Como arquivar e-mails no Outlook

Arquivar e-mails é uma das melhores maneiras de manter sua caixa de entrada organizada. Se quiser fazer isso no Outlook, você está com sorte. Tanto o Outlook para web quanto o Outlook para desktop permitem que você arquive seus e-mails com facilidade.

Neste guia, cobriremos todas as melhores maneiras de arquivar seus e-mails no Microsoft Outlook em seu computador.

O que é um arquivo no Outlook?

No contexto do Outlook e de e-mails, um arquivo é basicamente todos os e-mails que você optou por manter separados de sua caixa de entrada principal.

No Outlook para web, arquivar um e-mail significa mover os e-mails da pasta principal da caixa de entrada para a pasta Arquivo.

No Outlook para desktop, arquivar um e-mail basicamente significa mover seus e-mails do arquivo PST principal do Outlook para um novo arquivo PST. Você pode mover esse arquivo PST e acessar todos os seus e-mails arquivados dentro dele, a qualquer hora que quiser.

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Se você está apenas começando com o Outlook, compare Outlook para web e desktop e veja qual atende às suas necessidades.

Você pode usar o arquivo do Outlook para todas as suas contas de e-mail?

Existem dois casos em que você não pode usar o recurso Arquivar no Outlook.

Primeiro, se você tiver uma conta de e-mail do Exchange Server e sua organização usar o Microsoft Exchange Server Online Archive, você não poderá usar o recurso nativo de arquivo do Outlook.

Em segundo lugar, se o administrador da rede desativou o recurso de arquivamento, você também não poderá arquivar seus e-mails.

Em ambos os casos, fale com o administrador de rede da sua organização para obter ajuda.

Como arquivar emails no Outlook para Web

Arquivar e-mails no Outlook para web é mais fácil do que no aplicativo de desktop. Basta clicar em algumas opções e seus e-mails selecionados são arquivados.

É assim que você faz:

Vá para Outlook.com e faça login em sua conta de e-mail.
Clique na pasta à esquerda onde seus e-mails estão localizados.
Selecione os e-mails que deseja arquivar no painel direito.
Clique na opção que diz Arquivo na barra de menu superior.
Se você arquivou um e-mail por engano, clique em Desfazer na parte inferior para reverter sua ação.

Você pode ver todos os seus e-mails arquivados clicando em Arquivo à esquerda.

Se você quiser mover um e-mail arquivado de volta para a pasta principal, encontre esse e-mail no Arquivo pasta, clique no e-mail, clique em Mover para na parte superior e selecione para onde deseja mover o e-mail.

Relacionado: Como arquivar todos os e-mails antigos no Gmail e chegar à caixa de entrada zero

Como arquivar emails no Outlook automaticamente

No Outlook para desktop, você pode arquivar emails automática ou manualmente. Nesta seção, abordaremos como usar o recurso de arquivamento automático no Outlook para desktop.

AutoArquivar é o nome do recurso que ajuda a arquivar automaticamente seus e-mails no aplicativo Outlook. Este recurso envia seus e-mails de suas pastas principais para o arquivo após um período de tempo predefinido.

Você pode configurar várias opções neste recurso, e as etapas a seguir descrevem como fazer exatamente isso:

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Abrir Panorama no seu computador.
Clique Arquivo na parte superior e selecione Opções na barra lateral esquerda.
Clique no Avançado opção à esquerda.
Achar AutoArquivar no painel direito e clique no Configurações de AutoArquivar botão.
Marcação Executar AutoArquivar a cada na parte superior e especifique quando o recurso deve ser executado no Outlook.
No Configurações de pasta padrão para arquivamento seção, selecione quando um item deve ser arquivado. Basicamente, você está especificando a idade de seu conteúdo do Outlook.
Clique Navegar e selecione a pasta de destino para o seu arquivo. Você só precisa fazer isso se não gostar do diretório PST padrão do Outlook.
Finalmente, aperte OK na parte inferior para salvar suas alterações.

Se você quiser impedir que o Outlook arquive seus e-mails automaticamente, desative o recurso AutoArquivar.

Para fazer isso:

Abrir Panorama no seu computador.
Clique Arquivo no topo e selecione Opções à esquerda.
Clique no Avançado opção à esquerda.
Clique Configurações de AutoArquivar no painel direito.
Desmarque o Executar AutoArquivar a cada opção na parte superior.
Clique OK no fundo.

Como arquivar emails no Outlook manualmente

Para obter mais controle sobre os arquivos de e-mail, você pode arquivar manualmente os e-mails no Outlook. Isso permite que você envie seus e-mails principais para o arquivo como e quando for necessário.

Para usar este método:

Abrir Panorama no seu computador.
Clique Arquivo no canto superior esquerdo.
Selecione os Informações guia à esquerda.
Clique no ícone de seta para baixo para Ferramentas e selecione Limpar itens antigos .
Uma caixa de diálogo é exibida, permitindo que você configure seu arquivo de e-mail manual.
Na parte superior, você tem duas opções que permitem decidir o que incluir em seu arquivo. Selecione aquele que você deseja usar.
Selecione as pastas que deseja adicionar ao seu arquivo.
Escolha a idade de seus itens usando a opção de calendário.
Clique Navegar e escolha a pasta onde deseja salvar o arquivo morto do Outlook.
Bater OK na parte inferior para começar a criar um arquivo de e-mail no Outlook.

Uma vez que o arquivo é criado, você pode mover o arquivo PST resultante para onde quiser.

Como visualizar e-mails arquivados no Outlook

Acessar seus e-mails arquivados no Outlook para desktop é tão fácil quanto no Outlook para web. Você simplesmente precisa carregar seu arquivo no Outlook e verá todos os seus e-mails arquivados.

Veja como importar um arquivo de e-mail PST para o Outlook em seu computador:

Lançar Panorama .
Clique no Arquivo menu no topo.
Selecione Abrir e exportar na barra lateral esquerda.
No painel direito, clique em Abra o arquivo de dados do Outlook ao importar um arquivo de dados PST para o programa.
Navegue até a pasta onde seu arquivo está armazenado, clique no arquivo e pressione Abrir no fundo.
Seu arquivo deve ser carregado no programa e você poderá ver todos os seus e-mails arquivados.

Você pode mesclar seus arquivos PST do Outlook se você tiver vários arquivos.

Organizando o Outlook por meio do arquivamento de e-mails

Se você se sentir sobrecarregado simplesmente olhando para o número de e-mails em sua caixa de entrada, é hora de se livrar de alguns desses e-mails arquivando-os. Use os métodos acima para mover os e-mails menos importantes para um arquivo, para que você possa trabalhar naqueles que precisam de sua atenção imediata.

O problema com os e-mails é que gerenciá-los não é fácil, mesmo para os profissionais. No entanto, existem algumas dicas e truques que você pode aprender para tornar o gerenciamento de e-mails muito menos complicado.

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Sobre o autor Mahesh Makvana(307 artigos publicados)

Mahesh é redator de tecnologia da MakeUseOf. Ele tem escrito guias de procedimentos técnicos há cerca de 8 anos e cobriu muitos tópicos. Ele adora ensinar às pessoas como podem tirar o máximo proveito de seus dispositivos.

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