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Há várias semanas, procuro um site ou aplicativo fácil de usar que me permita manter e armazenar as atas das reuniões. A abordagem tradicional de documento de texto não é mais uma forma produtiva de levar minutos. Simplesmente digitar em um arquivo em branco não permite colaboração rápida, atualizações para as atas, nem um lugar para fazer backup e revisar as últimas atas.
Em janeiro, cobrimos as 6 melhores ferramentas de reuniões online gratuitas para colaborar com sua equipe, mas agora gostaria de acrescentar Agreedo como uma ferramenta útil para definir a agenda, tomar minutos e relatar.
Configurando reuniões
Você começa marcando uma reunião no Agreedo e enviando um convite para os membros da equipe entrarem no site para ver e até mesmo fornecer informações sobre a agenda da reunião.
Você pode configurar reuniões online como Públicas - que são visíveis para todos - ou Privadas, onde são visíveis apenas para as pessoas listadas como participantes. Você pode optar por ter minutos 'moderados', o que significa que apenas o criador da reunião pode adicionar ou modificar itens. Todos os outros participantes podem apenas adicionar comentários.
Quando você envia convites, os convidados recebem um e-mail com um anexo de data de calendário que pode ser aberto no Outlook, Notes ou iCal. A própria ferramenta online funciona em todos os principais navegadores.
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Preparação da Reunião
Agreedo oferece quatro itens diferentes da agenda: Informação, decisão, tarefa , e Tema . Esses itens realmente ajudam você a ver quais são as informações mais importantes a serem adicionadas às atas das reuniões. Normalmente há muita discussão e, às vezes, argumentos sobre questões muito importantes em uma reunião, mas para que as coisas sejam feitas, as tarefas devem ser identificadas e atribuídas, e decisões importantes devem ser tomadas.
Portanto, antes de uma reunião ser realizada, é importante fazer e priorizar uma lista de itens da agenda da reunião. Se uma reunião consistir nos mesmos membros da equipe, talvez você queira deixar as atas sem moderação para que outras pessoas possam adicionar itens às atas.
Os itens da reunião podem ser movidos, mas infelizmente não há como atribuir tempos de duração a cada item da agenda, embora você possa definir uma duração para a reunião inteira.
Você também pode colocar subitens em cada item principal, e cada seção de itens pode ser ocultada à medida que são concluídos na reunião.
Recursos de colaboração
O que é mais útil sobre o Agreedo é que as agendas são publicadas online, o que permite a colaboração. Os membros da equipe também podem entrar no Agreedo registrando-se no site ou usando seu login do Google.
Se você permitir que as atas não sejam moderadas, os participantes convidados podem modificar os itens da agenda. Essa é uma boa ideia, mas um processo mais avançado permitiria que apenas convidados selecionados modificassem itens da agenda e não todos os participantes convidados para uma reunião.
Se você optar por moderar uma reunião, isso significa que os participantes só podem adicionar comentários aos itens da agenda. Mesmo esse tipo de colaboração é útil para tornar as reuniões mais produtivas, porque você pode realmente começar a receber comentários sobre a reunião antes que ela seja realizada. Além de comentários adicionados aos itens da reunião, os arquivos também podem ser anexados aos itens da agenda. No entanto, links para recursos online precisarão ser postados na seção de comentários. Não existe uma ferramenta dedicada para URLs.
Outro recurso que eu gostaria de Agreedo é que o item de decisão seja configurado de forma que as pesquisas diretas possam ser postadas para, digamos, a data de um evento, a quantidade de dinheiro a ser gasta em um item do orçamento e outras decisões de voto que precisam ser feito.
Realização de reuniões
Quando você realiza reuniões, o Agreedo inclui um cronômetro embutido. Se você estiver realizando uma reunião online, os participantes podem usar uma ferramenta como o WebEx para ver as atas online. Ou os participantes podem acessar as atas da reunião e atualizar a página à medida que as atas são atualizadas durante a reunião.
Antes e durante a reunião, você pode atribuir tarefas e datas de vencimento às pessoas na reunião.
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Recursos pós-reunião
O que torna uma ferramenta online como o Agreedo mais útil do que os métodos tradicionais é que todas as atas podem ser armazenadas online para revisão, bem como impressas ou exportadas como um documento Excel. Você também pode enviar um link para os minutos online. Os participantes podem receber lembretes por e-mail sobre as tarefas para as quais se inscreveram, bem como visualizar todas as tarefas atribuídas a eles.
Há também um recurso de reunião de 'acompanhamento' que permite verificar e transferir itens da agenda da reunião anterior para a próxima. Isso economiza um pouco de tempo, especialmente para pessoas designadas para reservar minutos e fazer o acompanhamento.
Sem dúvida, muitos usuários do Agreedo terão várias solicitações de recursos para este site online, mas por enquanto estou feliz que ele exista, pois está muito atrasado.
O Agreedo é atualmente totalmente gratuito, sem planos de preços. Deixe-nos saber o que você acha deste site e o que gostaria de ver adicionado a ele.
Crédito da imagem: Shutterstock
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Bakari é escritor e fotógrafo freelance. Ele é usuário de Mac de longa data, fã de jazz e homem de família.
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