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Esteja você trabalhando sozinho ou como parte de uma equipe maior, os gráficos de Gantt são uma excelente maneira de gerenciar projetos complexos. Muitas ferramentas de gerenciamento de projetos oferecem a oportunidade de usar gráficos de Gantt, e o Notion é uma delas.
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Saber como usar gráficos de Gantt no Notion pode ser assustador, se você nunca o fez antes. Mas você está no lugar certo se está procurando um tutorial, pois é isso que mostraremos hoje.
O que é um gráfico de Gantt?
Antes de começarmos a ver como usar um gráfico de Gantt, vale a pena entender o que são. Os gráficos de Gantt são estruturas que você pode usar para medir o progresso de grandes projetos. Embora você os veja frequentemente usados em organizações maiores, você também pode usar gráficos de Gantt se for freelancer ou estudante. Eles também são excelentes para equipes que operam remotamente.
Os gráficos de Gantt normalmente apresentam um esboço de cada tarefa do projeto, como redesenhar um site ou lançar uma campanha de marketing. Você poderá então ver o cronograma das datas de conclusão esperadas, juntamente com as porcentagens de progresso. Como com muitos outros métodos de gerenciamento de projetos , você também pode delegar tarefas a outras pessoas.
Se você faz parte de uma equipe remota, pode conferir estes principais ferramentas de gerenciamento de projetos para colaboração remota .
Como criar e usar um gráfico de Gantt no Notion
Embora você possa criar um gráfico de Gantt do zero no Notion, é muito mais fácil usar um modelo pré-projetado, especialmente se você for iniciante. O Notion tem um modelo de gráfico de Gantt gratuito que você pode baixar e usar em seu espaço de trabalho preferido, e é isso que usaremos neste tutorial.
Veja como obter o modelo:
- Vou ao Página do modelo Gnatt no Notion e selecione Comece com este modelo .
- Escolha o espaço de trabalho no qual deseja duplicar seu modelo.
- Espere que o Notion duplique o modelo e comece a personalizar como quiser.
Agora que você tem o modelo, vamos personalizar e usar seu gráfico de Gantt no Notion.
1. Inserindo os nomes dos projetos
Antes de começar com os aspectos de personalização mais complexos, você deve começar inserindo os nomes dos seus projetos. Fazer isso é muito simples:
- Vou ao Projeto aba.
- Passe o cursor sobre o projeto que deseja alterar e selecione Abrir .
- Digite o novo nome do seu projeto na caixa de texto superior.
Alternativamente, você pode clicar no nome que deseja alterar na tabela e personalizar conforme necessário. Repita qualquer um dos processos até alterar todos os nomes dos projetos para atender aos seus próprios requisitos.
2. Personalizando as especificidades de cada projeto
Depois de alterar o nome de cada projeto em seu gráfico Notion Gantt, você estará pronto para começar a personalizar mais detalhes. Você pode alterar cada um dos seguintes itens:
- Adicionando subtarefas em cada janela.
- Atualizando seu status e progresso.
- Linha do tempo
Para tornar o processo mais fácil de acompanhar, vamos dividi-los em diferentes seções abaixo.
Adicionando subtarefas em cada janela
Adicionar subtarefas talvez seja o melhor lugar para começar depois de alterar os nomes dos projetos. Veja como fazer isso:
- Abra a tarefa que você deseja personalizar. Você pode fazer isso indo até o Projeto seção ou clicando na guia na visualização da escala de tempo.
- Você pode notar um número predefinido de tarefas já listadas no Notion. Clique em cada um deles para personalizar o nome, o gerenciador de tarefas e o status. Você também pode adicionar comentários, se necessário.
- Para adicionar novas tarefas do zero, clique no botão + botão. Em seguida, escolha uma página para vincular ou crie uma nova digitando 'criar' na barra de pesquisa e tocando em “Nova criação em Tarefas” .
- Para remover tarefas, selecione o - ícone depois de passar o cursor sobre essa tarefa específica.
Depois de adicionar novas tarefas, você pode personalizar tudo da mesma forma que faria com as versões predefinidas.
Atualizando o status da sua tarefa
Se você deseja atualizar tarefas em seu modelo Notion Gantt, abra o cartão relacionado ao seu projeto ou subtarefa. Aqui, você encontrará uma seção chamada Status ; expanda o menu suspenso e escolha o status atual do seu projeto.
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Você provavelmente notará a seção de porcentagem no Progresso aba. Você pode atualizar isso concluindo subtarefas em seu projeto.
Se você é novo no Notion, considere verificar este guia em coisas úteis que você pode fazer no Notion .
Linha do tempo
Se precisar alterar o cronograma de cada tarefa, você pode usar o Escala de tempo seção. Escolha suas novas datas de início e término quando o calendário aparecer.
Você também pode mover seu projeto na linha do tempo do gráfico de Gantt arrastando e soltando as tarefas necessárias.
3. Alterando a visualização
Se quiser alterar a visualização do gráfico de Gantt, você tem algumas opções. No lado direito, você verá um menu suspenso com uma escala de tempo especificada; Poderia ser Mês , Ano , Trimestre , Ou algo nesse sentido.
Escolha o intervalo de tempo de sua preferência no menu. Você também pode usar o Hoje guia para pular para o dia atual.
Outra opção é alterar a visualização das tarefas por prioridade. Para fazer isso, selecione Por prioridade no lado esquerdo da tela. Alternativamente, escolha Todos os projetos para uma visão completa de tudo.
Observe que você pode personalizar todos esses nomes, se desejar. Você também pode querer verificar isso guia de início rápido para modelos de projetos e tarefas do Notion se você está apenas começando.
4. Visualizando e Delegando Tarefas
Se estiver usando um gráfico de Gantt para projetos individuais, você não precisa desta seção. Mas se você projetou seu gráfico Notion Gantt para funcionar como parte de uma equipe maior, é importante saber como delegar tarefas.
- Role para baixo até Tarefas .
- Clique no Atribuído aba.
- Digite o nome da pessoa a quem deseja delegar a tarefa.
Alternativamente, você pode seguir estas instruções:
- Abra uma tarefa.
- Vá para a subtarefa.
- Escolha a pessoa a quem você deseja delegar sua tarefa no Atribuído seção.
Se mais tarde você decidir que os gráficos de Gantt não são a maneira ideal de gerenciar seus projetos, não se preocupe. Diversos alternativas de gerenciamento de projetos para gráficos de Gantt existir.
Crie gráficos de Gantt eficazes no conceito
Embora os gráficos de Gantt possam parecer confusos à primeira vista, eles também são uma forma eficaz de gerenciar seus projetos. Saber como usar gráficos de Gantt no Notion é um ponto de partida útil e, como resultado, você pode descobrir que sua equipe é mais produtiva.
Mesmo que você use esses gráficos apenas para projetos individuais, também poderá achar mais fácil acompanhar suas grandes tarefas. Você pode usar gráficos de Gantt para vários tipos de projetos e eles são especialmente úteis para projetos de longo prazo.