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Usando a mala direta, você pode personalizar e-mails e cartas em massa usando espaços reservados. Tudo que você precisa é de um banco de dados de contatos e um modelo de e-mails ou cartas para eles.
Neste artigo, mostraremos como criar uma mala direta do Microsoft Word usando um banco de dados do Excel. As etapas são retiradas do Microsoft Word e Excel 2016, mas o processo é o mesmo para todas as edições.
Como fazer uma mala direta no Excel
A mala direta usa fontes de dados de um banco de dados e as coloca nos respectivos espaços reservados para personalizar seus emails em massa. Esses bancos de dados podem ser qualquer coisa da lista mencionada abaixo:
1. Abra o seu Microsoft Excel planilha.
2. Crie uma lista de contatos manual em Palavra ao usar mala direta.
3. Escolha dados de contatos a partir do aplicativo Microsoft Outlook.
Você tem dois conjuntos de opções para escolher:
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- Contatos do Gmail em um arquivo compatível.
- Microsoft SQL Server.
O banco de dados de pasta de trabalho do Microsoft Excel é mais preferido quando você precisa usar a mala direta no Word. Para mala direta, você usará o Excel para criar um banco de dados que o Word usará mais tarde.
Se você não tiver um arquivo Excel com detalhes de contato, você pode usar este exemplo de arquivo Excel para fins de teste .
Para evitar inconsistências em seus e-mails ou cartas em massa, você precisa ajustar seu arquivo Excel conforme mencionado abaixo:
- A primeira linha deve ter apenas cabeçalhos de coluna começando com célula A1 . O Word usará esses cabeçalhos de coluna como Mesclar Campos quando você usa a mala direta do Microsoft Word.
- Você deve editar os cabeçalhos das colunas para que correspondam aos nomes dos marcadores que usará no documento de modelo de e-mail ou carta.
- Você precisa garantir que o arquivo de planilha contenha dados de contato como um registro por padrão de linha. Por exemplo, no tutorial atual, todos os detalhes de contato disponíveis do cliente James Butt é acessível entre células A2 e J2 .
- Os dados numéricos de qualquer contato, como CEPs, porcentagens de desconto, milhas, moedas, etc., devem estar no formato numérico apropriado.
- Para fazer qualquer alteração, selecione a célula ou um intervalo de células que contém os números.
- No Aba inicial , dentro do Fita , Clique no seta suspensa além do mais em geral .
- Faça todas as adições antes de vincular o documento do Word de mala direta ao arquivo de banco de dados do Excel. Depois de fazer todas as alterações, Salve o arquivo Excel.
- O arquivo de banco de dados Excel de seus contatos deve estar presente no armazenamento local de seu computador.
- Certifique-se de que todos os dados estejam na primeira planilha da pasta de trabalho do Excel.
Como fazer uma mala direta no Word
Depois de criar o banco de dados no Excel, você precisa abrir o modelo de e-mail ou carta que deseja enviar para vários destinatários. Siga as etapas descritas abaixo:
1. No Fita , Clique no Guia Mailings .
2. No Iniciar grupo de mala direta , você precisará clicar em Iniciar mala direta .
3. Você verá seis tipos de documentos de mala direta. Clique em Cartas ou Mensagens de e-mail .
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4. No Iniciar mala direta grupo, clique em Selecione os Destinatários . Você verá opções como digitar uma nova lista, usar uma lista existente e escolher entre os contatos do Outlook.
5. Você pode escolher qualquer uma das três opções acima, dependendo de como deseja vincular a lista de contatos ao modelo de carta. Neste tutorial, vamos selecionar Use uma lista existente utilizar o banco de dados Excel que você criou ou baixou anteriormente.
6. No Selecione a fonte de dados Na caixa de diálogo, localize a pasta onde o arquivo de banco de dados do Excel está disponível. Depois de encontrar o arquivo, selecione-o e clique em Abrir para carregar o banco de dados na mala direta do Word.
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7. Você verá o Selecione a mesa caixa de diálogo. Saia da caixa clicando em OK sem fazer nenhuma alteração na caixa de diálogo.
8. Isso é ótimo! Você vinculou com êxito os dados de origem ao programa de mala direta do Word.
9. O Word irá combinar automaticamente os cabeçalhos das colunas do banco de dados com os itens do campo de mesclagem. Para garantir a correspondência adequada, vá para Grupo de escrever e inserir campos no Guia Mailings do Fita e então clique em Match Fields .
10 Match Fields a caixa de diálogo aparecerá. Na coluna do lado esquerdo, você verá os itens do campo de mesclagem. No lado direito, você encontrará dados correspondentes do banco de dados Excel vinculado.
11. Será o mesmo se você usar outros dados de origem, como contatos do Outlook ou contatos exportados do Gmail. Certifique-se de que não haja incompatibilidades percorrendo a lista. Clique em OK fechar.
12. Em seu modelo de carta, coloque o cursor à frente da primeira letra e pressione Digitar algumas vezes para deixar algum espaço acima do corpo da carta.
13. Posicione o cursor na parte superior do documento e clique em Bloco de Endereço no Grupo de escrever e inserir campos no Guia Mailings do Fita .
14. No lado esquerdo do Inserir bloco de endereço caixa de diálogo, você pode escolher o nome, nome da empresa, endereço, país, etc., opções de formatação. No lado direito, você verá uma prévia do bloco de endereço.
15. Você pode usar o Match Fields opções para retificar qualquer incompatibilidade de dados de entrada. Clique OK adicionar AddressBlock dentro das divisas.
16. Em seguida, clique no Saudação no Escrever e inserir campos grupo depois AddressBlock , dando-lhe um espaçamento entre linhas.
17. O Inserir linha de saudação a caixa de diálogo aparecerá. Você pode fazer as alterações que desejar e, em seguida, clicar OK . o GreetingLine dentro de divisas aparecerá na carta.
18. Você pode clicar no Resultados de pré-visualização comando no Fita para ver como a carta se parece.
19. Você também pode adicionar campos de mesclagem personalizados além de AddressBlock e GreetingLine . Digamos que você queira adicionar Marca e modelo do veículo dentro do corpo da carta.
20. Para fazer isso, abra o arquivo de banco de dados do Excel vinculado à mala direta e adicione o Marca e modelo do veículo cabeçalho da coluna. Insira os detalhes do veículo e Salve o arquivo Excel.
21. Agora, vá para o documento do Word de mala direta e repita passos quatro , cinco , e seis .
22. Agora, selecione qualquer palavra ou algumas palavras dentro do corpo da letra e clique em Inserir campo de mesclagem no Grupo de escrever e inserir campos .
23. No Inserir campo de mesclagem caixa, escolha Campos de banco de dados e, em seguida, selecione Marca e modelo do veículo . Clique em Inserir para adicionar o campo de mesclagem personalizado.
24. É assim que você pode adicionar quantos marcadores de posição variáveis desejar para personalizar cada carta ou e-mail que enviar. A mala direta do Microsoft Word corresponderá automaticamente os dados ao nome dos destinatários.
25. No Fita , Clique em Concluir e fundir comandar e então escolher Imprimir Documentos ou Enviar mensagens de e-mail . Você também pode clicar em Editar Documentos Individuais para revisar seus e-mails ou cartas antes de enviá-los.
Use mala direta para aumentar a produtividade do e-mail
Agora você sabe fazer uma mala direta usando o Microsoft Word e o Excel. Use a mala direta para enviar e-mails personalizados com mais rapidez e estabelecer um bom relacionamento com seus contatos profissionais ou pessoais. Continue usando o Word para tornar sua vida profissional e pessoal mais fácil do que antes.
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O Microsoft Word não seria a ferramenta que é sem seus recursos produtivos. Aqui estão vários recursos que podem ajudá-lo todos os dias.
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Tamal é redatora freelance da MakeUseOf. Depois de adquirir experiência substancial em tecnologia, finanças e processos de negócios em seu emprego anterior em uma empresa de consultoria de TI, ele adotou a escrita como profissão de tempo integral há três anos. Embora não esteja escrevendo sobre produtividade e as últimas notícias de tecnologia, ele adora jogar Splinter Cell e assistir a vídeos Netflix / Prime.
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