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Um dos recursos mais úteis do Excel é a capacidade de classificar seus dados por data. Talvez você precise organizar as datas de nascimento dos membros da sua família para enviar cartões, classificar suas transações de orçamento semanal para o final do ano ou controlar a receita de vendas por mês.
Existem várias maneiras de organizar suas entradas de acordo com a data. Você pode colocar os dados em ordem crescente ou decrescente e classificá-los por dia, semana, mês ou ano. Apresentaremos todas as diferentes opções abaixo.
Como classificar colunas do Excel por data crescente ou decrescente
É fácil classificar uma coluna individual em ordem de data crescente ou decrescente no Excel:
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- Selecione os dados que deseja classificar.
- Na barra de menus (também chamada de faixa de opções) na parte superior da tela, sob o Casa guia, selecione Classificar e filtrar .
- Então escolha Classificar do mais antigo para o mais recente ou Classificar do mais recente para o mais antigo .
Alternativamente, você pode obter o mesmo resultado selecionando seus dados e clicando com o botão direito para selecionar Ordenar . Em seguida, escolha a ordem que funciona melhor para seus dados.
Isso funciona bem se você estiver classificando uma lista simples de datas e planeja inserir os dados correspondentes posteriormente. Classificar dessa forma sempre organizará as datas em ordem cronológica, primeiro por ano, depois por mês e depois por dia.
Como classificar tabelas inteiras por data crescente ou decrescente
Ao classificar datas em uma tabela, é útil adicionar cabeçalhos no topo de cada coluna. A seguir, mostraremos como usar esses títulos como categorias para classificar seus dados.
Ao classificar os dados em uma tabela, é importante destacar tudo isso. Se você destacar apenas uma coluna, classificará apenas essa coluna, deixando as colunas correspondentes em sua ordem original. Então, as datas não coincidem com os dados corretos.
Se você detectar o erro imediatamente, clique em Desfazer para retornar ao arranjo original. Caso contrário, pode ser necessário reverter para uma versão anterior do documento ou inserir os dados novamente.
Felizmente, o Excel geralmente detecta esse erro a tempo de evitá-lo.
Se você tentar classificar apenas com as datas selecionadas, o Excel deve dar um aviso e perguntar se você gostaria de expandir sua seleção. Quando a mensagem de erro aparecer, selecione Expanda a seleção e clique Ordenar .
Em seguida, passe o mouse sobre a seleção de dados. Destaque os itens ausentes arrastando o pequeno quadrado verde no canto inferior esquerdo e tente classificar novamente.
Selecione os títulos e dados que deseja classificar. Então clique Home> Classificar e Filtrar e selecione sua ordem de classificação.
Observe que isso só funcionará se a data estiver na Coluna A. Se desejar classificar por data quando as datas estiverem listadas em uma coluna diferente, você precisará usar a Classificação Personalizada.
Usando a classificação personalizada do Excel para classificar por data
A classificação personalizada é outra maneira prática de classificar por data. Se seus dados tiverem títulos, você pode usá-los como categorias para classificar as entradas facilmente, mesmo se não estiverem na primeira coluna.
No exemplo abaixo, uma classificação simples como já mostramos, você classificará os itens na coluna Transação em ordem alfabética, em vez de colocar as datas em ordem. Como a data está na segunda coluna, precisamos usar uma Classificação Personalizada para informar ao Excel para classificar as datas na Coluna B.
Para fazer isso:
- Destaque os títulos e os dados abaixo deles.
- Na faixa do Excel, clique em Página inicial> Classificar e filtrar> Classificação personalizada . Ao lado de Ordenar por , escolher Encontro no menu suspenso.
- Marque a caixa no canto superior direito para usar seus cabeçalhos de dados como categorias de classificação. Selecione Mais antigo para o mais recente ou Do mais novo para o mais antigo de Pedido menu suspenso.
A classificação personalizada também permite escolher várias categorias de classificação. Por exemplo, você pode usar esta função se quiser ver as transações listadas primeiro por uma coluna e depois por outra.
Na caixa de classificação personalizada, selecione Classificar por> [Primeira coluna] . Então clique Adicionar nível> Depois por> [Segunda coluna] . Clique OK para classificar sua mesa.
Usando funções do Excel para classificar por mês
Existem alguns casos em que você pode querer extrair o mês da data inserida. Um exemplo é colocar todos os aniversários dos seus colegas em ordem, para que você possa agradecer a todos com um bolo de aniversário mensal. Para os seus propósitos aqui, o mês é importante, mas o ano é irrelevante.
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Existem muitas funções e fórmulas do Excel que podem ajudá-lo a fazer cálculos rápidos ou extrair dados de uma célula. Uma dessas funções é a função MÊS.
Use a função MÊS para extrair o dígito do mês de cada entrada da data completa. Primeiro, adicione uma coluna com Mês como cabeçalho. Clique na primeira célula vazia em Mês. Nesse caso, será C2. Modelo = MÊS (B2) , onde B2 se refere à primeira entrada na coluna Data.
A função MONTH produzirá um dígito de 1 a 12 na célula correspondente. Esses dígitos representam os meses em ordem cronológica de datas, então janeiro = 1 e dezembro = 12. Para inserir a função rapidamente em cada célula, passe o mouse sobre C2 até que a caixa verde apareça no canto inferior da célula. Em seguida, clique e arraste a caixa para a parte inferior da coluna.
Agora você pode usar o Excel para classificar as datas por mês, para não perder ninguém da sua lista. Destaque toda a tabela, incluindo os cabeçalhos, clique com o botão direito, clique Classificar e filtrar> Classificação personalizada> Classificar por mês .
Você também pode usar uma função para classificar os dados por ano. Siga as instruções acima substituindo a função MÊS por = ANO (A2) . O resultado será uma lista de anos em ordem.
Usando uma fórmula do Excel para classificar por mês e dia
A função MONTH é rápida e fácil se você não precisa dos dias em ordem, mas digamos que você queira comemorar cada aniversário individualmente. Uma fórmula pode ajudar aqui.
Adicione uma coluna chamada Aniversários. Na célula vazia (C2), ao lado da primeira data, digite = TEXTO (B2, 'MMDD') , onde B2 se refere à primeira data. Isso retornará uma lista de datas, sem o ano, formatada como MMDD. Por exemplo, 07/12/1964 se tornará 1207.
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Faça uma classificação personalizada para colocar sua lista de aniversários em ordem. Como os aniversários são formatados como texto, em vez de datas, o Excel avisará você. Selecione Classifique qualquer coisa que se pareça com um número, como um número> OK , e sua lista estará na ordem correta.
E se a classificação por data não funcionar no Excel?
Se seus dados não parecem estar sendo classificados corretamente, verifique se você os inseriu em um formato que o Excel reconhecerá. Se todos os números estiverem justificados à esquerda em suas células, você pode armazená-los como texto. Para corrigir o formato, clique no Texto menu suspenso na faixa do Excel e selecione um formato de data.
Organize seus dados do Excel por data
A capacidade de classificar por data no Excel é muito útil e tem uma variedade de aplicativos, como vimos aqui. Existem muitos aplicativos e modelos de planilha úteis para realizar quase todas as tarefas, desde o orçamento e controle de despesas até o planejamento do casamento.
Os modelos são um ótimo lugar para começar, mas a beleza do Excel é a capacidade de personalizá-lo completamente para atender às suas necessidades.
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Shari é uma escritora canadense autônoma de tecnologia, educação e imóveis, e uma colaboradora regular da MakeUseOf.
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