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Em 1971, o primeiro e-mail foi enviado de um computador para outro. Agora, 269 bilhões de e-mails são enviados todos os dias.
É impossível imaginar quantos desses e-mails são desnecessários. Quantos servem apenas para causar mais confusão. Para queimar ainda mais atenção e paciência de seus destinatários.
Mas uma coisa é certa: se mais pessoas começassem a responder aos e-mails com eficácia, todos ficaríamos acorrentados às nossas caixas de entrada com um pouco menos de força e nossa ansiedade por e-mail seria um pouco menos debilitante.
A solução mais óbvia aqui é não apenas 'responder em linha', mas responder em linha devidamente . A resposta inline é quando você responde no corpo principal do e-mail, em vez de escrever seu próprio e-mail do zero.
A resposta em linha é algo que a maioria de nós já faz de vez em quando. Mas devemos responder inline longe mais frequentemente. E devemos fazer isso com algumas regras em mente para manter esses tópicos de e-mail complicados organizados e fáceis de seguir.
Estamos respondendo ao e-mail errado
O oposto de responder em linha é o que costuma ser chamado de 'postagem superior'. É aqui que você clica em responder a um e-mail e começa a digitar na parte superior da caixa de texto. É assim que a maior parte do e-mail hoje é composta. Mas, a menos que você esteja lidando com conversas de e-mail extremamente simples, as principais postagens podem causar todos os tipos de problemas.
Em primeiro lugar, ao postar no topo, consultar o e-mail original torna-se um grande incômodo, que envolve vasculhar e-mails após e-mails para encontrar o que você está procurando. Em seguida, você terá que rolar de volta para o e-mail que está redigindo para talvez parafrasear o que acabou de encontrar, fora do contexto e, muitas vezes, perdendo pontos importantes.
Às vezes, um destinatário pode responder ao seu e-mail em um tópico de e-mail totalmente novo, o que significa que sua conversa agora está acontecendo em dois ou mais tópicos separados.
Se você estiver em uma conversa em grupo, as coisas ficam ainda mais complicadas. Acompanhar quem responde a quê, quando e quais foram as respostas Essa as respostas tornam-se uma façanha quase impossível.
Responder em linha é a solução
Em vez de postar no topo, devemos responder na linha - isto é, dentro do corpo da mensagem de e-mail original. No Outlook e no Apple Mail, você pode ver a mensagem original assim que clicar em responder. No Gmail, basta pressionar os três pontos na parte inferior da tela de composição para mostrar a conversa.
Gorjeta: Para remover a linha vertical de 'citação' de sua resposta no Gmail, destaque todo o e-mail e clique no botão recuar menos botão.
A resposta in-line resolve o problema de precisar rolar por muitas mensagens porque o e-mail original está incluído e pode ser pesquisado na mensagem mais recente que você recebe nessa conversa. Isso significa que tudo é mantido no contexto.
Além disso, você não precisa perder tempo resumindo as respostas de outras pessoas ou copiando e colando trechos de e-mails apenas para que suas próprias respostas façam sentido. Com respostas inline, tudo está lá para que todos possam consultar a qualquer momento.
E para threads envolvendo várias pessoas, distinguir quem disse o quê e em resposta a quem é fácil (se feito corretamente).
Resposta Inline Adequada
Quando a maioria das pessoas responde inline, elas simplesmente escrevem suas respostas ao lado do texto que desejam responder e deixam isso em negrito ou vermelho.
Isso está longe de ser ideal. Assim que alguém abre um e-mail em texto simples, não consegue ver essa formatação. E assim que houver mais de algumas pessoas em um tópico, as coisas podem ficar complicadas rapidamente.
Então, aqui está um guia rápido sobre devidamente uma resposta inline que é escalonável e reduzirá a confusão ao mínimo.
1. Não confie na formatação
Conforme mencionado, em alguns casos, um destinatário pode não conseguir ver a formatação que você inclui em um e-mail (por exemplo, ele pode preferir texto simples). Se alguém é daltônico, pode achar difícil seguir tópicos que contenham várias cores.
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De qualquer forma, use a formatação para tornar as respostas mais fáceis de encontrar ao digitalizar um e-mail. Mas não confie unicamente nele.
2. Prefácio Respostas com seu nome
Em vez de depender da formatação, adquira o hábito de prefaciar todas as suas respostas com seu nome e, se precisar ser especialmente organizado, a data. Peça a todos os destinatários que façam o mesmo.
Atualmente, no Gmail, você não tem escolha a não ser digitar seu nome manualmente. O mesmo é verdade para o aplicativo Apple Mail cada vez mais brando.
Se você usa o Outlook, no entanto, há um recurso que inicia automaticamente suas respostas com seu nome. Para fazer isso vá para Arquivo> Opções> Correio . Então vá para Respostas e Encaminhamento , Verifica a Prefacie comentários com caixa e digite seu nome na caixa de texto. Ao responder no corpo de um e-mail, seu nome aparecerá automaticamente entre colchetes.
Mailbird também tem essa opção por padrão.
3. Use quebras de linha, por favor
Sempre que você deixar uma resposta embutida, ela deve ser em uma nova linha, ao invés de inserida no meio da frase ou no final de um parágrafo.
Isso torna muito mais fácil para outras pessoas responderem aos seus comentários e torna a verificação da conversa que está acontecendo em torno de cada ponto muito mais simplificada.
4. Recuar as respostas de vários níveis
Quando vários pontos estão sendo endereçados em um e-mail, você terá vários tópicos acontecendo em uma única mensagem.
Para mantê-los organizados, você deve recuar as respostas encadeadas para que seja óbvio quais comentários se relacionam a cada ponto. Pessoalmente, considero o uso de colchetes angulares (>) os caracteres mais intuitivos aqui, pois os marcadores podem não aparecer em e-mails de texto simples.
Isso poupará muito esforço tentando descobrir em qual parte da conversa você precisa prestar atenção.
5. Último recurso: use uma ferramenta melhor
Ninguém está fingindo que as respostas inline são a solução perfeita aqui. Mas se você não tem escolha a não ser usar o e-mail, reserve um tempo para escrever e-mails que sejam eficientes e eficazes. Com base nos motivos acima, responder em linha é a melhor maneira de manter o andamento dos projetos. Ele também ajuda a todos a acompanhar várias conversas em threads de email sem a necessidade de perder tempo procurando em longas listas de emails anteriores.
Se você achar que até mesmo as respostas inline estão se tornando muito complexas, ou se seus colegas não conseguirem adquirir o hábito de responder inline adequadamente, pode ser hora de procurar uma ferramenta diferente.
Ferramentas de comunicação como Folga , Yammer , e Amontoado tornar mais fáceis as comunicações complexas da equipe. Em vez de continuar lutando com o e-mail, talvez seja hora de experimentar um destes.
Espalhe a palavra
Quando você adota essas regras simples de resposta em linha, muitos destinatários vão apreciar a eficiência desse comportamento de e-mail e começar a imitar sua abordagem naturalmente.
Se eles não copiarem naturalmente a sua etiqueta de e-mail atenciosa, porém, puxe-os para cima. Envie-lhes este artigo. Descreva como deseja que eles respondam e explique que isso economizará toneladas de mensagens mal-entendidas, perda de tempo e perda de contexto.
Não há realmente nenhuma desvantagem.
Você acha que essas regras o ajudarão a ficar por dentro de tópicos complexos de e-mail? Há alguma outra dica de resposta in-line que você acha que seria útil?
Crédito da imagem: sangoiri / Depositphotos
Compartilhado Compartilhado Tweet O email Um guia para iniciantes em animação de discursoAnimar a fala pode ser um desafio. Se você estiver pronto para começar a adicionar diálogo ao seu projeto, vamos dividir o processo para você.
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Rob Nightingale é graduado em Filosofia pela Universidade de York, no Reino Unido. Ele trabalhou como gerente e consultor de mídia social por mais de cinco anos, dando workshops em vários países. Nos últimos dois anos, Rob também foi redator de tecnologia e gerente de mídia social da MakeUseOf e editor de boletim informativo. Você normalmente o encontrará viajando pelo mundo, aprendendo edição de vídeo e fazendo experiências com fotografia.
Mais de Rob NightingaleAssine a nossa newsletter
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