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Você está sempre procurando o melhor aplicativo de tarefas para organizar sua vida? Depois de uma década testando dezenas de aplicativos de tarefas, decidi aquele que oferece mais recursos e flexibilidade do que qualquer outro por aí.
Esse aplicativo de tarefas é Lembre-se do leite .
Lembre-se de que o The Milk pode ser a escolha certa para você se estiver procurando por algo melhor do que aquele que usa hoje. No entanto, antes de entrar de cabeça, é importante saber se os motivos que usamos para fazer essa afirmação são os mesmos motivos que importam para você .
Vamos comparar os melhores aplicativos de tarefas pendentes
Neste artigo, vamos cobrir os seguintes fatores que aumentam a eficiência e a produtividade:
- Facilidade de organizar sublistas em projetos mestres
- Definição de datas de início e vencimento e tarefas recorrentes
- Um painel que ajuda você a priorizar seu trabalho
- Integração com outros aplicativos online
Lembre-se de que o leite vai ficar cara a cara com estes aplicativos populares de tarefas:
- Wrike
- Any.do
- Todoist
- Microsoft All
- Google Tasks
O Google Tasks é um pouco uma piada como um aplicativo de tarefas, mas está incluído na lista apenas para uma comparação e para mostrar as muitas maneiras como o Google Tasks e o Microsoft To-Do ficam muito aquém de todos os outros.
Criando Sublistas Facilmente (Organizando)
Um dos recursos mais difíceis de encontrar em quase todos os aplicativos de tarefas testados nos últimos anos foi a organização de subprojetos. Quase todas as listas de tarefas usam o mesmo caminho linear ao estruturar várias listas de tarefas.
Organizando Sublistas em Remember The Milk
A princípio, Remember The Milk parece ser insuficiente nessa área porque usa a mesma abordagem linear: um único item de lista abre uma única lista . Sem opção para sublistas.
No entanto, isso é enganoso. No Remember The Milk, você precisa organizar várias listas em uma 'pasta' usando tags .
Por exemplo, parte do meu tempo é gasto trabalhando em tarefas que alguns clientes me enviam aleatoriamente. Eu gostaria de organizar essas sublistas na pasta 'Subclient Work'.
Você faz isso por criar uma tag para organizar várias listas .
Em seguida, basta marcar as tarefas individuais para organizá-las no subtítulo mestre. Você pode até criar uma nova tag em tempo real, se nenhuma das existentes se aplicar.
Agora, vamos ver como outros aplicativos de tarefas realizam esse recurso.
Sublistas no Microsoft To-Do
Vou declarar um tema comum que você lerá neste artigo: O Microsoft To-Do não pode fazer isso.
É unidimensional, linear e é isso. Você cria listas individuais, mas não há como agrupar subtarefas em subprojetos .
Sublistas no Wrike
Esta é uma área em que o Wrike é, na verdade, o melhor de todos os aplicativos de tarefas pendentes. Ele permite que você crie uma pasta para o agrupamento de nível superior de projetos .
É assim que as listas de tarefas devem ser feitas. Parece ridículo que a maioria dos aplicativos de tarefas por aí não forneça a organização de pastas de projetos.
Portanto, se esse recurso é a maior prioridade para você, então o Wrike pode ser para você. Contudo existem outras áreas onde Wrike fica aquém , portanto, a leitura do restante dos recursos abaixo será útil antes de decidir.
Sublistas em Any.do
De qualquer aplicativo de tarefas pendentes, o Any.do é provavelmente um dos piores quando se trata de organização. O conceito aqui parece ser o de transformar as listas de tarefas das 'listas' tradicionais em uma abordagem mais kanban (baseada em cartão).
Cada 'cartão' mestre abre a sua lista de tarefas, que são organizadas em termos de quando são devidas. Hoje, amanhã, próximo e algum dia.
Este é um método GTD que funciona para muitas pessoas, mas é destinado a uma pessoa que tem um trabalho ou uma função na vida e precisa organizar as coisas sob essa função.
Se você espera organizar muitas áreas de sua vida e muitos projetos diferentes que atendem a objetivos de vida diferentes, Any.do não é para você. Não há como organizar sublistas em grandes projetos com Any.do .
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Sublistas em Todoist
Todoist foi um dos meus aplicativos favoritos de tarefas por muito tempo, e esse recurso foi um dos motivos. Com Todoist, você pode recuar subprojetos para agrupá-los em projetos mestres , ou você pode rotular tarefas.
Isso significa que você não só pode criar subprojetos. Mas você também pode criar sub-subprojetos para o conteúdo do seu coração. Se você é um fanático por organização que gosta de consolidar tarefas dentro de muitas subpastas, isso funciona como um sonho.
A única falha que o coloca abaixo de Remember The Milk é que, ao contrário da abordagem de marcação, esta abordagem de recuo é manual e demorada . No entanto, Todoist permite que você rotule as tarefas, o que as coloca no mesmo nível que Remember The Milk no que diz respeito à organização das sublistas.
Sublistas no Google Tasks
Embora eu tenha dito que o Google Tasks é uma piada como um aplicativo de tarefas, ele pelo menos permite que você indente subtarefas sob as tarefas principais. Contudo, O Google Tasks não tem um recurso para colocar sublistas em projetos individuais .
Como você pode ver, existem alguns aplicativos de tarefas que oferecem esse recurso, mas aqueles que o fazem são manuais e difíceis de gerenciar. O Wrike faz isso melhor, literalmente dando a você a capacidade de colocar projetos em pastas. Em vez disso, lembre-se do leite automatiza a organização em sub 'pastas', permitindo organizar itens com tags de alto nível.
Datas de vencimento e tarefas recorrentes
Um dos principais motivos pelos quais mudei para Remember The Milk foi por causa de como ele lida bem agendamento e datas de vencimento . Esta é uma parte crítica do gerenciamento de tempo zen.
Uma coisa é gerenciar tarefas únicas que você pode concluir de uma vez, mas quando você gerencia várias tarefas que levam dias para serem concluídas, uma data de vencimento por si só não é suficiente. Você precisa de um data de início .
Isso ajuda a criar slots grandes o suficiente em sua programação para lidar com a verdadeira profundidade da tarefa.
Outro recurso essencial para um aplicativo de tarefas eficaz é a capacidade de criar tarefas recorrentes .
Lembre-se de que o recurso de tarefa recorrente do Milk é o mais flexível que já vi em qualquer lugar. Você não só pode configurar padrões complexos diariamente, semanalmente, mensalmente ou anualmente, mas também pode configurar a tarefa para ocorrer novamente no momento em que você a conclui.
Tarefas recorrentes no Microsoft ToDo
Tão simples e sem muitos recursos como é, a Microsoft pelo menos acertou as tarefas recorrentes.
No Microsoft To-Do, você pode configurar as tarefas para serem repetidas todos os dias ou várias vezes por semana, mês ou ano. Não há opção de repetir apenas quando uma tarefa é concluída.
Tarefas recorrentes no Wrike
Como a maioria dos recursos, o Wrike oferece um pouco mais de flexibilidade do que a maioria dos outros aplicativos de tarefas. Não apenas oferece a recorrência padrão diária, semanal, mensal e anual, mas também permite interromper a recorrência após um certo número de gatilhos e pode atrasar a data de início da primeira recorrência.
Como a maioria dos outros aplicativos de tarefas, não há opção de repetir imediatamente após a conclusão, como o Remember The Milk faz.
Tarefas recorrentes em Any.do
Mesmo que a organização do projeto de Any.do deixe muito a desejar, pelo menos realiza as tarefas recorrentes corretamente.
Como o Wrike, ele tem a opção de interromper a recorrência após um determinado número de acionadores ou após uma data específica. Novamente, não há opção de repetir imediatamente após a conclusão.
Tarefas recorrentes em Todoist
Todoist foi meu aplicativo de tarefas preferido por vários anos, e um dos motivos foi seu uso inteligente de comandos simples em inglês para criar tarefas recorrentes.
Você pode digitar algo como 'toda 3ª sexta-feira' e Todoist é inteligente o suficiente para definir a próxima data de vencimento na terceira sexta-feira do mês atual e todos os meses depois disso. Ele compreende muitas variações diferentes de programação. Tive dificuldade em tentar impedi-lo.
O único problema que comecei a ter com Todoist é que às vezes, quando eu concluí uma tarefa, ele nem sempre reagendava corretamente para a próxima data correta. Acabei perdendo algumas datas de vencimento por causa disso, e foi isso que despertou minha busca por um novo aplicativo de tarefas.
Tarefas recorrentes não disponíveis
Você não pode criar tarefas recorrentes em Google Tasks , o que parece bobo. No entanto, é apenas mais um produto do Google que precisa de muitas melhorias.
Um painel para priorizar o trabalho
O recurso número um para mim ao usar qualquer aplicativo de tarefas é a capacidade de ver meu dia ou minha semana rapidamente e entender quais são as principais prioridades. Alguns aplicativos de tarefas fazem isso lindamente. Outros lutam terrivelmente.
Vamos dar uma olhada em Remember The Milk primeiro.
O Remember the Milk oferece várias visualizações que o ajudam a obter uma visão geral rápida da sua semana ou do seu dia. Minha visualização favorita é a visualização 'Esta semana', que mostra todas as tarefas que você tem a vencer de sábado a domingo. Isso torna muito mais fácil mudar de tarefa para que sua carga de trabalho da semana seja mais equilibrada.
Vejamos como todos os outros aplicativos de tarefas ficam aquém nesta área.
Painel de Tarefas Pendentes da Microsoft
O painel de tarefas pendentes da Microsoft não existe. Tudo o que ele oferece é uma visualização 'Meu dia', que mostra os itens que vencem hoje.
Isso não é muito útil quando você está tentando planejar o trabalho com antecedência para não ter que lidar com uma crise de prioridades conflitantes no mesmo dia.
O painel do Wrike
O Wrike usa uma abordagem interessante para tarefas de painel. Ele agrupa tarefas por hoje , esta semana , semana que vem , e mais tarde .
Mesmo que a exibição de todos os agrupamentos seja obrigatória - não há outro tipo de exibição para selecionar - ainda é uma maneira útil de organizar tarefas. Você pode ver as tarefas futuras que podem ajudá-lo a mudar as prioridades e, ao mesmo tempo, pode ver todas as tarefas de hoje que requerem sua atenção imediata.
Um problema que tive com Wrike foi que é construído para uma colaboração em equipe . Isso significa que as tarefas têm cessionários. Se você usar o Wrike como um indivíduo e se esquecer de se adicionar como cessionário, ele não aparecerá em 'Meu Trabalho' e você pode acabar perdendo tarefas com datas de vencimento importantes. Aplicativos de tarefas em equipe têm seu lugar, mas para gerenciamento de projetos pessoais, eles não funcionam bem.
Também notei que ao mover uma tarefa entre as pastas do projeto, a tarefa não apareceria na lista de hoje. Quando entrei em contato com o suporte ao cliente do Wrike sobre isso, eles tentaram dizer que esse era um comportamento normal. No entanto, a data de vencimento ainda estava listada como hoje, mas não estava aparecendo em 'hoje', então a explicação não era aceitável. Como esse bug me fez perder tarefas, esse foi o principal motivo pelo qual acabei deixando o Wrike permanentemente.
O painel Any.do
Conforme mencionado anteriormente neste artigo, AnyDo usa um sistema do tipo Kanban onde os cartões podem ser trocados entre projetos e datas de vencimento.
Então, você pode facilmente mudar uma tarefa de hoje para amanhã arrastando o cartão de tarefas para amanhã.
O problema com este painel é que todas as tarefas listadas em amanhã, em breve e algum dia não aparecem quando devem ser feitas, então é muito difícil planejar seu trabalho futuro sem abrir cartões de tarefas individuais e verificar as datas de vencimento. É uma configuração muito desajeitada. É claro que a tentativa é de criar um painel minimalista, mas é possível minimizar tanto que você torna um sistema extremamente simples e inutilizável.
O painel de Todoist
Esta é uma área em que Todoist ganha pontos de bônus. Todoist oferece a capacidade de visualizar tarefas por Hoje e Próximos 7 dias .
Na visualização de lista de cada tela, as tarefas mostram a data de vencimento e também o projeto do qual fazem parte. Isso torna a organização do trabalho diário e semanal muito fácil.
Painel não disponível
Sem surpresa, Google Tasks fica aquém nesta área também. Embora você possa classificar as tarefas em projetos individuais por data de vencimento, você não pode organizar sua lista inteira de tarefas em todos os projetos em ordem de data de vencimento. Você certamente não pode agrupá-los por hoje, semana ou mês.
Integração com outros aplicativos
A última coisa que você deseja é um aplicativo de tarefas isolado do resto do mundo. Uma das maneiras mais eficazes de se tornar mais produtivo é automatizar as coisas
Por exemplo, talvez ao concluir uma tarefa em um determinado projeto, você gostaria de enviar automaticamente um e-mail ao seu gerente com os detalhes. Coisas como essa são possíveis com aplicativos de tarefas que são integrado com serviços como Zapier ou IFTTT .
Aqui está o detalhamento das integrações para os aplicativos de tarefas analisados neste artigo.
Integrado com IFTTT:
- Lembre-se do leite
- Todoist
Integrado com Zapier:
- Lembre-se do leite
- Todoist
- Wrike
Integrado com Slack:
- Todoist
- Wrike
- Any.do
Adicionar tarefas por e-mail:
- Lembre-se do leite
Como você pode ver, mesmo na área de integrações com outros serviços, Lembre-se de que o leite sai por cima .
O que você deve fazer a seguir
Agora que você revisou todas as diferenças entre os principais aplicativos de tarefas, não pare agora! É hora de tomar sua decisão e se inscrever em um destes aplicativos:
Embora eu pessoalmente tenha escolhido Remember The Milk como meu aplicativo de tarefas preferido, é apenas a melhor escolha para as coisas que são importantes para mim. Esperançosamente, a visão geral acima, extraída de muitos anos de experiência com esses aplicativos, irá ajudá-lo a tomar uma decisão melhor sem perder todo o seu tempo fazendo isso.
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Ryan é bacharel em Engenharia Elétrica. Ele trabalhou 13 anos em engenharia de automação, 5 anos em TI e agora é engenheiro de aplicativos. Ex-editor-chefe da MakeUseOf, ele palestrou em conferências nacionais sobre visualização de dados e foi apresentado na TV e no rádio nacionais.
Mais de Ryan DubeAssine a nossa newsletter
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