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O Google Agenda é um dos principais aplicativos de calendário do mundo. Seus recursos básicos são suficientes para a maioria das pessoas, mas com alguns ajustes você pode transformar o Google Agenda em uma potência de produtividade.
Um dos mais simples, mas esquecido desses recursos é a capacidade de compartilhe sua agenda com outras pessoas . Por exemplo, você pode querer compartilhar um (ou mais) de seus calendários do Google para que:
- Seus colegas sabem quando você está livre para compromissos.
- Sua família sabe em que turnos você está trabalhando esta semana.
- Seus leitores podem ver uma lista dos próximos eventos.
Na verdade, calendários compartilhados são a opção perfeita em muitas situações diferentes. Seja qual for o motivo que você tenha para compartilhar um Google Agenda, veja como você pode fazer isso para ajudar a manter sua vida ainda mais organizada.
Compartilhando com pessoas
Se você tem uma agenda que deseja compartilhar com outras pessoas, clique na seta ao lado da agenda relevante e clique em Compartilhe este calendário .
Você será levado a uma página de configurações simples. Nessa página sob o Compartilhe com pessoas específicas seção, entre no endereço de e-mail da pessoa com quem você deseja compartilhar a agenda. Se essa pessoa já usa o Google Agenda, tudo correrá bem. Se eles não usarem o Google Agenda, eles receberão um e-mail convidando-os a se inscrever (grátis).
Agora você está pronto para selecionar as permissões que deseja conceder a eles. Suas opções aqui são:
- Ver apenas livre / ocupado - útil se você não quiser compartilhar todos os detalhes do seu calendário.
- Veja todos os detalhes do evento - para quando você quiser que as pessoas possam apenas olhar no que está em sua agenda.
- Faça alterações nos eventos - se você deseja que a outra pessoa possa fazer alterações em seu nome.
- Faça alterações E gerencie o compartilhamento - se você quiser que outra pessoa compartilhe a responsabilidade por quem mais pode ver o calendário.
Depois de escolher as configurações corretas, clique em Salve . A pessoa com quem você está compartilhando a agenda receberá um e-mail alertando-a de que agora ela poderá ver a agenda de sua própria conta.
Revogando acesso
Para parar de compartilhar sua agenda com pessoas específicas, volte para a página de configurações clicando no Compartilhe este calendário link da página inicial do Google Agenda.
Clique no ícone da lixeira ao lado da pessoa de quem você deseja remover as permissões. Eles não poderão mais ver sua agenda.
Compartilhe com usuários que não são do Google Agenda
Você pode querer compartilhar um calendário com alguém que usa outro aplicativo de calendário, como Apple Calendar ou Microsoft Outlook. Ou você pode querer visualizar sua própria agenda em outros aplicativos além do Google Agenda.
Ao compartilhar sua agenda dessa forma, a outra pessoa poderá ver sua agenda compartilhada por completo. Elas vão não ser capaz de editar ou adicionar eventos.
Para fazer isso, clique na seta ao lado do calendário que deseja compartilhar. Selecione Configurações do calendário.
Role para baixo até o Endereço Privado seção e clique no ícone iCal . Copie o URL que aparece (clique com o botão direito do mouse no URL e clique em copiar) . Envie este URL para a pessoa com quem você deseja compartilhar a agenda.
Lembre-se de que qualquer pessoa com este URL pode visualizar sua agenda.
Desde que seu aplicativo de calendário suporte iCal, eles serão capazes de usar este URL para visualizar seu calendário. Se eles usarem o Apple Calendar ou Outlook, compartilhe este artigo com eles para que possam ver as seguintes instruções sobre o que fazer com este URL.
Adicionando iCal ao Apple Calendar
Abra o Apple Calendar e clique em Arquivo> Nova assinatura de calendário. Cole o URL na respectiva caixa e clique em Se inscrever.
Na caixa de configurações que aparece, você pode personalizar o nome deste calendário e selecionar a freqüência com que deseja que o calendário seja atualizado. Quando estiver satisfeito com todas as configurações, clique em OK. Agora você poderá visualizar esta agenda compartilhada em sua conta.
Adicionando iCal ao Outlook
Ao adicionar um calendário iCal ao Outlook, em vez de copiar e colar o URL do iCal, clique no URL do iCal .
O calendário deve ser baixado como um arquivo .ics. Abra este arquivo com o Microsoft Outlook e o calendário deve ser adicionado à sua conta automaticamente.
Revogando acesso
Se você compartilhou sua agenda com alguém via iCal, a única maneira de revogar o acesso é alterando o URL de sua agenda. Quando você altera o URL, a agenda não estará mais acessível para qualquer um com quem você compartilhou. Se quiser continuar compartilhando a agenda com algumas pessoas, mas não com outras, você terá que compartilhar o novo URL com elas.
Para alterar o URL e, portanto, revogar todo o acesso compartilhado à agenda, clique na lista suspensa ao lado do Google Agenda compartilhado, clique em Configurações do calendário, clique Redefinir URLs privados. Clique OK na caixa pop-up que aparece.
Agora você revogou o acesso a esse calendário. Siga as etapas acima para compartilhar a agenda novamente.
Tornar um calendário público
Às vezes, você pode querer tornar uma agenda totalmente pública. Isso pode ser para mostrar aos espectadores a programação de eventos de uma conferência ou para permitir que o público veja quando você está disponível.
Para fazer isso, clique na seta ao lado da agenda que deseja compartilhar e clique em Compartilhe este calendário. Na página de configurações, selecione Torne este calendário público. Isso fará com que todos os detalhes de cada evento possam ser vistos por qualquer pessoa. Se você preferir que os espectadores possam ver apenas os períodos livre e ocupado em sua agenda, selecione também o Compartilhe apenas minhas informações de livre / ocupado.
Para direcionar as pessoas para sua agenda, clique na seta ao lado da agenda e clique em Configurações do calendário. Debaixo de Endereço do calendário seção, você verá dois ícones.
O ícone HTML fornece um URL direto para o seu calendário (isso só funciona se o calendário for público). Envie este link para quem você gosta, ou publique no seu site. Observe que não são apenas as pessoas com este link que podem acessar sua agenda. Quando sua agenda é pública, seus eventos podem acabar sendo exibidos nos resultados de pesquisa do Google.
Se você quiser que as pessoas possam carregar seu calendário público em seus próprios aplicativos de calendário (como Apple Calendar ou Outlook), clique no ícone do iCal e envie o link que é exibido.
Tirando mais proveito da sua agenda
Poder compartilhar seu (s) Google Agenda (s) pode não ser um recurso de que você precisa no momento. Mas se você precisar disso, como você pode ver, você tem muitas opções para escolher. Opções que permitem que você compartilhe sua agenda com pessoas que usam o Google Agenda ou não. E opções que permitem que você torne sua agenda totalmente pública.
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Usar recursos como esses, junto com outros recursos do Google Agenda e fantásticas extensões do Chrome, pode realmente ajudar você a economizar tempo todos os dias ao usar o Google Agenda.
Há alguma opção de compartilhamento de agenda que você pensou que estava faltando aqui? Em caso afirmativo, quais você gostaria de ver apresentados?
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Rob Nightingale é graduado em Filosofia pela Universidade de York, no Reino Unido. Ele trabalhou como gerente e consultor de mídia social por mais de cinco anos, dando workshops em vários países. Nos últimos dois anos, Rob também foi redator de tecnologia e gerente de mídia social da MakeUseOf e editor de boletim informativo. Você normalmente o encontrará viajando pelo mundo, aprendendo edição de vídeo e fazendo experiências com fotografia.
Mais de Rob NightingaleAssine a nossa newsletter
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