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Os gerentes de projeto avaliam seus projetos para ver se os projetos atendem às metas e objetivos da empresa e da equipe. Avaliar projetos após a conclusão pode ajudá-lo a entender melhor o impacto e identificar áreas que precisam de melhorias.
A avaliação do projeto é vital para qualquer projeto, pois pode fornecer insights e lições para projetos futuros. Depois de concluir o processo de avaliação do projeto, é essencial compartilhar suas descobertas com as partes interessadas e os membros de sua equipe. Embora existam muitos métodos para avaliar um projeto, aqui estão as etapas básicas que você precisa seguir, independentemente da maneira escolhida.
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1. Desenvolva um Plano de Avaliação
Ao criar seu projeto, você deve considerar os objetivos e metas que deseja alcançar e compartilhá-los com sua equipe, fornecendo a eles um caminho claro a seguir. As metas e objetivos que você determinar podem ajudá-lo a escolher o método de avaliação de projeto que deseja usar.
Por exemplo, se o objetivo do projeto for aumentar a produtividade da equipe, convém revisar os dados sobre a conclusão da tarefa como uma ferramenta para avaliar as taxas de produtividade. Você pode estar interessado em aprender como definir marcos do projeto para aumentar a produtividade .
2. Selecione a fonte de avaliação e prepare-se para implementação
O primeiro passo é escolher como você deseja coletar os dados para a avaliação. Você pode decidir usar entrevistas, grupos focais, pesquisas, estudos de caso ou observação. Escolha uma ferramenta de avaliação adequada às pessoas das quais você deseja obter informações, o que significa identificar as pessoas que deseja incluir.
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Se você planeja entrevistar ou entrevistar pessoas, você deve preparar as perguntas com antecedência. Se você usa um grupo de foco, deve enviar convites, selecionar uma data e listar perguntas.
Depois de escolher sua fonte de avaliação e estar pronto para implementação, você deve compartilhar um cronograma detalhado e delegar funções, para que sua equipe esteja preparada para a próxima etapa. Se você não tiver certeza sobre quem faz o quê, você pode estar interessado em aprender o melhores dicas para definir funções e responsabilidades da equipe .
3. Implementar a avaliação do projeto
Enquanto o projeto está em andamento, o monitoramento de todos os elementos é fundamental para garantir que esteja dentro do orçamento e funcionando dentro do cronograma. É útil criar relatórios de status que você compartilha com a equipe, para que todos tenham clareza sobre o status do projeto.
O processo de implementação difere com base nas ferramentas e métodos de avaliação que você escolher. Ajudaria se você se concentrasse em:
- Avaliação pré-projeto : é aqui que você desenvolve as metas e objetivos do projeto que serão usados para determinar a viabilidade do projeto.
- Avaliação contínua : monitore detalhes como orçamento, qualidade do trabalho e cronograma.
- Avaliação pós-projeto : Meça o sucesso do projeto com base nos resultados e no impacto.
4. Revise os dados
Depois de reunir os dados para avaliação, é hora de analisá-los em busca de pontos fracos, pontos fortes e tendências. É também uma oportunidade para verificar se o projeto chegou perto de cumprir os objetivos e metas estabelecidos no início. Você pode usar os objetivos e metas da equipe para traduzir os dados recebidos para a próxima etapa.
5. Crie um relatório para sua equipe
Depois de concluir sua análise de dados, é necessário resumir os resultados da avaliação. Você deve escolher um formato que atenda às necessidades do leitor, que são seus stakeholders e membros da equipe.
Depois de concluir cada projeto, fornecer um relatório sobre a avaliação do projeto é um hábito valioso. Ele pode chamar a atenção para áreas que precisam de melhorias, apresentar impactos intencionais e não intencionais e determinar se a equipe atingiu ou não suas metas e objetivos. Antes de escrever seu relatório, você pode estar interessado em aprender o melhores tipos de relatórios de gerenciamento de projetos que você deve conhecer .
6. Discuta os próximos passos
A etapa final no processo de avaliação do projeto é discutir as próximas etapas com base nas descobertas. É essencial iniciar uma discussão sobre os resultados da avaliação.
Uma discussão pode inspirar ideias inovadoras para melhorar a equipe, fortalecer a comunicação e sugerir sugestões para melhorar projetos futuros. Se você deseja que seu relatório se destaque para as partes interessadas e chame a atenção de sua equipe, você pode querer ver como incorporar o melhores dicas para destacar seus relatórios de projeto .
Ferramentas que você pode usar para avaliação de projetos
A seguir estão as ferramentas que você pode usar para a avaliação do seu projeto. Você pode achar que alguns são mais adequados para o seu projeto do que outros.
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1. Pesquisas
As pesquisas são uma ferramenta de avaliação que permite determinar como um grupo de pessoas se sente antes do início de um projeto e depois pesquisá-las. Esse processo de avaliação pode medir várias coisas, incluindo autoestima, preferências, conquistas e atitudes.
Seria melhor se você pesquisasse os membros do seu público-alvo. Você pode ver se os sentimentos das pessoas mudam positivamente após a conclusão do projeto, e se esse era o objetivo do projeto, então você sabe que o alcançou. Você pode pesquisar de várias maneiras, inclusive por telefone, papel ou eletronicamente.
2. Observação
A observação permite avaliar ou monitorar uma situação ou processo enquanto documenta o que o observador vê e ouve. Ver comportamentos e ações em um contexto natural pode fornecer insights e compreensão sobre o objeto que você está avaliando. Ao usar a observação, é fundamental usar uma abordagem consistente e sistêmica ao coletar dados.
3. Estudos de caso
Os estudos de caso podem fornecer mais profundidade do que outras ferramentas de avaliação. Quando você faz um estudo de caso, você se concentra em um grupo específico dentro de uma comunidade, vila, pessoa ou um subconjunto de um grupo mais amplo. Você pode usar estudos de caso para ilustrar tendências ou mostrar diferenças gritantes.
Uma análise de estudo de caso requer extrair temas e resultados críticos para ajudar a prever tendências futuras, destacar problemas ocultos ou fornecer uma compreensão de um problema essencial com maior clareza.
4. Entrevistas
As entrevistas podem ser uma ferramenta de avaliação qualitativa ou quantitativa, dependendo de como você as utiliza. O processo envolve uma conversa entre um entrevistador e a pessoa que responde às perguntas.
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Você pode usar entrevistas para coletar informações narrativas e dados para compreender melhor a visão de mundo, as perspectivas e as opiniões exclusivas de um entrevistado. Existem diferentes tipos de técnicas e abordagens de entrevista, incluindo:
- Entrevistas estruturadas : são investigações quantitativas, geralmente pesquisas baseadas em pesquisas com perguntas padronizadas em formato de questionário. As respostas geralmente estão na estrutura de uma lista de múltipla escolha e não são abertas.
- Semi-estruturado : Como o nome indica, trata-se de um quadro misto de temas gerais e questões pré-estabelecidas adaptáveis ao contexto da sessão de entrevista. O entrevistador é livre para omitir perguntas e brincar com a ordem das perguntas que eles fazem, e as perguntas são uma variedade de abertas e fechadas.
- Não estruturado : Este formato é informal ou conversacional, onde todas as perguntas são abertas.
5. Grupos Focais
Grupos focais são entrevistas em grupo que você projeta para explorar as atitudes das pessoas sobre um determinado assunto. Eles são uma excelente maneira de descobrir os problemas mais comuns para o grupo ou comunidade quando as informações são limitadas.
Para fazer um grupo de foco, você deve garantir que tenha um facilitador capaz e que o planejou bem. Os grupos focais podem fornecer informações detalhadas sobre questões que dizem respeito a uma comunidade ou a um grupo demográfico específico.
Você está pronto para sua próxima avaliação de projeto?
As avaliações são uma parte vital de qualquer projeto e ajudam a confirmar se você atingiu as metas e objetivos do projeto e podem ajudá-lo a estabelecer as melhores práticas para projetos futuros. Se você não revisar o que está funcionando e o que não está depois de cada projeto, você fica aberto a repetir erros dispendiosos.
Se você está procurando uma maneira de otimizar seus projetos futuros, considere usar um software de gerenciamento de projetos, se ainda não o fizer. Você pode querer ler algumas informações sobre como começar se tentar um novo software parecer intimidador.