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A mala direta é como um daqueles velhos amigos para os quais você não liga há anos. Subestimados e ignorados, até o dia em que você mais precisa deles.
Você simplesmente não percebe seu potencial até que tenha delegado a tarefa de gerenciar algumas centenas de convites no último minuto. Talvez sejam um monte de convites de casamento ou um alerta vermelho para um apocalipse zumbi iminente. Ou pode ser algo inócuo - como imprimir um monte de etiquetas de endereço e crachás.
Não se preocupe. Você pode enviar e-mails em massa personalizados com o Microsoft Outlook 2016 em poucos minutos com apenas alguns cliques. E salve o dia.
Quando você deve usar mala direta?
Antes de avançar, a mala direta é usada quando você deseja criar vários documentos que são basicamente iguais, mas onde cada documento contém detalhes exclusivos. Os e-mails compartilham o mesmo formato e o mesmo texto e gráficos, se houver. Por exemplo, convites em que o texto permanece o mesmo, mas o nome, endereço ou mesmo os bits do assunto são exclusivos para cada um.
Mala direta - ao contrário de enviar uma mensagem por e-mail para um grupo de pessoas - torna cada destinatário da mensagem o único destinatário .
O melhor uso que encontrei até agora para eles - usar o e-mail em massa como uma ferramenta poderosa de busca de empregos com detalhes personalizados para cada empregador.
O recurso de mala direta usa duas partes:
- o documento principal constante (aqui: Microsoft Word) onde você escreve o corpo do e-mail.
- o fonte de dados mutável (aqui: Contatos do Microsoft Outlook) que geralmente é o endereço e o nome do destinatário.
Esses dois são 'mesclados'. Como o Outlook faz parte do pacote Microsoft Office, pode-se usar esse recurso para enviar e-mails em massa, cada um personalizado para um contato diferente. Não é spam, embora eu ache que, nas mãos erradas, a mala direta pode ser usada para bombardear e-mails não solicitados.
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O Microsoft Office permite que você use diferentes fontes de dados para os detalhes do endereço - por exemplo, você pode use uma planilha do Excel ou até mesmo um banco de dados Access. Aqui, você usará seus contatos do Microsoft Outlook para enviar os e-mails.
Prepare seu pool de contatos para a mala direta
Portanto, vamos analisar as etapas após iniciar o Microsoft Outlook.
1. Abra Pessoas para exibir a lista de seus contatos.
Selecione os contatos (CTRL + clique) que deseja incluir na lista de e-mail personalizada. Para facilitar o gerenciamento de uma lista enorme, use o Ordenar opções disponíveis (clique na seta suspensa ao lado de Tudo ) Para torná-lo mais gerenciável, você pode classificar por categorias por meio do mesmo menu suspenso.
Observe: Mala direta não trabalhar com listas de distribuição .
2. Selecione Mala direta a partir de Faixa de opções> Início> Grupo de ações .
3. Na tela Contatos da mala direta que você deve ver agora, escolha Apenas contatos selecionados se o e-mail personalizado for destinado a um lote selecionado de contatos. Na seção Opções de mesclagem abaixo, selecione os parâmetros a seguir.
- Tipo de documento: Cartas Formulário
- Vamos para: O email
- Linha de assunto da mensagem: A linha de assunto não mudará para todos os e-mails.
4. Clique OK e o Microsoft Word será iniciado para você redigir a mensagem personalizada.
Escreva a mensagem personalizada no Microsoft Word
A guia Correspondências na faixa de opções é exibida na frente e no centro. Aqui, você vai querer começar seu e-mail em massa com uma linha de saudação personalizada . De Mailings guia no Microsoft Word, selecione Saudação .
Como você pode ver, a caixa de diálogo já foi preenchida com o nome de Sr. Randall. Este é apenas um espaço reservado para nomes de sua lista de contatos. Logo abaixo disso, você pode conferir uma prévia dos nomes de sua lista. Você pode personalizar as entradas com as opções fornecidas aqui.
Observe que os campos de mesclagem vêm dos cabeçalhos das colunas em sua lista de distribuição. Então, se houver uma incompatibilidade, use Match Fields para garantir que a mesclagem permaneça precisa. Se um campo que você deseja disser 'Não correspondido', selecione a lista suspensa para esse campo e, em seguida, escolha o nome da coluna que corresponde a essa coluna em sua lista.
Quando você clica OK e sair daqui, um espaço reservado para a linha de saudação (Prezado Sr. ...) é colocado no documento do Word.
Lembre-se disso: Você pode inserir informações extras no documento com campos adicionais.
Clique em Insira o campo de mesclagem. Esses dados devem estar presentes em sua fonte de dados original, neste caso, as informações de Contatos no Microsoft Outlook. Os exemplos incluem - endereço residencial, telefone residencial, cargo, etc. Você pode ver a lista completa ao clicar na pequena seta suspensa.
Formate a saudação. Para formatar a linha de saudação da maneira desejada, realce todo o campo, incluindo as marcas em cada extremidade. Vou ao Casa guia e usar as configurações de fonte. Além disso, defina o Espaçamento entre linhas para certificar-se de que o espaçamento entre linhas corresponde ao espaçamento do restante do documento.
Digite a mensagem agora
O início da mensagem é o<>espaço reservado e / ou qualquer outro campo que você inseriu com a ajuda de campos de mesclagem extras. Componha sua mensagem. Lembre-se de que este é o melhor e-mail em massa. Portanto, certifique-se de usar toda a etiqueta de e-mail que puder.
Quando o corpo do e-mail estiver pronto, clique em Concluir e mesclar> Enviar mensagens de e-mail .
o Vá para o e-mail a caixa de diálogo é aberta. Clique OK .
O MS Word então faz o trabalho de postar automaticamente os e-mails em um piscar de olhos. O Word envia um e-mail individual para cada endereço. Você não pode CC ou BCC de outros destinatários, e você não pode adicionar anexos para o e-mail.
Você pode salvar o documento usado para a mala direta, pois também salva o link com a fonte de dados, ou seja, os contatos. Ao abrir o documento de mala direta, escolha sim quando o Word solicitar que você mantenha a conexão.
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Adicione esta economia de tempo ao seu conjunto de ferramentas de e-mail
Depois de pegar o jeito, todo o processo leva apenas alguns minutos do início ao fim. Ao mesmo tempo, é preciso escrever um e-mail para apenas uma pessoa, agora você pode fazer isso para um grupo. Não importa o tamanho do grupo.
Além disso, é um bom comportamento de e-mail em grupo usar o nome do destinatário como uma saudação. Isso dá um toque mais pessoal ao e-mail. Algo que falta em um e-mail com CC.
Em seguida, você pode tentar a mala direta para imprimir cartas, etiquetas e envelopes. Você também pode querer aprender sobre métodos fáceis para mesclar arquivos PST do Microsoft Outlook . Quer saber mais dicas do Outlook? Então é hora de explorar recursos pouco conhecidos do Outlook!
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Saikat Basu é editor adjunto de Internet, Windows e Produtividade. Depois de remover a sujeira de um MBA e uma carreira de marketing de dez anos, ele agora está apaixonado por ajudar os outros a melhorar suas habilidades de contar histórias. Ele procura a vírgula Oxford perdida e odeia imagens ruins. Mas as ideias de Fotografia, Photoshop e Produtividade acalmam sua alma.
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