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A mala direta pode economizar tempo e esforço, portanto, aprenda o processo do início ao fim com este guia.
Praticamente todos que estão familiarizados com o pacote Office já ouviram falar da Mala Direta, mas muitos não sabem exatamente como o processo é realizado. É mais fácil do que você imagina - desde que você saiba como configurar seus documentos de antemão e mesclá-los no Word.
Assim que estiver funcionando, você usará este recurso para criar tudo, desde cartões de índice personalizados para uma mala direta em massa em seu local de trabalho. A mala direta só é assustadora pela primeira vez, e você pode provar isso por si mesmo trabalhando com este passo a passo.
Usamos o novo Office 2016 para este guia, mas o processo se aplica a versões anteriores do Microsoft Word e Excel.
Como configurar o documento de origem
A mala direta funciona preenchendo campos especificados em um documento com dados de outra fonte, normalmente um banco de dados ou planilha . A primeira etapa para uma mala direta bem-sucedida é configurar o documento de origem e garantir que ele seja formatado de uma maneira que o Word possa entender.
Dado que é o uso mais comum dessa técnica, nosso exemplo se concentrará em colocar nomes e endereços individuais em uma mala direta em massa genérica. Os campos que incluiremos são Nome, Empresa, Endereço, Cidade, Estado e CEP - mas essas especificações não são essenciais, contanto que você esteja seguindo o processo abrangente.
Usando Excel
Se você estiver usando o Excel para construir seu documento de origem, você simplesmente precisa produzir uma tabela com todas as informações pertinentes que podem ser incluídas nesta mala direta ou em uma mala direta futura.
A idéia básica aqui é dividir suas várias informações em colunas separadas e dar a cada uma um cabeçalho apropriado. Isso facilita a escolha desses detalhes posteriormente, tornando possível usar o mesmo documento de origem para criar qualquer coisa, desde um crachá de identificação a uma etiqueta de endereço.
Em seguida, selecione todos os seus dados (incluindo cabeçalhos de coluna), navegue até o Fórmulas guia e selecione Definir o Nome .
Você será solicitado a fornecer um nome para seu conjunto de dados, então escolha algo apropriado. Se você provavelmente supervisionará vários projetos de mala direta para diferentes correspondências, é aconselhável adicionar algo reconhecível para diferenciá-los mais adiante. Feito isso, salve seu trabalho e feche a planilha.
Usando o Word
Você também pode usar um arquivo do Word como documento de origem, mas isso requer um pouco mais de esforço. Você vai precisar arrume uma mesa para manter as coisas organizadas , então vá para o Inserir guia, encontre o Mesas seção e clique no menu suspenso. Estipule o tamanho da tabela necessária para o seu projeto e comece a preenchê-la com seus dados.
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Não há necessidade de se preocupar muito com a formatação aqui, já que este documento se destina exclusivamente a funcionar como um arquivo de origem para a mala direta. No entanto, a precisão é fundamental, portanto, certifique-se de que todos os seus dados foram colocados nas colunas corretas e devidamente intitulados. Quando terminar, salve o documento e feche-o por enquanto.
Iniciando sua mala direta
Abra o Word e crie um novo documento. Vá para o Mailings guia e clique no Iniciar mala direta menu suspenso para selecionar o projeto desejado.
É aqui que o processo pode divergir um pouco, dependendo do que você está procurando fazer. Se eu estivesse fazendo uma etiqueta ou qualquer outra coisa que pudesse ser impressa em papel fora do padrão, seria apresentada outra tela que me permitia estipular algumas opções de impressão adicionais.
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Neste caso, escolha o Predefinição bandeja, a menos que você tenha motivos para fazer o contrário e, em seguida, selecione o número do produto apropriado para que o Word possa aplicar o modelo correto.
Importando dados de origem
Com essas bases estabelecidas, podemos agora começar a importar informações que inserimos no documento de origem no início do processo. Vá para o Mailings guia mais uma vez, clique em Selecione os Destinatários e escolher Use a Lista Existente .
Navegue até o seu documento de origem, seja ele criado no Word ou Excel - o pacote Office da Microsoft funcionará bem em conjunto na maioria das situações. Se estiver usando uma planilha, será solicitado que você confirme a tabela que está selecionando e certifique-se de que a caixa marcada A primeira linha de dados contém cabeçalhos de coluna está marcado. Agora vá para o Escrever e inserir campos seção do Mailings guia e clique em Bloco de Endereço (ou o que fizer sentido para o seu projeto).
Aqui, você poderá ajustar exatamente quais campos são transferidos do seu documento de origem para a sua correspondência finalizada. Para ainda mais opções nesta fase, poderíamos ter adicionado o nome, o nome do meio e o sobrenome de nossos destinatários como colunas individuais, o que expandiria a lista de opções disponíveis no Insira o nome do destinatário neste formato campo. No entanto, isso é estritamente opcional.
A ferramenta Bloco de Endereços é ótima para quem deseja agilizar a mala direta, mas se deseja estipular exatamente como seu documento está disposto , considere usar o Inserir campo de mesclagem opção sob o Escrever e inserir campos seção para colocar cada campo manualmente. Depois de inserir seus campos no documento, você pode usar Resultados de pré-visualização para ver como ele será impresso depois de preenchido.
Agora é a hora de fazer quaisquer ajustes de formatação que você possa precisar realizar; alterando a fonte, ajustando como cada campo ficará na página e quaisquer floreios estéticos que você deseja adicionar. Depois de fazer isso, navegue até a guia Mailings mais uma vez e clique em Concluir e fundir debaixo de Terminar seção. Seus documentos preenchidos devem estar prontos e esperando por você para imprimir e enviar pelo correio.
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Escritor inglês atualmente baseado nos Estados Unidos. Encontre-me no Twitter via @radjonze.
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