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Talvez você esteja em uma posição em que precisa pedir ajuda a seus colegas de trabalho ou enviar-lhes tarefas, mas está se sentindo um pouco estranho com isso - ou simplesmente não se importa com todas as ligações e e-mails enviados e recebidos. Por que não criar um quadro de solicitação de projeto?
Embora você possa se inscrever em uma ferramenta de gerenciamento de projetos como ClickUp ou Asana e fazer com que seus colegas de trabalho se juntem a você, talvez você já tenha acesso a uma solução simples e gratuita: o Planilhas Google. Acompanhe este artigo para saber como você pode criar um quadro de solicitação de projeto usando esta ferramenta de planilha comum.
Criando um layout de quadro de solicitação de projeto no Planilhas Google
O objetivo de criar um quadro de solicitação de projeto é duplo. Serve como uma forma de você superar o atrito causado pela delegação de tarefas. Além disso, reduz a comunicação de ida e volta, economizando seu tempo.
Essencialmente, com cada tarefa que adicionar ao quadro, você mapeará tudo o que seu colega de trabalho precisa saber para concluí-la. Portanto, você deve ser consistente e criar um layout que solicite a adição de detalhes vitais a cada vez. Detalhes como:
- Datas de vencimento.
- Prioridade.
- Descrições.
- Quem é o responsável.
- Quem está atribuindo.
Como cada local de trabalho é diferente, pode haver alguns detalhes adicionais que você pode incluir para adaptá-lo às necessidades de sua equipe. Portanto, antes de começar, reserve um momento para refletir sobre isso. Se você não consegue pensar em nenhum agora, pode adicioná-los mais tarde, mas lembre-se, menos é mais. Você não gostaria de adicionar etapas desnecessárias.
Para começar com seu quadro de solicitação de projeto, abra um documento em branco no Planilhas Google. Escreva os seguintes títulos e quaisquer extras que você criar na parte superior da planilha:
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- Tarefa — aqui, você dará um título exclusivo à tarefa.
- Descrição - sob este título, você escreverá um breve resumo do que precisa que eles façam. Para manter as coisas organizadas, use Grampo na tua Quebra de texto configurações para dobrar o texto sob a próxima célula.
- Cessionário - é aqui que você marcará o colega de trabalho para o qual está entregando a tarefa.
- Prioridade —aqui, você pode exibir a urgência.
- Vencimento —isso comunicará o prazo final da tarefa.
- Status —sua equipe usa esta coluna para compartilhar o progresso.
- Criado por — o delegante colocará seu nome aqui para que os cessionários saibam de quem vem a tarefa e as informações.
Ajude seus títulos a se destacarem colocando-os em negrito e adicionando uma cor de fundo à linha. Você também pode congelar a linha superior da sua planilha do Google destacando-o e indo para Visualizar no menu superior, Congelar , e então 1 linha .
Adicionando botões de status no Planilhas Google
Adicionar um botão de status ao quadro de solicitação do projeto oferece a você e a seus colegas de trabalho uma maneira rápida de compartilhar o progresso. Também é uma ótima maneira de obter uma visão geral rápida da carga de trabalho de todos e identificar se alguém precisa de uma ajuda extra. Alguns exemplos de status que você pode usar são:
- Pendência.
- Fazendo.
- Feito.
- Grudou.
- Em espera.
- Para revisão.
Você pode criar um botão de status de trabalho, muito parecido com os encontrados em softwares de gerenciamento de projetos como ClickUp e Asana, adicionando um menu suspenso à sua planilha. Para fazer isso:
- Destaque sua coluna de status. Segurar CTRL ou CMD e clique na célula do título para desmarcá-la.
- Vamos para Dados no menu superior.
- Clique Data de validade , e uma barra lateral será aberta.
- Debaixo Critério , Assegure-se de ter Suspenso selecionado.
- Preencha suas opções nos campos de texto abaixo, usando o Adicionar outro item botão para criar pontos adicionais.
- Atribua a cada um a cor de sua escolha.
- Bater Feito .
Agora você terá um menu que sua equipe pode usar para mostrar o status de uma tarefa. Há um botão de edição na parte inferior da lista, mas isso só funciona para a célula selecionada. Para alterar todos os seus botões de status, retorne ao menu de validação de dados e escolha a regra que deseja editar na barra lateral.
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Repita essas etapas para adicionar opções rápidas ao seu Prioridade , Cessionário , e Criado por colunas, se desejar.
Usando comentários para atribuir e discutir tarefas no Planilhas Google
Se você simplesmente marcar ou mencionar alguém na planilha, o Google não enviará uma notificação. Ao atribuir um projeto a alguém, você pode avisá-lo seguindo estas etapas:
- Selecione o nome da tarefa que você gostaria de entregar a eles.
- Clique com o botão direito e escolha Comente ou vá para o ícone de balão de fala na barra de ferramentas.
- Digite @ e, em seguida, seu nome ou endereço de e-mail - se desejar, você também pode incluir uma mensagem aqui.
- Clique em Atribuir .
Agora, se seu colega de trabalho tiver dúvidas, ele pode adicioná-las como um comentário no mesmo tópico. Ao manter todas as suas comunicações sobre a tarefa no mesmo local que você atribuiu, vocês dois saberão exatamente onde encontrar a conversa novamente mais tarde, se alguém precisar de uma atualização.
Usando o histórico de versões no Planilhas Google
Como haverá mais de uma pessoa usando a planilha, é bom ter um backup, para o caso de alguém deletar ou substituir acidentalmente informações importantes. Na parte superior da planilha, você notará um hiperlink informando que ocorreu a edição mais recente. Clique aqui e você verá backups de sessões de trabalho anteriores e as alterações que ocorreram.
Usando o histórico de versões no Planilhas Google é útil porque você pode ver seus projetos e anotações anteriores se precisar de um registro deles. Mas você também pode reverter para uma versão anterior se sua planilha ficar bagunçada de alguma forma - isso acontece.
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Observação : Se você deseja um registro mais direto das tarefas concluídas, adicione outra planilha ao seu documento usando o símbolo de mais no canto inferior esquerdo da tela e recorte e cole suas linhas lá quando o status mudar para Feito .
Comece a colaborar com o Planilhas Google
Criar um quadro de solicitações de projeto no Planilhas Google é uma excelente maneira de economizar tempo ao delegar e colaborar em tarefas. Não só haverá menos idas e vindas, como todos saberão onde encontrar as informações para as tarefas, tendo tudo em um só lugar.
Também ajuda a evitar parte do constrangimento que você pode sentir ao pedir ajuda ou distribuir tarefas. Você ficará mais confortável com isso à medida que avança.