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Tomar notas é uma parte vital de cada reunião. Às vezes, pode ser difícil descobrir a maneira mais eficaz de fazer anotações.
Embora existam muitos aplicativos de anotações por aí, às vezes é inconveniente ter muitos aplicativos no seu dispositivo. Isso é especialmente verdadeiro se você deseja compartilhar suas anotações e não tem certeza se seus colegas usam os mesmos aplicativos de anotações.
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Felizmente, o Microsoft Excel facilita a criação e a classificação das anotações da reunião. Ele ajuda você a organizar suas notas de reunião, garantindo que quase qualquer pessoa possa abrir e ler suas notas. Veja como você pode fazer isso.
1. Defina sua agenda
Para iniciar suas notas de reunião, primeiro veja a agenda da reunião. Se você não tiver uma agenda de reunião pré-definida, faça uma lista de tópicos que podem surgir na reunião para usar na próxima etapa.
Depois de ter seus itens da agenda listados, adicione cada item em uma célula separada dentro de cada função ou coluna. Escolher linhas ou colunas é bom, mas você precisa ter certeza de escolher apenas um formato para que todos os itens listados estejam em uma linha reta.
2. Liste os participantes
Em seguida, faça uma lista de todos os participantes da reunião. Pegue essa lista de participantes e adicione cada nome a cada célula em uma linha ou coluna.
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O uso de linhas ou colunas depende do que você escolheu na etapa anterior. Se você optou por usar uma coluna para os itens da agenda, use uma linha para os nomes. Da mesma forma, se você escolheu linhas para os itens da agenda, use uma coluna para os nomes.
Durante a reunião, adicione suas anotações a cada célula relevante. Por exemplo, se o participante 2 comentar o item 3 da agenda, adicione uma nota à célula correspondente.
3. Organize suas notas
Continue adicionando notas durante a reunião. Ao escrever, certifique-se de utilizar técnicas eficazes de anotações . Concluída a reunião, é hora de organizar as anotações. Embora você possa copiar e colar notas em outro documento para classificar as notas, é muito mais fácil classificá-las no Excel.
Para classificar suas anotações após a reunião, crie um sistema de arquivamento codificado por cores para suas anotações. Por exemplo, você pode querer usar o verde para notas que podem se transformar em itens acionáveis.
Ao desenvolver um sistema para organizar suas anotações, comece o processo de codificação por cores de suas células. Para fazer isso, selecione uma célula com uma nota, escolha o balde de tinta e escolha a cor desejada.
Depois de codificar suas notas por cores, você pode classificá-las ainda mais. Para isso, use formatação condicional no Excel para classificar as notas por cor. Isso permitirá que você classifique notas semelhantes juntas. Quando todas as suas notas estiverem classificadas, será mais fácil determinar quais os próximos passos que você deve tomar.
Acompanhe suas anotações no Excel
Há muitas maneiras de fazer anotações de reuniões. Uma das maneiras mais eficazes de fazer anotações é usando o Excel. Esse método é particularmente útil quando você precisa acompanhar as anotações com base em qual item da agenda elas se relacionam e quem apresentou a ideia.
Esse estilo de anotações também facilita a organização de suas anotações após a reunião. Mas seja qual for o método escolhido, certifique-se de acompanhar as ideias da reunião.