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Chegará um momento em que você deverá lidar com todos os tipos de informações armazenadas em outros tipos de arquivos e trazê-los para Microsoft Excel . Você não pode fugir de um arquivo de texto sempre presente. Aposto que você encontra alguns deles todos os dias.
Aqui estão alguns exemplos do dia a dia:
- Uma análise do Excel de vendas ou informações de produtos armazenadas em um arquivo de texto.
- Troca de dados entre dois softwares diferentes (talvez, de um banco de dados para uma planilha).
- Nomes, endereços e ID de e-mail armazenados em um programa de e-mail (por exemplo exportar do Microsoft Outlook para o Excel )
O Microsoft Excel oferece todas as ferramentas para se conectar a fontes externas de dados. Vamos falar sobre arquivos de texto delimitados.
Este é um arquivo de texto delimitado
Como você pode ver, o nome e o sobrenome, as empresas para as quais trabalham e outros detalhes são separados por vírgulas. Esse arquivo de texto delimitado por vírgulas é fácil de criar em qualquer editor de texto.
No momento, não é útil. Traga isso para uma planilha e você pode fazer um documento mais profissional.
Por exemplo, você pode facilmente procurar dados duplicados e removê-los. Então você pode use a planilha para criar etiquetas e mala direta se os endereços também fizerem parte dos dados.
A ideia básica aqui é importar as informações de um arquivo de texto e dividir suas várias informações em colunas separadas e nomear cada coluna com um cabeçalho apropriado.
Vejamos um arquivo de texto delimitado com mais detalhes ...
Os três tipos diferentes de arquivos de texto delimitados
Existem três tipos comuns de arquivos delimitados, dependendo da maneira como você separa (delimita) cada valor. Qualquer caractere pode ser usado para separar as entradas individuais em um arquivo.
Por exemplo: o tubo (|) ou um espaço simples. Você descobrirá que esses três são os tipos mais comuns de separadores delimitados entre cada entrada de texto.
- Valores Separados Por Virgula.
- Valores separados por tabulação.
- Valores separados por dois pontos.
O Delimitador de Texto mantém cada valor separado do próximo. Qualquer valor que segue o delimitador e precede a próxima ocorrência do delimitador é importado como um valor. Lembre-se de que o valor entre o delimitador atribuído pode ter outro caractere delimitador, mas precisa de aspas (') ou apóstrofo (').
Está confuso? Não muito. Vamos ver como com um exemplo:
Em um arquivo de texto com nomes de cidades e estados, pode haver alguns valores como 'Albany, NY'.
O Microsoft Excel pode ler a vírgula (,) entre as duas palavras como um delimitador. Para tratar os nomes de cidade e país como um valor e importá-los para uma célula Excel temos que usar aspas duplas ou um apóstrofo como um qualificador de texto. Se nenhum caractere for especificado como o qualificador de texto, 'Albany, NY' será importado para duas células adjacentes como Albany e NY.
Em resumo, para reter qualquer valor em uma coluna exatamente como está, você pode colocar o valor entre aspas ou um apóstrofo.
Como veremos a seguir, o Microsoft Excel oferece controle completo sobre o processo de importação e um painel de visualização para ver o formato dos dados antes de preencherem as células.
Converter de um arquivo de texto delimitado em uma planilha
Existem muitos conversores online que pode pegar um arquivo de texto CSV bruto e gerar uma planilha XLS. Zamzar e Convertio são duas ferramentas excelentes.
Mas você não precisa procurar um conversor online porque o Microsoft Excel tem um recurso nativo que faz o trabalho muito melhor.
Vamos pegar um arquivo CSV de amostra e percorrer as etapas para converter arquivos de texto delimitados em planilhas. A captura de tela acima, de uma confusão de valores separados por vírgulas em um arquivo do Bloco de notas, é um bom exemplo.
O Microsoft Excel pode ajudar a transformar essa confusão confusa em linhas e colunas organizadas. Você pode então trabalhar nele e transformá-lo em um relatório lindamente formatado ou prepará-lo para impressão.
Existem três maneiras de trazer dados para uma planilha do Excel a partir de um arquivo CSV. Comece com o mais fácil primeiro.
Método 1: A Importação Automática
1. Clique no Arquivo guia e clique em Abrir .
2. Selecione o arquivo CSV que deseja abrir. O Microsoft Excel abre o arquivo de texto automaticamente e exibe os dados em uma nova pasta de trabalho.
Este é o caminho mais direto (e mais rápido) para abrir um arquivo CSV. O Microsoft Excel usa as configurações de formato de dados padrão para ler e importar cada coluna de dados. Mas a importação automática não oferece a flexibilidade que você deseja.
Então, vamos ver a segunda maneira que usa um assistente.
Método 2: restaurar o assistente de importação de texto
O Assistente de importação de texto permite controlar a estrutura dos dados que deseja importar. Ele começa automaticamente quando você importa arquivos de texto (ou seja, um arquivo com uma extensão TXT).
Abra o Microsoft Excel e navegue até um arquivo de texto (ou altere a extensão do arquivo CSV para TXT).
A Microsoft ocultou o antigo Assistente de importação de texto no Excel 365 e 2016 (versão 1704 em diante). Mas você pode trazer de volta o assistente de importação de texto nas Opções do Excel.
1. Vá para Arquivo> Opções> Dados .
2. Role para baixo até o Mostrar assistentes de importação de dados legados seção.
3. Para importar arquivos de texto ou CSV, selecione Do Texto (Legado) . Clique OK para fechar as opções.
4. Agora, você pode usar o assistente da Faixa de Opções. Vamos para Dados> Obter dados> Assistentes herdados> Do texto (herdado) . Navegue até o arquivo CSV que deseja importar e abra-o.
Use este processo de três etapas para controlar o formato dos dados.
Passo 1
É assim que o Assistente de importação de texto se parece na primeira etapa.
Selecione Delimitado - Quando os itens no arquivo de texto são separados por tabulações, dois pontos, ponto e vírgula, espaços ou outros caracteres.
Selecione Largura fixa - Quando todos os itens têm o mesmo comprimento e estão bem estruturados em colunas separadas por espaço.
Às vezes, os dados brutos podem ter uma linha de cabeçalho. Por exemplo:
'first_name','last_name','company_name','address','city','county'Usar Iniciar importação na linha para selecionar a linha de onde a importação começará.
o Origem do arquivo pode ser deixado em seu padrão na maioria dos casos.
o Antevisão exibe os valores como eles aparecerão quando forem delimitados em colunas na planilha.
Clique Próximo .
Passo 2
Escolha o Delimitadores para o seu arquivo (vírgula, no nosso caso). Para algum outro personagem, verifique De outros e digite o caractere no campo pequeno. o Visualização de dados janela dá a você um vislumbre dos dados colunares.
Selecione os Trate delimitadores consecutivos como um caixa de seleção se seus dados contiverem um delimitador de mais de um caractere entre os campos de dados ou se seus dados contiverem vários delimitadores personalizados.
Por exemplo, isso ajuda a lidar com arquivos que podem ter um espaço extra antes ou depois de outro delimitador. Você pode ajudar a identificar o espaço como outro delimitador e marcar esta caixa.
Use o Qualificador de texto menu suspenso para selecionar o caractere que envolve os valores em seu arquivo de texto. Falamos anteriormente como um qualificador de texto pode ajudá-lo a importar alguns valores em uma célula em vez de outros separados.
Use o Visualização de dados janela para verificar a aparência.
Clique em Próximo .
Observação: A tela do assistente muda ao importar dados de largura fixa.
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o Visualização de dados janela pode ajudá-lo a definir as larguras das colunas. Use a barra superior da janela para definir uma quebra de coluna representada por uma linha vertical. Arraste uma quebra de coluna para aumentar ou diminuir a largura. Clique duas vezes em uma quebra de coluna para removê-la.
Em um arquivo de largura fixa, nenhum delimitador é usado para separar os valores no arquivo. Os dados são organizados em linhas e colunas, com uma entrada por linha. Cada coluna tem uma largura fixa, especificada em caracteres, que determina a quantidade máxima de dados que ela pode conter.
etapa 3
As janelas de visualização tornam-se mais importantes nesta tela porque você pode ajustar o formato dos dados que entram em cada campo com o Formato de dados da coluna . Por padrão, o Microsoft Excel importa dados no formato Geral. Selecione a coluna na janela de visualização e defina o formato apropriado.
Por exemplo, você pode selecionar ...
- Texto para os campos de texto.
- Encontro e o formato de data para qualquer coluna que contenha datas.
- em geral para converter moedas para o formato de moeda do Excel.
Use o Avançado botão para especificar o tipo de decimal e os separadores de mil casas para dados numéricos.
Por exemplo, se você deseja exibir 100.000 como 1,00.000. O Excel exibe os números de acordo com o formato definido nas configurações regionais do seu computador.
Clique Terminar . No fim Importar dados caixa de diálogo aparece.
Não se preocupe muito com isso agora. Oferece algumas opções para inserir os dados na planilha ou criar uma conexão com um banco de dados externo. Inserir os valores delimitados por texto como uma tabela na planilha atual é a configuração padrão.
O método legado 'antigo' ainda é a melhor maneira de fazer isso quando seu arquivo CSV é simples. Caso contrário, existe um novo método agora que pode atender a qualquer necessidade de importação de texto.
Método 3: Use Get & Transform Data
A guia Dados inclui todas as ferramentas de que você precisa para coletar dados externos e fazer com que eles se comportem da maneira que você deseja. Por exemplo, você pode criar um relatório de tabela dinâmica e atualizá-lo sempre que os dados externos forem alterados.
É um exagero para arquivos CSV simples, mas vamos prosseguir e ver como trazer colunas de dados delimitados para o Excel.
1. Abra uma pasta de trabalho em branco.
2. Vá para o Dados guia na faixa de opções. Em seguida, clique na pequena seta suspensa sob o Obter dados botão (no Obter e transformar dados grupo). Escolher Do arquivo> Do texto / CSV .
3. No Importar arquivo de texto caixa de diálogo, navegue até o local em sua área de trabalho e selecione o arquivo de texto CSV que deseja importar. O Assistente de importação de texto é perfeitamente exibido com as opções que agora você pode selecionar.
Como você pode ver, você pode alterar a codificação de caracteres e a escolha do caractere delimitado ou inserir um delimitador personalizado.
O Excel descobre o delimitador analisando as primeiras centenas de linhas do conjunto de dados por padrão. Você pode alterar isso e deixar o Excel trabalhar com todo o conjunto de dados também. Não é recomendado se você tiver milhões de registros para importar.
4. Clique no Carga botão para importar seus dados em uma nova planilha bonita.
5. Sempre que você importa dados para o Excel, uma conexão de dados é criada. Você pode executar consultas e conectar a planilha à fonte externa. Qualquer alteração nos dados da fonte original será atualizada automaticamente na planilha do Excel.
6. Você pode cancelar esta conexão indo para Dados> Consultas e conexões para abrir o painel lateral.
Clique com o botão direito e escolha Excluir . Ou passe o mouse sobre o nome do arquivo da fonte de dados e clique Excluir na janela que aparece. Se você tem certeza, clique em Excluir novamente.
A transformação dos dados está além do escopo deste tutorial. Então, vou encaminhá-lo para o site da Microsoft Primeiros passos com Get & Transform no Excel página de suporte para obter mais ajuda.
Os muitos usos de arquivos delimitados no Excel
Precisa separar uma lista de nomes e sobrenomes e prepará-los para impressão? Converta o arquivo de texto delimitado em Excel. Você pode importar ou exportar até 1.048.576 linhas e 16.384 colunas. E os arquivos delimitados são suportados em quase todos os lugares. Use o Excel para economizar tempo com as técnicas acima e as dicas abaixo ou aprenda como extrair um número ou texto do Excel .
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Saikat Basu é editor adjunto de Internet, Windows e Produtividade. Depois de remover a sujeira de um MBA e uma carreira de marketing de dez anos, ele agora está apaixonado por ajudar os outros a melhorar suas habilidades de contar histórias. Ele procura a vírgula Oxford perdida e odeia imagens ruins. Mas as ideias de Fotografia, Photoshop e Produtividade acalmam sua alma.
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