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Se você já tentou chegar à 'caixa de entrada zero', sabe que pode parecer uma tarefa monumental - e mesmo se você chegar lá, terá que gerenciar dezenas de marcadores do Gmail, blocos de notas do Evernote e categorias de gerenciamento de tarefas. Há um novo cliente de e-mail no bloco e tem como objetivo mudar tudo isso.
Mostramos como usar o Outlook como um organizador GTD e revisamos alguns aplicativos que ajudam a manter suas tarefas organizadas, mas isso é algo totalmente diferente.
IQTELL é um aplicativo de e-mail disponível para iOS e Android, bem como na web. Ele é projetado especificamente para uso com o sistema Getting Things Done - uma rápida olhada no painel mostra que todas as categorias GTD estão lá: ações, próximas ações, contextos, projetos, algum dia e o resto. A parte legal do IQTELL, porém, é como ele integra todas essas categorias às suas contas de e-mail.
E-mail perfeito e integração de tarefas
Outros aplicativos prometem ajudá-lo a gerenciar seu e-mail, e alguns gerenciam seus projetos e tarefas também, mas poucos os integraram a este grau. IQTELL permite que você transforme e-mails de várias contas em ações, projetos e outros tipos de itens enquanto os arquiva simultaneamente, o que significa que agora você tem um registro desses e-mails em seu aplicativo de gerenciamento de tarefas sem que ocupem espaço em seu caixa de entrada.
Vamos dar uma olhada. Abaixo, você verá um e-mail em minha caixa de entrada, um comunicado à imprensa sobre o qual precisa ser escrito. Parece uma boa coisa para se transformar em ação. Tal como acontece com os outros botões na parte inferior do painel da mensagem, tocar em Ação faz duas coisas: copia o corpo do e-mail na seção de notas de uma nova ação e arquiva o e-mail.
Agora você tem um novo item em seu aplicativo de gerenciamento de tarefas e menos um e-mail em sua caixa de entrada. Caixa de entrada zero, aí vou eu!
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Uma vez que a ação foi criada, você pode adicionar detalhes, como o projeto pai (Escrita, neste caso), o contexto ao qual ela pertence, quaisquer subtarefas, uma data de vencimento, um lembrete e notas. Ele é adicionado automaticamente à categoria Ações do painel, pronto para ser abordado posteriormente. E o e-mail está vinculado à ação, o que significa que você sempre pode voltar e vê-lo com apenas alguns toques.
Você também pode adicionar e-mails a ações pré-existentes, o que arquiva o e-mail e adiciona um link para esse e-mail a partir do item de ação, tornando mais fácil reunir todas as mensagens relacionadas a um determinado tópico em um só lugar .
A interface da web: funcionalidade máxima
A interface da web inclui tudo o que você pode fazer no seu celular, mas também permite que você execute mais ações que o ajudarão a gerenciar os pontos mais delicados do seu sistema de produtividade. Você pode gerenciar marcadores e notas, transformar e-mails em eventos de calendário e gravar chamadas e reuniões.
Acessar o IQTELL de seu navegador oferece muito mais opções do que o cliente móvel e até permite que você personalize algumas das ações realizadas em seu telefone. Como há tanta funcionalidade incluída neste aplicativo, é melhor usá-lo com muito espaço na tela disponível - a interface online permite que você abra diferentes visualizações em guias, para que você possa alternar facilmente entre seu painel, caixa de entrada, calendário e projetos.
A interface da web do IQTELL também integra sua conta do Evernote, o que é ótimo se você usa o Evernote para gerenciar sua base de conhecimento GTD. Você pode recortar e-mails diretamente em notas, anexar notas a ações e projetos, transformar notas em itens de ação e configurar lembretes para chamar sua atenção mais tarde.
Muitas pessoas usam o Evernote para gerenciar suas categorias GTD ( e o resto de suas vidas ), tornando essa adição um fator crucial para tornar o IQTELL um aplicativo GTD de sucesso.
Resumindo, a interface da web parece ser a melhor maneira de usar o aplicativo, com o cliente Android não se empilhando em termos de coisas que você pode fazer. Ele ainda funciona quando você deseja realizar ações simples e ler seu e-mail.
O melhor aplicativo GTD ainda?
Este aplicativo é muito bom. Ele faz tudo o que você poderia desejar de um cliente de e-mail - com uma exceção que detalharei em breve - incluindo a unificação de várias caixas de entrada e facilitando o envio de e-mail de qualquer um de seus endereços vinculados. E fornece mais capacidade organizacional GTD do que a maioria dos aplicativos de gerenciamento de tarefas. Junte tudo isso e você terá um único aplicativo que pode aumentar a produtividade.
Qual é a única coisa que falta no IQTELL? Funcionalidade de rotulagem do Gmail. Como em muitos clientes de e-mail, os marcadores do Gmail são tratados atualmente como pastas, o que significa que não podem ser aplicados na caixa de entrada e cada e-mail pode ter apenas um marcador. Fui informado, no entanto, que a equipe IQTELL está pensando em maneiras de lidar com esse problema.
Acesso móvel ao Evernote, integração com Google Drive e Dropbox e mais recursos móveis também estão em desenvolvimento. Isso provavelmente tornará o aplicativo móvel um pouco mais útil - agora, é melhor usá-lo apenas para ler e vincular e-mails, enquanto as tarefas mais complicadas devem ser deixadas para o aplicativo da web.
Mesmo sem recursos de multi-rotulagem, IQTELL é um dos melhores aplicativos de produtividade que já usei. A capacidade de transformar e-mails diretamente em projetos e ações é uma ideia tão boa que não posso acreditar que não pensei nisso primeiro. E é bastante personalizável, permitindo que seu fluxo de trabalho dite como você usa o aplicativo. Quer você use GTD ou não, você pode usar este aplicativo para gerenciar seu e-mail e lista de tarefas com mais eficiência do que antes.
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Uma desvantagem potencial do aplicativo é que provavelmente levará pelo menos alguns dias para colocá-lo em funcionamento em velocidade máxima. É muito complexo e leva um tempo para aprender a operar, mas consideráveis demos online, tutoriais e artigos do IQTELL irão ajudá-lo.
A partir de agora, tudo no IQTELL é gratuito. No entanto, nem sempre será esse o caso. A equipe está desenvolvendo uma estrutura de preços que entrará em vigor após uma avaliação gratuita de 60 dias; o aplicativo continuará a funcionar, mas a sincronização do e-mail e do Evernote será interrompida, tornando a conta gratuita praticamente inútil.
Você pode esperar pagar cerca de US $ 50 por ano pelo serviço premium e provavelmente poderá sincronizar até cinco contas de e-mail. Continue acessando o site da IQTELL para mais notícias sobre a estrutura de preços.
IQTELL tem potencial para ser um dos melhores aplicativos de produtividade que existem. No momento, ele sofre com a falta de integração do aplicativo móvel com outros serviços e sua dificuldade em se mesclar com os rótulos do Gmail. Depois que isso for resolvido, no entanto, a taxa de assinatura anual e as horas de otimização podem ser um roubo em relação ao poder de organização que você obtém.
Download : IQTELL [não mais disponível]
O que você acha? Será este o aplicativo que finalmente ajudará você a manter sua caixa de entrada sob controle? Vale a pena US $ 50 por ano quando você pode usar uma combinação de aplicativos gratuitos? Compartilhe suas ideias abaixo!
Crédito da foto: USPS via Wikipedia
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Dann é um consultor de marketing e estratégia de conteúdo que ajuda as empresas a gerar demanda e leads. Ele também bloga sobre estratégia e marketing de conteúdo em dannalbright.com.
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