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O que você ganha quando combina duas semanas de férias com uma vida profissional agitada? Um projeto gigante esperando por você quando você voltar para casa - apenas folheando todos aqueles e-mails! Espere - por que não habilitar o Respondente de ausência temporária no Outlook e automatizar algumas dessas respostas para você?
Aqui no MakeUseOf, abordamos como fazer isso no Gmail, como as instruções da resposta automática de férias de Tina e o método de Mark para fazer isso usando um filtro de e-mail. O único cliente que ainda não cobrimos é o Outlook. Infelizmente, ao contrário do Gmail, a versão gratuita do Outlook.com não oferece o recurso de resposta de ausência temporária. No entanto, se você tem o Outlook 2010 e uma conta em um servidor MS Exchange - que muitas empresas fornecem aos funcionários - então você está com sorte.
Usando o Respondente de Fora do Escritório no Outlook
A Microsoft tornou extremamente simples configurar um sistema automatizado que enviará respostas instantâneas a qualquer pessoa que lhe enviar um e-mail enquanto você estiver fora do escritório. Não importa se é apenas durante 24 horas ou durante 2 semanas de férias, você pode configurar o cliente Outlook para responder exatamente como você deseja e exatamente pelo tempo que você precisa.
Para obter essas configurações no Outlook 2010, no botão Logotipo do Windows, selecione Informações. Aqui, você verá um grande botão que diz 'Respostas automáticas' com uma porta e um ícone de seta.
Clique no botão Respostas Automáticas para iniciar a ferramenta Fora do Escritório do Outlook. A janela pop-up que você verá é muito mais avançada do que você pode imaginar. À primeira vista, é uma maneira rápida de habilitar 'Enviar respostas automáticas' e simplesmente digitar uma nota rápida que o Outlook enviará automaticamente em seu nome para qualquer pessoa que enviar um e-mail para você.
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No entanto, após uma inspeção mais detalhada, você verá que há muito mais funcionalidade aqui do que aparenta.
Em primeiro lugar, você pode definir um intervalo de datas específico para habilitar o recurso de resposta automática, para que, ao voltar das férias, não precise se preocupar em se lembrar de desligá-lo!
Você também notará que há duas guias. O da esquerda é configurar uma resposta automática apenas para pessoas que enviam e-mails para você de dentro da empresa.
A guia à esquerda é onde você pode configurar uma resposta específica para qualquer pessoa que lhe enviar e-mails de fora da sua empresa.
Configurando Regras de Email
Você notará na parte inferior desta janela, um pequeno botão aparentemente insignificante chamado 'Regras ...'
Na verdade, esse botão é bastante significativo porque permite definir melhor como o Outlook responderá automaticamente, definindo pessoas específicas, palavras no assunto ou corpo, ou se o e-mail foi enviado diretamente ou CC.
Você pode criar regras muito específicas aqui. Por exemplo, você pode criar uma regra que, se sua mãe lhe enviar um e-mail, você pode encaminhar esse e-mail para uma conta pessoal que estará monitorando durante as suas férias (ou enviá-lo diretamente para o lixo, dependendo de seu relacionamento com sua mãe).
Fica ainda mais interessante quando você clica no botão 'Avançado ...'.
Aqui, você pode definir mais detalhes sobre quais mensagens deseja responder de uma maneira diferente da resposta automática padrão. Você pode escolher mensagens acima ou abaixo de um determinado tamanho, quando foram recebidas, seu nível de importância e muito mais.
Criar resposta de ausência temporária com regras de e-mail
Saikat forneceu algumas dicas sobre como usar filtros do Outlook antes, e Jack fez o mesmo para Filtros do Google, Hotmail e Yahoo . Se você pensar sobre isso, o Respondente de ausência temporária é, na verdade, uma versão alternativa do que você poderia fazer se apenas clicar em Gerenciar regras no menu Outlook.
Usando o Assistente de regras, basta rolar para baixo até a opção de verificar se há mensagens 'recebidas em um intervalo de dados específico'.
Defina esse intervalo de datas como sendo o momento em que você sai de férias até o momento em que planeja voltar para casa.
Por fim, tudo o que você precisa fazer é definir qual resposta ou ação deseja que a regra execute quando as mensagens recebidas atenderem a esses critérios e, essencialmente, você terá um respondente de ausência do escritório!
Como você pode ver, não há motivo para não responder a e-mails, mesmo quando está de férias! Tudo o que você precisa fazer é dizer ao Outlook como gostaria que ele respondesse por você, e as pessoas pensarão que você é tão produtivo quanto antes, mesmo que esteja sentado na praia tomando uma margarita.
De que maneiras criativas você usa a Resposta de Ausência Temporária do Outlook? Tem boas dicas ou histórias para contar? Compartilhe-os na seção de comentários abaixo!
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Créditos da imagem: mão do robô [Broken URL Removed] Via Shutterstock
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Ryan é bacharel em Engenharia Elétrica. Ele trabalhou 13 anos em engenharia de automação, 5 anos em TI e agora é engenheiro de aplicativos. Ex-editor-chefe da MakeUseOf, ele palestrou em conferências nacionais sobre visualização de dados e foi apresentado na TV e no rádio nacionais.
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