?
Compreender para que serve cada ferramenta
A tabela acima deve fornecer um esboço das principais comparações entre o uso do Microsoft Access ou Excel para seus requisitos de dados. Em um mundo ideal, todos nós usamos o Microsoft Excel e o Access de forma intercambiável, um por seus cálculos matemáticos avançados e comparações estatísticas, o outro por sua capacidade de organizar e exibir uma grande quantidade de dados de maneira estruturada.
Perguntas-chave antes de sua escolha
Você deve se perguntar estas questões-chave antes de embarcar com um software em vez de outro:
- Como você deseja organizar seus dados?
- Repetitivo? Duplicação?
- Acompanhamento de ações / gerenciamento de eventos?
- Você está armazenando e gerenciando ou armazenando e analisando?
- Quantos dados você tem?
- Texto?
- Numérico?
- Você precisa de formatação para saída compartilhável?
Excel é para análise de dados
O Excel se destaca em dados numéricos, seu armazenamento e as muitas permutações de análise que você pode precisar para descobrir quaisquer padrões, tendências ou equívocos em seus dados. A curva de aprendizado do Excel é bastante curta - no sentido de que pode parecer extremamente assustador no início, mas você rapidamente dobrará tabelas dinâmicas para seu próprio uso em um piscar de olhos.
como mover um programa para uma unidade diferente
As últimas versões vêm absolutamente lotado de modelos , atalhos úteis e uma GUI muito amigável, mas há considerações a serem feitas. O Excel é uma excelente ferramenta ao utilizar algumas planilhas por vez, mas quando você começa a aumentar o tamanho do seu banco de dados, por exemplo, com um conjunto de dados do governo, o Excel começa a ranger sob a pressão.
Manter uma planilha do Excel enorme com milhares, senão dezenas de milhares de entradas torna-se cada vez mais difícil e conforme seus dados evoluem a necessidade de atualizar suas fórmulas, intervalos de resumo e macros podem levar a erros que aparecem em seus dados.
Recursos Excel
Aqui estão alguns excelentes recursos online, tutoriais e modelos para lhe dar uma vantagem ao se familiarizar com o Excel:
- Aprenda Excel sem gastar um centavo - lista de referência para tutoriais do Excel, cobrindo literalmente tudo que você precisa por meio de um dos links
- Modelos para Excel - o Microsoft Office loja para modelos do Excel. O Excel 2013 tem uma lista estendida quando você abre o software - navegue para mais opções!
- Chandoo.org - toneladas de informações gratuitas cobrindo todos os níveis de aprendizagem
- MrExcel - semelhante ao Chandoo, tem milhares de vídeos e tutoriais práticos
- Youtube: Howcast Tech - ótima série introdutória, avançando em direção a algumas ferramentas intermediárias do Excel
Chandoo, MrExcel e a série YouTube da Howcast Tech são particularmente bons, cada um fornecendo tutoriais excelentes cobrindo praticamente todas as ferramentas que você pode encontrar no Excel, recursos brilhantes para iniciantes humildes até os sábios do Excel entre nós.
Acesse se destacam em gerenciamento de dados
O Microsoft Access é um animal ligeiramente diferente do Excel. Enquanto o Microsoft Excel mantém o foco em sequências de dados numéricas, potencialmente únicas, o Access fornece uma solução de armazenamento para informações que podem ser recuperadas e referenciadas em vários lugares. Vou admitir a curva de aprendizado para o Access é problemático em alguns lugares, mas depois de aprender o básico do software, você descobrirá que essas habilidades são relativamente intercambiáveis com quase qualquer software de banco de dados.
Talvez a maior diferença entre o Microsoft Access e o Excel seja o método de retenção de registros. Os registros do Microsoft Access podem ser modificados a qualquer momento. A imagem acima mostra o Microsoft Access (parte superior) e o Excel (parte inferior) para comparação. Observe que, ao usar o Microsoft Access, cada registro individual recebe um número de identificação específico - a primeira coluna - para permitir que você classifique, filtre e consulte todo o banco de dados. E seu banco de dados é apenas isso - um armazenamento digital de informações. Adicionar mais informações, modificar, remover, filtrar e consultar não tem impacto no registro existente, nem nas fórmulas, intervalos de resumo, tabelas e relatórios que você já configurou. Ao usar um grande conjunto de dados no Excel, existe a possibilidade de que a execução de qualquer uma das tarefas acima mencionadas possa quebrar algo, em algum lugar.
Um passo além do Excel
O Microsoft Access vai um passo além do Excel em termos de puro armazenamento de dados, apresentando ferramentas internas específicas para garantir a qualidade dos dados:
- Use listas de pesquisa e regras de validação para campos individuais no nível da tabela
- Os formulários podem adicionar regras adicionais à sua tabela de acesso durante a entrada de dados
- Responsivo à seleção do usuário e eventos predefinidos
- Integridade referencial entre tabelas mantidas de forma consistente pelo Microsoft Access - garantindo que todos os seus dados façam sentido, quase o tempo todo
Agregações de bancos de dados enormes também são relativamente simples no Microsoft Access. A consulta e a filtragem podem ocorrer independentemente do seu modo de armazenamento, com o Microsoft Access fornecendo soluções poderosas de análise de dados - mas sem tabela dinâmica!
Recursos do Microsoft Access
Semelhante às nossas ofertas do Microsoft Excel, aqui estão alguns excelentes recursos online, tutoriais e modelos para lhe dar uma vantagem ao se familiarizar com o Access:
- Acesso fácil com modelos - tutorial oficial do MS Office para usar modelos do Access para agilizar seu trabalho
- Introdução aos modelos do Access 2010 - uma introdução à seleção e implementação de modelos de acesso
- GCF Aprenda Grátis - Tutorial de 14 partes abrangendo a entrada de dados para a apresentação de dados e muito mais
- Acesso a tudo - absolutamente maciço lista de perguntas e tutoriais do Access
- Baycon Group [Broken URL Removed] - tutoriais detalhados que vão desde a inserção de seus dados até tabelas de consulta avançada
E o vencedor é...
Nenhum!
Oh, que desculpa, desculpe ... mas espero que tenhamos ilustrado cada parte do software para que sua próxima decisão de armazenamento / análise de dados seja mais fácil. Você pode importar dados do Microsoft Access para o Excel e vice-versa de várias maneiras, expandindo infinitamente o potencial de ambos os softwares. As soluções fornecidas pelo Microsoft Access e Excel fornecem um espectro de técnicas de gerenciamento de dados que evoluem junto com nossos requisitos de dados.
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A barra superior ilustra as opções de importação e exportação disponíveis no Microsoft Access> Dados Externos aba. O segundo mostra opções de exportação semelhantes por meio do Excel> Dados aba. Ambas as guias de dados fornecem aos usuários uma funcionalidade cruzada expandida que permite o melhor dos dois mundos: cálculos matemáticos supremos, formatação e tabelas, junto com excelente gerenciamento de dados, análise e relatório.
Os leitores mais atentos notarão a falta de uma guia de exportação do Excel.> CTRL + C ou CMD + C!
Entender o que cada ferramenta pode fazer por você e pelos seus dados pode fazer uma grande diferença, então use ambos a seu favor lendo e assistindo alguns dos tutoriais para obter alguma experiência prática com essas poderosas ferramentas de dados.
Perdemos alguma coisa? Quais são suas alternativas favoritas do Microsoft Access e Excel? Deixe-nos saber abaixo!
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Gavin é o Editor Júnior do Windows and Technology Explained, um colaborador regular do Podcast Really Useful e um revisor regular do produto. Ele tem um BA (Hons) em Redação Contemporânea com Práticas de Arte Digital pilhadas nas colinas de Devon, bem como mais de uma década de experiência profissional em redação. Ele gosta de grandes quantidades de chá, jogos de tabuleiro e futebol.
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