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O Skype for Business, anteriormente Lync, é a solução corporativa de mensagens e reuniões da Microsoft. Você pode se reunir com até 250 pessoas - mesmo se elas não estiverem usando o programa - e usar uma combinação de áudio, recursos visuais e bate-papo para hospedar sua reunião.
Fizemos uma lista de alguns de nossos recursos favoritos do Skype for Business que você talvez não conheça. Desde a gravação da sua reunião até o compartilhamento das apresentações do PowerPoint, oferecemos algumas dicas excelentes.
Sem mais delongas, aqui estão as melhores dicas e truques do Skype for Business.
1. Inicie uma reunião do Skype no Outlook
Não perca seu tempo mexendo em agendar reuniões em ferramentas externas. Há muito potencial para que as coisas dêem errado com as reuniões online, e isso costuma acontecer.
Talvez alguém se esqueça de entrar na hora certa, não tenha o plug-in do navegador correto instalado ou não consiga conectar o fone de ouvido. Livre-se de todo esse aborrecimento usando uma reunião do Skype for Business ao agendar reuniões.
Ao criar um compromisso no Outlook, no Compromisso guia, clique Reunião do Skype . Isso irá inserir um link na descrição, no qual as pessoas podem clicar para ingressar na reunião.
Se eles tiverem lembretes ativados no Outlook, eles simplesmente poderão clicar Junte-se ao encontro quando ele aparecer e o Skype for Business o iniciará automaticamente. Já se foi a preocupação de convidar manualmente as pessoas para uma chamada - se elas estiverem no convite, podem entrar.
Se você não consegue ver o Reunião do Skype , você só precisa fazer uma alteração rápida nas configurações do Outlook.
- Vamos para Arquivo> Opções> Suplementos .
- No Gerenciar seleção suspensa Suplementos COM e clique Ir...
- Marque a caixa ao lado de Suplemento de reunião do Skype para Microsoft Office e clique OK . Feito!
2. Compartilhe sua tela
A capacidade de compartilhar sua tela é uma função fantástica do Skype for Business. Você pode conversar com as pessoas sobre um documento, abrir uma página da web ou mostrar qualquer outra coisa que seja relevante para a reunião.
Uma vez na chamada, clique no ícone de compartilhamento de tela (abaixo dos chamadores, ao lado do microfone.) Aqui você poderá compartilhar sua tela inteira ou uma janela específica.
Você verá um esboço em torno do conteúdo que está sendo compartilhado com outras pessoas e poderá usar os controles na parte superior da tela - úteis para quando precisar interromper o compartilhamento.
Se o Skype for Business não funcionar, você pode verificar as melhores ferramentas de compartilhamento de tela online grátis .
3. Grave suas reuniões no Skype
Já esteve em uma reunião, desligou a chamada e ficou com a mente em branco mais tarde? Essa pessoa definitivamente disse isso? Quais foram os pontos de ação?
Você pode superar isso completamente gravando todas as suas reuniões do Skype for Business. Qualquer atividade de chamada, como áudio, vídeo, compartilhamento de tela e mensagem instantânea, será capturada na gravação.
Quando em uma reunião, clique no ... símbolo e então Comece a gravar . Todos na reunião serão notificados de que você está gravando, e um símbolo de círculo vermelho aparecerá na parte superior da chamada durante todo o processo. Você pode usar o pausa e Pare ícones conforme necessário. Quando a reunião terminar, a gravação será salva automaticamente no formato MP4.
Para localizar qualquer gravação, vá para a tela principal do Skype for Business e clique no botão menu suspenso de configurações .
A partir daqui, vá para Ferramentas> Gerenciador de Gravação . Isso mostrará os metadados de suas gravações, como a data e a duração.
Você também pode Toque a gravação e Navegar... para localizar o arquivo em seu PC.
4. Conheça os atalhos do Skype
Como todo produto do Office, o Skype for Business está repleto de atalhos de teclado para ajudá-lo a fazer as coisas rapidamente.
- Para começar com o básico, pressione Tecla Windows + Shift + O para aceitar um convite ou Tecla Windows + Esc para recusar.
- Para ativar / desativar o som do seu áudio, pressione Tecla Windows + F4 .
- A câmera funciona com Tecla Windows + F5 .
- Quando estiver em uma chamada, pressione Ctrl + Shift + H para colocá-lo em espera, ou Alt + Q para encerrá-lo inteiramente. Ao compartilhar sua tela, pressione Ctrl + Alt + S para parar de fazer isso.
- Alternativamente, se outra pessoa assumiu o controle de sua tela, pressione Ctrl + Alt + Barra de espaço para recuperar o controle.
O programa tem muitos atalhos para listar aqui, então vá para Página de atalho do Skype for Business da Microsoft para informações detalhadas, onde abordam atalhos para mensagens instantâneas, compartilhamento de PowerPoint, navegação de contatos e muito mais.
Se você quiser se tornar um verdadeiro mestre de atalhos, dê uma olhada nosso guia de atalhos do Windows final .
5. Definir relação de privacidade do contato e bloquear alguém
Você pode atribuir a cada um de seus contatos um dos cinco níveis de relacionamento. Por padrão, aqueles dentro de sua empresa serão Colegas , e aqueles de fora serão Contatos Externos .
Cada nível de relacionamento tem permissões diferentes. Por exemplo, Amigos e família não consigo ver os detalhes da sua reunião e Grupo de Trabalho pode interromper seu status Não perturbe.
Pode ser útil mudar o relacionamento se você estiver trabalhando externamente com alguém com quem está constantemente organizando reuniões ou se houver alguém com quem deseja que sempre possa entrar em contato com você, independentemente do seu status.
Para alterar o status de relacionamento de um contato, clique com o botão direito em seu nome e vá para Mudar a relação de privacidade . Aqui você pode revisar o status do relacionamento atual e encontrar descrições das outras opções.
Selecione Contatos bloqueados se você quiser impedir que alguém seja capaz de enviar mensagens ou ligar para você. Eles ainda verão seu nome e e-mail, mas seu status ficará oculto para eles e não serão informados de que você os bloqueou.
Se você deseja selecionar vários contatos para alterar relacionamentos em massa, mantenha pressionado Ctrl e Clique esquerdo em cada nome por vez.
Se você quiser mudar o relacionamento de volta ao padrão, clique Auto-atribuir relacionamento .
6. Inicie uma votação, perguntas e respostas e quadro branco
Você pode incrementar suas reuniões usando os recursos de quadro branco, votação e perguntas e respostas. Para usá-los em uma reunião, clique no botão Conteúdo Presente botão, selecione Mais e, em seguida, escolha Quadro branco , Votação , ou Q&A .
Selecionando Quadro branco irá abri-lo nas telas de todos. Esse é um ótimo recurso para quando for mais fácil desenhar algo do que falar sobre isso.
Você pode usar o painel à direita para alternar entre as diferentes opções de anotação, como caneta, marca-texto e borracha. O quadro branco será fechado se você alternar para outra opção de apresentação, mas o conteúdo permanecerá se você voltar a ele mais tarde.
Selecionando Votação vai abrir o Criar uma votação janela. Aqui você pode inserir o nome da sua enquete e as opções de resposta. A votação será exibida para todos na reunião, permitindo que votem e vejam as escolhas de outras pessoas.
Você pode clicar Ações de enquete para ajustar as configurações, como ocultar os votos dos participantes, salvar os resultados ou fechar a votação.
Finalmente, selecionando Q&A irá mudar o chat padrão para um módulo de perguntas e respostas.
Quando um participante faz uma pergunta, você recebe uma notificação. Clique Responder , digite uma resposta e pressione Digitar . Isso exibirá a pergunta e a resposta para todos.
Quando terminar, clique Pare de perguntas e respostas , então vá para Salvar como se você quiser ter um registro da sessão.
7. Apresente com PowerPoint
Você pode compartilhar sua tela no Skype for Business, mas às vezes você pode querer apenas mostrar uma apresentação. A integração com o PowerPoint permite isso.
Abra sua apresentação no PowerPoint, vá para o Apresentação de slides guia e clique Presente Online> Skype for Business . Você tem a opção de enviar para uma reunião já em andamento ou de criar uma nova reunião.
Você pode fazer a mesma coisa em outros aplicativos do Office. Para fazer isso, vá para Arquivo> Compartilhar> Apresentar online . Uma vez aqui, certifique-se Skype para Negócios está selecionado na lista suspensa e, a seguir, clique em Presente .
Quando estiver apresentando no Skype for Business, você verá os ícones necessários na tela para controlar o conteúdo, como setas para mover entre os slides do PowerPoint. Clique Parar de apresentar a qualquer momento para interromper o compartilhamento do arquivo com todos.
8. Transferir para celular
Se você já se encontrou no meio de uma chamada do Skype for Business e precisa sair do computador, basta transferir a chamada para o seu telefone celular.
Para configurar isso, vá para Configurações> Ferramentas> Opções> Telefones> Celular ... Insira o seu Número de telefone (inclua qualquer código de país / região) e clique em OK .
Agora, quando estiver em uma chamada do Skype for Business, clique no Controles de chamada botão e depois clique Transferir . Agora selecione Meu celular e clique Transferir .
Você receberá uma chamada em seu celular que o conectará automaticamente à chamada do Skype for Business.
A melhor coisa sobre isso é que você não precisa do aplicativo Skype for Business instalado no seu telefone. No entanto, não há como transferir a chamada de volta do telefone para o Skype for Business.
9. Desinstale o Skype for Business
Se você trabalha em uma organização que usa o Skype for Business e está usando um computador ou laptop da empresa, talvez não consiga desinstalar o Skype for Business. Seu departamento de TI pode ter bloqueado a capacidade de fazer isso. Além disso, provavelmente não é aconselhável desinstalar uma ferramenta que sua empresa adora.
Se você tem o Skype for Business em seu sistema pessoal, isso é diferente. pressione Tecla Windows + I para abrir as configurações e clique em Apps . Procurar Skype para Negócios , clique nele e, em seguida, clique em Desinstalar .
Se você não o vir nesta lista, significa que ele vem como parte do seu pacote do Office e não pode ser desinstalado sem desinstalar todo o pacote do Office.
Como alternativa, abra o Skype for Business e clique no ícone de engrenagem de configurações . No painel esquerdo, clique Pessoal . Desmarcar Iniciar automaticamente o aplicativo quando eu logar no Windows .
Agora você nunca mais terá que vê-lo e pode esquecer que ele está instalado.
Organize suas reuniões como um profissional
Com todas essas dicas em seu currículo, agora você pode hospedar suas reuniões como um profissional. Seus colegas ficarão impressionados com sua organização de reuniões eficiente, com a facilidade com que você compartilha conteúdo e como é legal quando você cria essa enquete.
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Agora que você tem a tecnologia sob controle, também deve ler nosso artigo sobre como sobreviver a reuniões no trabalho. E se você estiver trabalhando em casa, dê uma olhada em nossos recursos de trabalho remoto.
Créditos das imagens: Robert Kneschke / Shutterstock
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Joe nasceu com um teclado nas mãos e imediatamente começou a escrever sobre tecnologia. Ele tem um BA (Hons) em Negócios e agora é um escritor freelance em tempo integral que gosta de tornar a tecnologia simples para todos.
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